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VERANSTALTUNGEN UND REDNERVERMITTLUNGEN

Eine Plattform für Veranstaltungen, Referenten und Compliance

Planen Sie Veranstaltungen, binden Sie Referenten ein, automatisieren Sie Zahlungen und überwachen Sie FMV-Schwellenwerte. Entwickelt für Medical-Affairs- und Vertriebsteams, die Referentenprogramme, Beiräte und HCP-Veranstaltungen verwalten.

Lautsprecher & FVM Bild-1

VERTRAUEN BEI FÜHRENDEN PHARMA- UND MEDIZINTECHNIKUNTERNEHMEN

Wie TikaMSL den gesamten Lebenszyklus eines Referentenprogramms verwaltet

Von der Veranstaltungsplanung bis zur abschließenden Bezahlung – mit integrierter Compliance bei jedem Schritt.

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Veranstaltungen planen und terminieren

Erstellen Sie Veranstaltungen für Abendessen, Beiratssitzungen, große Versammlungen oder Konferenzen. Weisen Sie Referenten zu, legen Sie Tagesordnungen fest und verfolgen Sie den Status von „Geplant“ bis „Abgeschlossen“.

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Einrichtung und Verwaltung von Lautsprechern

Digitales Onboarding mit Hintergrundüberprüfungen, Überprüfung der Ausbildung, Vertragsabwicklung und elektronischer Unterschrift. Pflege einer durchsuchbaren Referentendatenbank, gefiltert nach Fachgebiet, Niveau und Compliance-Status.

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Durchführung & Auswertung

Verfolgen Sie die Teilnahme und das Engagement von Vertretern des Gesundheitswesens nach Region. Führen Sie nach der Veranstaltung strukturierte Auswertungen mit konfigurierbaren Bewertungsskalen durch, um die Qualität des Programms zu messen.

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Rechnung, Zahlung & Bericht

Rechnungserstellung mit einem Klick und automatisch berechneten Honoraren. Referenten prüfen und bestätigen die Rechnung über ein Self-Service-Portal. Die Finanzabteilung genehmigt die Rechnung mit vollständigem Prüfpfad.

Übersicht über den Ereignislebenszyklus v2-1

Veranstaltungen von Anfang bis Ende durchführen

Planung, Durchführung und Auswertung aller Arten von Veranstaltungen im Bereich Medical Affairs aus einer Hand.

Tick-around

Verfolgung des gesamten Lebenszyklus

Jedes Ereignis durchläuft klare Phasen – geplant, bestätigt, abgeschlossen, ausgewertet –, damit nichts übersehen wird.

Tick-around

Anwesenheit und Engagement der medizinischen Fachkräfte

Suchen Sie nach medizinischen Fachkräften nach Region, verfolgen Sie, wer teilgenommen hat, und bewerten Sie das Engagement automatisch.

Tick-around

Bewertung nach der Veranstaltung

Strukturierte Bewertungsskalen ermöglichen eine einheitliche Messung der Veranstaltungsqualität für Ihr gesamtes Programm.

Tick-around

Dokumentenverwaltung

Tagesordnungen, Anwesenheitslisten, Folien und Materialien mit Versionskontrolle – alles an einem Ort.

Tick-around

Geeignet für jede Art von Veranstaltung

Dinner-Programme, Beiräte, große Runde, Konferenzen – alles individuell an Ihre Organisation anpassbar.

Sprecherbüro und Onboarding

Finden, engagieren und verwalten Sie Ihr Rednernetzwerk ohne manuellen Aufwand.

Tick-around

Zentralisierte Referentenprofile

Referenzen, Fachgebiete, KOL-Status und Compliance-Status in einer durchsuchbaren Datenbank.

Tick-around

Digitaler Onboarding-Workflow

Hintergrundüberprüfungen, Überprüfung der Ausbildung, Vertragsabwicklung und Compliance-Prüfung – alles in einem optimierten digitalen Workflow.

Tick-around

Suche nach Smart Speakern

Filtern Sie nach Fachgebiet, Kategorie, Verfügbarkeit, Region und Konformitätsstatus, um in Sekundenschnelle den richtigen Lautsprecher zu finden.

Tick-around

Verträge und elektronische Signatur

Erstellen Sie Verträge und lassen Sie diese elektronisch unterschreiben – mit integrierter elektronischer Signatur oder über DocuSign und Dropbox Sign.

Tick-around

Nachverfolgung von Schulungen und Compliance

Überwachen Sie Abschluss-, Zertifizierungs- und Rezertifizierungsfristen, damit kein Referent gegen die Vorschriften verstößt.

Sprecherbüro und Einarbeitung

⭐ Der Unterschied: Das HCP-Selbstbedienungsportal

  • Die Sachbearbeiter können Rechnungen direkt prüfen und bestätigen (oder beanstanden) – kein Hin und Her zwischen E-Mails oder Telefonaten
  • Automatische E-Mail-Benachrichtigungen, wenn Rechnungen zur Prüfung bereitstehen
  • Echtzeit-Verfolgung des Zahlungsstatus für Referenten
  • Ersetzt den üblichen Kreislauf aus Telefonaten, PDF-Anhängen und manuellen Nachfassaktionen durch eine übersichtliche Selbstbedienungsfunktion, die Zahlungen beschleunigt und den Verwaltungsaufwand reduziert
Rechnungsstellung und Zahlungen-1

Rechnungsstellung und Zahlungen

Bezahlen Sie Ihre Referenten schneller und mit weniger manuellem Aufwand.

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Rechnungen mit einem Mausklick

Berechnen Sie automatisch Honorare (Vorbereitungsstunden plus Service-Stunden zu vertraglich vereinbarten Sätzen) und Reisekostenerstattungen für abgeschlossene Veranstaltungen.

Tick-around

HCP-Prüfungsworkflow

Die Referenten bestätigen die Rechnungen über das sichere Self-Service-Portal – eine Nachverfolgung ist nicht erforderlich.

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Workflow für die finanzielle Genehmigung

Ihr Finanzteam prüft, genehmigt oder lehnt ab, wobei die Gründe für jeden Schritt dokumentiert werden.

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Zahlungs-Dashboard

Echtzeit-Übersicht über alle Rechnungen, Beträge, den Status „bezahlt“ und „ausstehend“, monatliche Trends und die jüngsten Aktivitäten.

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PDF-Export

Vollständige Rechnungsdetails mit Fortschrittsbalken für den Lebenszyklus und Download von Datensätzen mit einem Klick.

KI-gestützte Analyse über mehrere Veranstaltungen hinweg

  • Automatisch erstellte Berichte und Zusammenfassungen nach der Veranstaltung
  • KI-gestützte Stimmungsanalyse zu HCP-Feedback und Engagement-Trends
  • Automatische Warnungen vor bevorstehenden Compliance-Fristen, FMV-Schwellenwerten und dem Ablauf von Referentenschulungen
  • Agentenbasierte KI, die bei Bedarf Veranstaltungsberichte zusammenstellt und per E-Mail an die Beteiligten versendet
  • Die KI entlastet Sie von manuellen Aufgaben, sodass sich Ihre MSLs auf die strategische Wissenschaft konzentrieren können – sie ersetzt jedoch nicht das Urteilsvermögen Ihres Teams.

FMV-Compliance und Ausgabenüberwachung

Seien Sie Compliance-Problemen immer einen Schritt voraus, anstatt sie erst im Nachhinein zu entdecken.

Tick-around

FMV-Dashboard in Echtzeit

Farbcodierte Fortschrittsbalken zeigen genau an, wo jeder Redner im Vergleich zu den jährlichen Obergrenzen steht.

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Konfigurierbare Schwellenwerte

Legen Sie jährliche, vierteljährliche und ereignisbezogene Obergrenzen nach Stufe (Stufe 1, 2, 3) fest – Ihre Regeln, Ihre Grenzen.

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Automatische Leitplanken

Sanfte Warnungen bei 80 % der Obergrenze und strenge Sperren bei 100 % – so werden Verstöße verhindert und nicht nur gemeldet.

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Verwaltung von Ausnahmen

Formelle Ausnahmeanträge mit Überprüfung durch den Compliance-Beauftragten und vollständigem Prüfpfad.

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Proaktive Risikowarnungen

Identifizieren Sie gefährdete Redner, bevor sie einen Schwellenwert erreichen, und nicht erst danach.

🔒 Integrierte Compliance, auf die Sie sich verlassen können

  • Jede Aktion auf der Plattform wird automatisch protokolliert – wer hat was, wann und warum getan
  • Automatischer Export gemäß Sunshine Act (CMS Open Payments) (Roadmap)
  • Einhaltung der europäischen EFPIA-Transparenzvorschriften (Fahrplan)
  • Länderspezifische Berichterstattung für MA, VT, CA und andere (Roadmap)
  • Konfigurierbare Compliance-Regel-Engine für FMV, Aktivitätshäufigkeit und Zahlungsrichtlinien (Roadmap)

Erfahren Sie, wie TikaMSL Ihre Vortragsprogramme vereinfacht

Der Vergleich von TikaMSL

Was sich ändert, wenn Sie von Tabellenkalkulationen und isolierten Tools auf eine integrierte Plattform umsteigen, erfahren Sie hier:

Die Fähigkeit

Mit TikaMSL

Ohne TikaMSL

Workflow von der Veranstaltung bis zur Zahlung

Eine einzige Plattform, von Anfang bis Ende

4–6 voneinander getrennte Tools

FMV-Überwachung

Echtzeit-Dashboards mit automatischen Warnmeldungen

Manuelle vierteljährliche Audits

HCP-Rechnungsprüfung

Selbstbedienungsportal mit E-Mail-Benachrichtigungen

Telefonanrufe und PDF-Anhänge

Prüfpfad

Jede Aktion wird automatisch protokolliert

Verteilt über E-Mails und Dateien

Konfiguration

Ihre Kennzeichnungen, Schwellenwerte, Ereignistypen, Arbeitsabläufe

Festgelegt oder erfordern Änderungen durch den Anbieter

Regulatorische Berichterstattung

Automatisierte Sunshine-Act-/EFPIA-Exporte (Zeitplan)

Manuelle Datenerfassung

PLATTFORM-HIGHLIGHTS

Infrastruktur der Unternehmensklasse für medizinische Angelegenheiten

Mehrere Mieter SAAS-01

SaaS mit mehreren Mandanten

Ihre Daten sind isoliert, und Kennzeichnungen, Workflows und Geschäftsregeln lassen sich alle für Ihr Unternehmen konfigurieren.
Rollenbasierter Zugriff-01

Rollenbasierter Zugriff

MSL-, RMD-, P-MSL-, Admin- und Finanzrollen mit gebietsbezogener Datenfilterung.
Für Mobilgeräte optimiert – 01

Für Mobilgeräte optimiert

Außendienstmitarbeiter können über die dazugehörige mobile App auf Veranstaltungs- und Referentendaten zugreifen.
Unternehmensintegration-01

Unternehmensintegrationen

APIs für den Export aus AP-Systemen, E-Mail-Benachrichtigungen (SendGrid/SMTP) und DocuSign-E-Signatur.
CRM-01

Funktioniert mit Ihrem bestehenden CRM

Integriert mit Salesforce, Veeva und anderen CRM-Plattformen mit Echtzeit-Synchronisierung.

HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN

Was ist eine Software zur Verwaltung von Referentenbüros?

Die Software zur Verwaltung von Referentenbüros ist eine Plattform, die Pharma- und Medizintechnikunternehmen bei der Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Referentenprogrammen unterstützt – von der Identifizierung und Einbindung von Referenten aus dem Gesundheitswesen über die Durchführung von Veranstaltungen und die Zahlungsabwicklung bis hin zu Compliance-Berichten. TikaMSL bündelt diese Arbeitsabläufe in einer einzigen Plattform mit integrierter FMV-Überwachung und Prüfpfaden.

Wie gewährleistet TikaMSL die Einhaltung des Fair Market Value (FMV)?

TikaMSL bietet FMV-Dashboards in Echtzeit, die die Zahlungen jedes Referenten mit den konfigurierbaren jährlichen, vierteljährlichen und ereignisbezogenen Obergrenzen vergleichen. Die Plattform gibt bei Erreichen von 80 % des Schwellenwerts automatische Warnungen aus und blockiert Zahlungen bei 100 %, um Verstöße zu verhindern, bevor sie auftreten. Für Grenzfälle steht ein formeller Ausnahme-Workflow mit Überprüfung durch den Compliance-Beauftragten zur Verfügung.

Können Referenten ihre eigenen Rechnungen überprüfen?

Ja. TikaMSL umfasst ein Selbstbedienungsportal für medizinische Fachkräfte, über das die Referenten automatisch per E-Mail benachrichtigt werden, sobald die Rechnungen fertig sind. Sie können die Details der Rechnungen direkt über das Portal überprüfen, bestätigen oder anfechten – das Hin und Her von Telefonaten und E-Mail-Anhängen entfällt.

Welche Arten von Veranstaltungen unterstützt TikaMSL?

TikaMSL unterstützt Dinner-Programme, Beiräte, große Runde Tische, Konferenzen und benutzerdefinierte Veranstaltungstypen. Alle Veranstaltungstypen lassen sich so konfigurieren, dass sie den spezifischen Arbeitsabläufen, Kennzeichnungen und Genehmigungsprozessen Ihrer Organisation entsprechen.

Unterstützt TikaMSL die Berichterstattung gemäß dem Sunshine Act?

Ja. TikaMSL bietet den Export von CMS Open Payments, staatliche Transparenzberichte für 8 Bundesstaaten (VT, MA, MN, CA, CT, NV, ME, OR), EFPIA European Transparency Compliance, aggregierte Ausgaben-Dashboards, die Erstellung von 1099-NEC-Formularen sowie die sichere Erfassung von W-9/TIN-Daten über das Referentenportal.

Wie lässt sich TikaMSL in bestehende CRM-Systeme integrieren?

TikaMSL bietet Echtzeit-Integration mit Salesforce, Veeva und anderen CRM-Plattformen. Darüber hinaus bietet es RESTful-APIs für den Export aus AP-Systemen, SendGrid/SMTP-E-Mail-Benachrichtigungen und DocuSign-Workflows für elektronische Signaturen.

Sind Sie bereit, es in Aktion zu sehen?

Vereinbaren Sie einen 15-minütigen Besichtigungstermin und erfahren Sie, wie TikaMSL Ihre Veranstaltungen, Zahlungen und die Einhaltung von Vorschriften vereinfachen kann.

FÜR ALLE ANWENDUNGSFÄLLE

Unsere Beratungsangebote sind auf die jeweilige Unternehmensgröße zugeschnitten

Anwendungsfall 1

Einzelpersonen

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Anwendungsfall 2

Start-ups

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Einsatzfall 3

Unternehmen

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