KOL-Einstufung

Unter „KOL-Tiering“ versteht man die Einteilung von Key Opinion Leadern (KOLs) in Gruppen – in der Regel Tier 1, Tier 2 und Tier 3 –, basierend auf ihrem wissenschaftlichen Einfluss, damit die Teams aus den Bereichen Medical Affairs und Vertrieb die Intensität der Zusammenarbeit an den tatsächlichen Einfluss jedes einzelnen KOL anpassen können.

Was ist KOL-Einstufung?

Beim KOL-Tiering sortieren Pharma- und Medizintechnikunternehmen wichtige Meinungsführer anhand ihres Einflusses in Ranggruppen ein, anstatt jede Beziehung zu einem KOL gleich zu behandeln. Ein KOL mit globaler Publikationsreichweite und häufiger Mitwirkung an Leitlinien erhält einen anderen Interaktionsplan als eine aufstrebende Stimme mit lokalem, auf eine einzelne Region beschränktem Einfluss – das Tiering ist das Rahmenwerk, das diese Unterscheidung explizit macht und innerhalb eines Medical-Affairs-Teams reproduzierbar gestaltet.

Die Einstufung erfolgt nach der Identifizierung der KOLs – zuerst findet man die richtigen Experten, dann stuft man sie ein. Jede Stufe basiert auf einem KOL-Profil. Ohne diesen zweiten Schritt richtet sich die Zusammenarbeit in der Regel standardmäßig an diejenigen, die am einfachsten zu erreichen sind, und nicht an diejenigen, die den größten Einfluss haben. Das ist das praktische Problem, das die Einstufung löst.

Warum Medical-Affairs-Teams KOLs in Stufen einteilen

Zwei Faktoren treiben diese Vorgehensweise voran.

Ressourcenzuweisung. MSL-Teams können in der Regel nicht jedem KOL in einem Therapiebereich die gleiche Aufmerksamkeit widmen. Durch die Einstufung kann ein Team seine knappsten Ressourcen – die Einbindung des Chief Medical Officer oder des Leiters des medizinischen Bereichs, frühe Sitze in Beiräten, die Zusammenarbeit bei klinischen Studien oder Veröffentlichungen – auf die KOLs konzentrieren, deren Einfluss dies rechtfertigt, während zu allen anderen weniger intensive Beziehungen gepflegt werden.

Konsistenz und Compliance. Wenn die Einstufung auf dokumentierten Kriterien statt auf persönlichen Beziehungen beruht, lassen sich Entscheidungen zur Einbindung intern leichter rechtfertigen. Der PhRMA-Kodex für den Umgang mit Fachkräften im Gesundheitswesen weist in dieselbe Richtung: Er besagt, dass Entscheidungen über die Auswahl von Fachkräften im Gesundheitswesen als Berater oder Referenten auf definierten Kriterien wie medizinischer Fachkompetenz, Reputation und Erfahrung im jeweiligen Therapiebereich beruhen sollten – und dass die Vergütung den fairen Marktwert widerspiegeln sollte, nicht das Volumen oder den Wert des Geschäfts, das die Fachkraft generiert.

Das Standard-KOL-Stufungsmodell: Stufe 1, 2 und 3

Die meisten Medical-Affairs-Teams verwenden eine dreistufige Struktur, wobei die genauen Bezeichnungen und Grenzwerte je nach Unternehmen und Therapiebereich variieren.

• Stufe 1 – Globale oder nationale KOLs. Nachweis einer Publikationshistorie mit hoher Wirkung, häufige Vortragstätigkeit, Mitwirkung in Leitliniengremien sowie Einfluss, der sich über mehrere Länder oder einen gesamten nationalen Markt erstreckt. KOLs der Stufe 1 sind diejenigen, mit denen sich ein CMO oder Leiter des Bereichs Medical Affairs wahrscheinlich direkt trifft, und sie werden oft bereits in Phase 1 für Beiräte angefragt.
• Stufe 2 – Regionale KOLs. Mäßige Publikationsrelevanz und Vortragstätigkeit, wobei sich der Einfluss eher auf regionaler oder standortübergreifender Ebene konzentriert als auf nationaler oder globaler Ebene.
• Stufe 3 – Aufstrebende oder lokale KOLs. Lokaler Einfluss, oft Vertreter am Anfang ihrer Karriere oder aus bestimmten Fachgebieten, die im Hinblick darauf beobachtet werden, wie schnell ihr Einfluss wächst. Bei Tier-3-Einsätzen gelten dieselben Kriterien für den wissenschaftlichen Einfluss wie bei Tier 1 und 2, nur in kleinerem Maßstab – der Unterschied liegt in der Reichweite und dem Umfang der Aktivitäten, nicht in einem anderen Bewertungsansatz.

Kriterien zur Einstufung eines KOL

Die Einstufungsmodelle unterscheiden sich je nach Unternehmen, doch zu den Kriterien, die durchgängig auftauchen, gehören:

• Publikationsbilanz – Umfang, Aktualität und Zitierimpact von begutachteten Arbeiten
• Beteiligung an klinischen Studien – Rolle als Hauptprüfer oder Mitglied des Lenkungsausschusses
• Teilnahme an Leitlinien- und Konsensgremien
• Vortrags- und Beratungstätigkeit – Häufigkeit und Reichweite von Vorträgen, Beiräten und Kongresspodien
• Geografischer Einflussbereich – lokal, regional, national oder global
• Digitale Reichweite – wird zunehmend separat als Einfluss als „Digital Opinion Leader“ (DOL) erfasst, da das wissenschaftliche Ansehen eines KOL und seine soziale/digitale Reichweite nicht immer Hand in Hand gehen
• Beziehungs- und Interaktionshistorie – die bestehende Tiefe der Beziehung des Unternehmens zu diesem KOL

Ein Faktor, von dem oft angenommen wird, dass er auf diese Liste gehört, der dort aber in der Regel nicht aufgeführt ist: das Verschreibungsvolumen. Die meisten von der Abteilung für Medical Affairs geleiteten Einstufungsrahmen betrachten wissenschaftlichen und klinischen Einfluss als primäre Grundlage für eine Einstufung, wobei das Verschreibungsvolumen höchstens als sekundäres Kriterium dient – ein Arzt mit hohem Verschreibungsvolumen ist nicht automatisch ein Vordenker, und ein Forscher mit geringerem Verschreibungsvolumen, der jedoch Leitlinien mitverfasst hat, kann in der Rangfolge vor ihm stehen. Dafür gibt es sowohl einen Compliance- als auch einen strategischen Grund: Der PhRMA-Kodex besagt, dass Beratungs- und Vortragstätigkeiten weder Anreize noch Belohnungen für die Verschreibung darstellen dürfen. Ein auf Verschreibungsdaten basierendes Einstufungsmodell lädt genau zu der Schlussfolgerung ein, vor der der Kodex warnt. Für die Planung der Zusammenarbeit – welche Stufe ein Treffen mit dem CMO, einen Sitz im Beirat oder ein Angebot zur Mitautorenschaft erhält – ist der wissenschaftliche Einfluss das entscheidende Kriterium.

Kein einzelnes Kriterium bestimmt eine Stufe für sich allein – erst die Kombination aller Kriterien ergibt eine vertretbare Rangfolge.

KOL-Stufeneinteilung vs. Identifizierung, Zuordnung und Segmentierung

Vier Begriffe, die ständig synonym verwendet werden, beschreiben jedoch vier unterschiedliche Aufgaben. Der schnellste Weg, sie auseinanderzuhalten, ist die Frage, die jeder einzelne beantwortet.

• KOL-Identifizierung – wer sind die Experten? Das Aufspüren der Kliniker und Forscher, die in einem Therapiebereich Einfluss haben.
• KOL-Zuordnung – wie sind sie miteinander verbunden? Die Beziehungen zwischen ihnen abbilden: Verbindungen durch gemeinsame Autorenschaft, gemeinsame Einrichtungen, Überschneidungen in Fachgesellschaften und Leitliniengremien sowie die Frage, wer auf wen verweist oder sich auf wen stützt.
• KOL-Segmentierung – welchen Mehrwert bringt jeder Einzelne? Gruppierung nach Typ statt nach Rang – ein auf klinische Studien fokussierter KOL im Vergleich zu einem KOL aus Leitliniengremien im Vergleich zu einem digital- oder social-first-orientierten KOL.
• KOL-Einstufung – wer erhält welche Einbindungsstufe? Einstufung dieser Experten nach Einfluss, damit der Aufwand der Wirkung entspricht.

In der Praxis laufen diese Schritte nacheinander ab, und die Reihenfolge ist entscheidend. Eine Identifizierung ohne Zuordnung liefert lediglich eine Liste, aus der nicht hervorgeht, wie sich der Einfluss darin ausbreitet – ein KOL mit mäßiger Publikationszahl, der im Zentrum eines Empfehlungsnetzwerks steht, kann wichtiger sein als ein KOL mit umfangreicher Publikationsliste, der isoliert arbeitet. Die meisten Medical-Affairs-Teams nehmen daher zunächst eine Segmentierung vor, bevor sie eine Einstufung vornehmen: Zunächst wird ermittelt, welchen Mehrwert ein KOL bietet, anschließend erfolgt innerhalb jedes Segments eine Rangfolge, um die Intensität der Einbindung festzulegen.

Wie die Einstufung die Engagement-Strategie verändert

Die Einstufung sollte konkrete Unterschiede in der Art und Weise bewirken, wie ein Team die Zusammenarbeit gestaltet, und nicht nur eine interne Kennzeichnung darstellen:

• Stufe 1: Einbindung der obersten Führungsebene, frühzeitige Einbeziehung in den Beirat, häufigere Kontaktpunkte, Zusammenarbeit bei Veröffentlichungen oder als Co-Autor
• Stufe 2: Regelmäßige Zusammenarbeit mit MSLs, Teilnahme an Kongressen und regionalen Beiräten
• Stufe 3: zurückhaltendere, oft digital orientierte Zusammenarbeit, mit Überwachung des Aufstiegs in höhere Stufen bei wachsendem Einfluss

Die Überprüfung der Stufenzuordnungen in festgelegten Abständen – viele Teams tun dies jährlich oder pro Markteinführungszyklus – ist wichtig, da sich der Einfluss verschiebt. Ein KOL der Stufe 3, der eine Studie mit großer Wirkung veröffentlicht oder eine Rolle in einem Leitlinienausschuss übernimmt, kann schnell aufsteigen, und Stufeneinteilungsmodelle, die nicht regelmäßig überprüft werden, verpassen dies. Ein dokumentiertes Rahmenwerk für die KOL-Einbindungsplanung erleichtert es, diesen Überprüfungsrhythmus termingerecht einzuhalten.

Häufige Fehler bei der KOL-Einstufung

• Einmalige Einstufung ohne spätere Überprüfung – der Einfluss ändert sich, und statische Einstufungen sind schnell überholt
• Erreichbarkeit als Ersatz für die Einstufung heranziehen – der am leichtesten zu erreichende KOL ist nicht unbedingt der einflussreichste
• Die Einstufung mit der Segmentierung verwechseln – „Stufe 1“ als Sammelbegriff für „wichtig“ behandeln, ohne zu definieren, welche Art von Einfluss dafür qualifiziert
• Einstufung ohne Dokumentation – undokumentierte Kriterien machen die Zuordnung zu Einstufungen intern schwer zu rechtfertigen

Wie TikaMobile die KOL-Einstufung unterstützt

Die KOL-Einstufung ist nur so zuverlässig wie die ihr zugrunde liegenden Daten. Veröffentlichungsaktivitäten, Interaktionsverlauf, Mitarbeit in Beiräten, Ergebnisse von Interaktionen – wenn diese Informationen in verstreuten Tabellen und den Notizen einzelner MSLs gespeichert sind, spiegeln die Einstufungen letztendlich eher wider, wer einen bestimmten KOL am besten kennt, als den dokumentierten Einfluss. Das KOL-Management-Modul von TikaMSL zentralisiert diese Ebene – die Nachverfolgung von KOL-Beziehungen, die Planung von Interaktionen, die Erfassung von Erkenntnissen und die Ergebnisse von Interaktionen in einem System –, sodass jeder MSL bei der Festlegung und Überprüfung von Einstufungen auf denselben Datensatz zurückgreift.

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen KOLs der Stufe 1 und der Stufe 2?

Tier-1-KOLs verfügen in der Regel über nationalen oder globalen Einfluss – hohe Publikationszahl, Mitwirkung an Leitlinien und häufige Vorträge –, während Tier-2-KOLs einen ähnlichen, jedoch stärker regional konzentrierten Einfluss haben, meist mit einer geringeren Anzahl an Veröffentlichungen und Vorträgen.

Ist die KOL-Einstufung dasselbe wie die KOL-Segmentierung?

Nein. Bei der Einstufung werden KOLs nach ihrem Einflussgrad (Tier 1, 2, 3) geordnet. Bei der Segmentierung werden KOLs nach der Art des Mehrwerts gruppiert, den sie bieten, beispielsweise Leitung klinischer Studien im Vergleich zu digitalem/sozialem Einfluss. Viele Teams nutzen beide Ansätze gemeinsam.

Wie oft sollten die KOL-Stufen überprüft werden?

Die meisten Medical-Affairs-Teams überprüfen die Einstufung jährlich oder im Einklang mit einem Produkteinführungszyklus, da sich der Einfluss eines KOL – neue Veröffentlichungen, Rollen bei Leitlinien, Beratungspositionen – innerhalb eines Jahres erheblich verändern kann.

Spielt das Verschreibungsvolumen bei der Einstufung von KOLs eine Rolle?

In den meisten von Medical Affairs geleiteten Rahmenwerken nicht direkt. Wissenschaftlicher und klinischer Einfluss – Veröffentlichungen, Beteiligung an Studien, Rolle bei Leitlinien – ist die primäre Grundlage für eine Einstufung; das Verschreibungsvolumen wird höchstens als sekundäres Signal betrachtet, da eine hohe Verschreibungsaktivität nicht unbedingt wissenschaftlichen Einfluss widerspiegelt. Compliance-orientierte Instrumente, die für eine Vergütung zum fairen Marktwert entwickelt wurden, gewichten Verschreibungs- oder Abrechnungsdaten manchmal stärker, doch dies ist ein anderer Anwendungsfall als die Einstufung im Rahmen einer Engagement-Strategie.

Welche Daten benötigt ein Team, um KOLs genau in Stufen einzuteilen?

Zumindest: Publikationshistorie, Aufzeichnungen über Vorträge und Beratungsmandate, Beteiligung an klinischen Studien oder Leitliniengremien sowie eine Aufzeichnung der unternehmensinternen Interaktionshistorie mit jedem KOL. Fragmentierte oder veraltete Daten sind der häufigste Grund dafür, dass die Einstufung in der Praxis scheitert.