TikaMedInfo
Verwaltung von Anfragen zu medizinischen Informationen
Alle Anfragen von medizinischen Fachkräften in einer Warteschlange, beantwortet anhand genehmigter Inhalte, wobei der Hinweis zur Sicherheit vor dem Versand der Antwort markiert wird.
Das Management medizinischer Informationsanfragen beschreibt, wie ein Pharma- oder Medizintechnikunternehmen die Frage eines medizinischen Fachpersonals entgegennimmt, den richtigen Bearbeitungsweg wählt und die gegebenen Antworten dokumentiert. TikaMedInfo ist eine IRMS-Software für diese Aufgabe. Die Anfrage, die Antwort, die Quelle und der Genehmigende werden in einem Datensatz erfasst.
Eine Anfrage nach medizinischen Informationen ist eine Frage eines medizinischen Fachpersonals zu einem Produkt. Die Definition sowie die Kanäle, über die sie eingeht, sind im Glossar zu Anfragen nach medizinischen Informationen erläutert.
Von den weltweit führenden Pharmaunternehmen geschätzt
EINE WARTESCHLANGE
Eine Warteschlange für jeden Weg, über den eine Anfrage eingeht
Anfragen gehen per E-Mail, über ein Webformular, telefonisch, über ein Außendienstteam und im Rahmen eines Gesprächs auf einem Kongress ein. TikaMedInfo fasst sie in einer Warteschlange zusammen. Der Datensatz enthält Angaben dazu, wer die Anfrage gestellt hat, über welchen Kanal, zu welchem Produkt, wie die Frage lautete und das Datum.
Ein MSL oder ein Vertreter kann die Frage eines medizinischen Fachpersonals direkt vor Ort in diese Warteschlange weiterleiten. Das medizinische Informationsteam muss nicht auf eine weitergeleitete E-Mail warten.
So durchläuft eine Anfrage den Prozess
Der medizinische Fachmann oder ein Mitarbeiter des Außendienstteams eröffnet die Anfrage.
Regeln leiten eine standardmäßige Frage zur zugelassenen Anwendung an eine genehmigte Antwort weiter, eine Frage zur nicht zugelassenen Anwendung an die medizinische Prüfung und eine mögliche Nebenwirkung oder Produktqualitätsbeschwerde an die Pharmakovigilanz.
Die Antwort wird aus der Bibliothek mit genehmigten Inhalten entnommen. Was die Bibliothek nicht abdeckt, wird von einem Prüfer bearbeitet. Eine Person versendet die Antwort.
Die Anfrage, die Antwort, die Quelle und der Genehmigende werden protokolliert. Berichte zeigen, was gefragt wurde und wie lange es gedauert hat.
BIBLIOTHEK
Die Antwort kommt aus der Bibliothek, dann von einer Person
Bei den meisten Anfragen handelt es sich um Fragen, die das Team bereits zuvor beantwortet hat. TikaMedInfo speichert die Standardantworten in verschiedenen Versionen, sodass die Routinefrage nicht jedes Mal neu formuliert wird, wenn jemand anderes in der Warteschlange steht.
Die KI empfiehlt eine Antwort aus dieser Bibliothek und kann darauf aufbauend einen Entwurf erstellen. Außerdem überprüft sie den eingehenden Text auf Formulierungen, die auf ein unerwünschtes Ereignis oder eine Beschwerde zur Produktqualität hindeuten könnten, einschließlich einer Erwähnung, die in einer längeren Notiz versteckt ist. Die Meldung wird an die Pharmakovigilanz weitergeleitet. Die für die Anfrage zuständige Person liest sie weiterhin selbst. Das System reicht den Sicherheitsbericht nicht ein und versendet die medizinische Antwort nicht eigenständig.
REGELN
Regeln – nicht in jeder Region ein anderes Verfahren
Bedingte Schritte, Genehmigungen und Eskalationen werden entsprechend den unternehmensinternen Verfahren für medizinische Informationen konfiguriert. On-Label-, Off-Label- und Sicherheitsprozesse sind unterschiedliche Pfade, weil dies in den Regeln so festgelegt ist – und nicht, weil derjenige, der die E-Mail geöffnet hat, spontan eine Entscheidung getroffen hat.
WO ES SICH BEFINDET
Wo es steht
Mit dem CRM
können Anfragen von TikaMSL eingehen. Der medizinische Informationsdatensatz und der HCP-Datensatz bleiben miteinander verknüpft. TikaMedInfo ersetzt das CRM nicht.
Mit einer Sicherheitsdatenbank
Eine Markierung für unerwünschte Ereignisse dient dazu, diese an den bereits im Unternehmen bestehenden Sicherheitsprozess weiterzuleiten.
Mit dem medizinischen Fachpersonal
Über ein Portal und ein Webformular kann ein medizinischer Fachmann eine Anfrage einreichen, ohne dass diese an einen persönlichen Posteingang gesendet wird.
Neben den Feldanalysen lassen sich auch Muster in den Fragen erkennen. Wiederholte Fragen zu derselben Lücke sind in TikaInsights sichtbar und verschwinden nicht, wenn das Ticket geschlossen wird.
BEWERTEN
Was bei Software für die Anforderung medizinischer Informationen zu bewerten ist
Jeder Kanal landet in einer Warteschlange, wobei die Frage so gespeichert wird, wie sie gestellt wurde.
Anfragen zu indikationskonformer, indikationsunabhängiger Anwendung sowie zu möglichen unerwünschten Ereignissen werden unterschiedlich bearbeitet.
Routineantworten stammen aus einer versionierten Bibliothek genehmigter Antworten.
Eine Person prüft die Antwort und versendet sie. Die Software versendet sie nicht eigenständig.
Die Anfrage, die Antwort, die Quelle und der Genehmigende sind in einem Datensatz zusammengefasst.
Ein Sicherheitshinweis wird auch dann markiert, wenn er nicht in der Betreffzeile steht.
Das Team für medizinische Informationen kann arbeiten, ohne das System auf den gesamten Außendienst ausrollen zu müssen.
Fragen, die Teams stellen, bevor sie sich entscheiden
TikaMedInfo
Was ist das Management von Anfragen zu medizinischen Informationen?
Das Management medizinischer Informationsanfragen ist der Prozess, bei dem die Produktanfragen von medizinischen Fachkräften entgegengenommen, weitergeleitet, anhand genehmigter Inhalte beantwortet und die geantworteten Inhalte protokolliert werden. TikaMedInfo ist die Software für diesen Prozess. Eine leicht verständliche Definition des Begriffs „Anfrage“ selbst finden Sie im Glossar für medizinische Informationsanfragen.
Was ist IRMS-Software?
IRMS steht für „Information Request Management System“ (System zur Verwaltung von Informationsanfragen). In der Pharmabranche ist dies das System, das medizinische Informationsteams nutzen, um Anfragen von medizinischen Fachkräften entgegenzunehmen, weiterzuleiten, zu beantworten und zu dokumentieren. TikaMedInfo ist eine IRMS-Software für diesen Arbeitsablauf. Es handelt sich dabei weder um eine elektronische Patientenakte noch um ein System für klinische Studien.
Wie nutzt TikaMedInfo KI?
Die KI empfiehlt eine Antwort aus der Bibliothek genehmigter Antworten und kann auf der Grundlage dieser Inhalte einen Entwurf erstellen. Außerdem markiert sie Formulierungen in der Anfrage, die auf ein unerwünschtes Ereignis oder eine Beschwerde zur Produktqualität hindeuten könnten. Ein Prüfer der medizinischen Informationen überprüft die Antwort, bevor sie versendet wird. Die Sicherheitsmarkierung wird an die Pharmakovigilanz weitergeleitet. Die KI versendet die Antwort nicht und legt den Sicherheitsfall nicht zu den Akten.
Kann ein MSL eine Anfrage einreichen?
Ja. Eine vor Ort gestellte Frage kann in dieselbe Warteschlange eingegeben werden wie ein Webformular oder eine E-Mail. Das medizinische Informationsteam arbeitet anhand dieser Warteschlange und nicht anhand einer weitergeleiteten Nachricht.
Ersetzt TikaMedInfo das CRM?
Nein. Es bearbeitet die Anfragen zur medizinischen Information. Es kann parallel zu TikaMSL eingesetzt werden, sodass eine Verbindung zwischen dem medizinischen Fachpersonal und der Anfrage besteht. Das CRM bleibt das System, in dem die Beziehung dokumentiert wird.
Was muss erfüllt sein, bevor eine Antwort versendet wird?
Die Antwort ist an eine genehmigte Quelle gebunden, wurde von einem Prüfer versendet oder genehmigt, und der Datensatz enthält Angaben dazu, wer gefragt hat, was beantwortet wurde und wann. Eine Off-Label-Frage durchläuft den Prüfungsweg. Ein mögliches unerwünschtes Ereignis wird für die Pharmakovigilanz gekennzeichnet, bevor das Team die Notiz als gewöhnliche Anfrage behandelt.
Eine Anfrage anzeigen: von der Frage bis zum Datensatz
Wählen Sie eine echte Anfrage aus dem gemeinsamen Posteingang aus. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung führt Sie durch den gesamten Prozess: von der Weiterleitung über die empfohlene Antwort und die Überprüfung auf unerwünschte Ereignisse bis hin zum Datensatz, der nach dem Abschluss der Anfrage verbleibt.