O congresso será daqui a nove dias. A agenda está em uma planilha com quatrocentas linhas, a lista de viajantes foi definida em agosto e três MSLs indicaram, cada um, a mesma sessão plenária como aquela que desejam participar. Ninguém registrou o que a empresa realmente precisa aprender com esse encontro. Essa questão costuma ser respondida no voo de volta, quando alguém precisa redigir o relatório.
A cobertura de congressos é a maneira pela qual uma equipe de assuntos médicos decide quais sessões de um congresso científico irá participar, quem estará em cada sala, o que será registrado e o que a liderança lerá assim que o evento for encerrado. Este post apresenta um plano de cobertura de congressos, desde a primeira reunião de planejamento até o relatório final, e onde geralmente ocorrem falhas.
Resposta rápida: um plano de cobertura de um congresso médico começa com três a cinco questões científicas que a equipe precisa ver respondidas na reunião. As sessões são classificadas de acordo com essas questões, reservando-se tempo para resumos de última hora que muitas sociedades só publicam no dia em que são apresentados. Cada sessão prioritária recebe um responsável designado, e essa pessoa redige uma nota estruturada diretamente na sala. Poucos dias após o encerramento do congresso, as notas se transformam em um resumo revisado para a liderança, e os acompanhamentos prometidos aos especialistas são monitorados como ações com responsáveis definidos.
O que a cobertura de congressos abrange e o que não abrange
Um congresso é um encontro científico organizado por uma sociedade, como a ASCO, a ASH ou a ESMO. A empresa participa, mas não define a pauta, o que a diferencia dos jantares, conselhos consultivos e programas de palestrantes que a própria empresa organiza. Isso também define o tom para a equipe de campo. A declaração conjunta de 2021 da APPA, IFAPP, MAPS e da MSL Society afirma que os MSLs devem manter sua independência em relação às vendas e interagir com especialistas externos apenas em um contexto não promocional (Theron et al., 2021). Em um congresso, o MSL que analisa os dados de um concorrente e, em seguida, conversa com o investigador no corredor está realizando um intercâmbio científico. Ficar no estande comercial respondendo a perguntas sobre o produto é uma função diferente.
Os congressos ainda têm peso entre os médicos. Um artigo da IQVIA, citando uma pesquisa da EPG Health de 2023, relata que três quartos dos profissionais de saúde consideram a participação presencial em um congresso um canal essencial ou muito importante para conteúdo científico e networking (IQVIA, 2025). Os especialistas de quem você quer ouvir estão no local.
Comece com as perguntas que você precisa ver respondidas
A maioria dos planos de cobertura começa com a agenda. Os melhores começam com uma pequena lista de perguntas, elaborada pelo diretor médico antes mesmo de o programa ser iniciado. Por exemplo: os dados atualizados de sobrevida global do estudo do concorrente mudam a forma como os oncologistas da comunidade encaram o tratamento de segunda linha? Os pesquisadores do nosso próprio programa de Fase 3 estão apresentando algo que moldará a discussão no lançamento? O que os autores das diretrizes estão dizendo sobre a sequência terapêutica?
Três a cinco perguntas é o ideal. Com mais do que isso, cada sessão passa a parecer uma prioridade, e uma equipe de seis pessoas acaba espalhada por quarenta salas sem nada em que possa agir.
As perguntas derivam do plano médico que a equipe já possui. Para uma equipe que está elaborando o plano médico de campo antes do lançamento, a publicação pré-lançamento sobre o plano médico de campo aborda como essas prioridades são definidas na Fase 3.
Elabore o plano de cobertura do congresso a partir da grade de sessões
Uma vez definidas as perguntas, a agenda se torna um filtro. Classifique cada sessão relacionada a elas em um dos três grupos.
- Sessões de cobertura obrigatória. Dados que respondem diretamente a uma das perguntas ou uma apresentação de um especialista com quem a equipe já está trabalhando. Cada uma recebe um responsável designado.
- Cobrir, se possível. Sessões relacionadas, pôsteres na área terapêutica, simpósios que moldarão a opinião. Os responsáveis são designados quando a programação permitir.
- Lista de observação. Tópicos da concorrência e sessões sobre o quadro clínico em que um resumo da sociedade ou da imprensa pode ser suficiente, a menos que surja algo inesperado.
Em seguida, reserve alguma capacidade. Muitas sociedades não publicam seus resumos mais importantes junto com o restante do programa. Para a UEG Week 2026, os resumos regulares foram disponibilizados online cerca de três semanas antes do congresso, enquanto os resumos de destaque e as novidades de última hora apareceram apenas no dia de sua sessão (política de embargo da UEG). Na EHA2026, os resumos regulares foram publicados em 12 de maio e os resumos de última hora em 2 de junho, com a sessão oral de última hora marcada para 14 de junho (política de embargo da EHA2026). Um plano totalmente lotado com base no programa publicado não deixa ninguém livre para o resumo de última hora que mais importa.
Por fim, liste os especialistas que você já acompanha e que estarão apresentando, presidindo ou inscritos. Essa lista é o plano de engajamento para o encontro. A publicação sobre a estratégia de engajamento de KOLs explica como a classificação por níveis de especialistas é construída, e esses mesmos níveis determinam quem terá uma conversa planejada.
Designe pessoas para as sessões
A atribuição é o momento em que um plano se transforma em cronograma, e é aí que ele falha de maneiras previsíveis. Dois MSLs acabam na mesma sessão plenária. Ninguém fica responsável pela visita aos pôsteres na segunda tarde. Uma pessoa fica com sessões consecutivas em salas distantes de dez minutos uma da outra, e o problema vem à tona na manhã da palestra. A maior parte disso é evitada ao alocar pessoas às sessões com base na especialização e nos relacionamentos profissionais já estabelecidos, analisando o dia inteiro de cada pessoa, verificando sobreposições no momento da alocação e mantendo um único responsável pela programação, geralmente o líder do congresso. Uma publicação posterior abordará a alocação de forma específica.
Anotações na sala
As anotações feitas durante a sessão são o material mais valioso que a equipe produz em um congresso e o mais fácil de se perder. Uma semana depois, são apenas um fragmento no caderno de alguém que ninguém mais consegue ler.
Uma anotação útil da sessão registra o que foi apresentado, com detalhes suficientes para que um colega que não estava presente pudesse explicá-lo, e o que isso significa para as questões do plano. Ela registra o que os especialistas disseram a respeito, seja na sala ou posteriormente. Ela também registra qualquer acompanhamento que tenha sido prometido, para quem e até quando. É nessa última parte que as equipes perdem terreno com os especialistas, pois uma reimpressão prometida ou um pedido para entrar em contato com um colega médico é fácil de esquecer assim que a reunião termina.
Escreva a nota durante ou logo após a sessão, enquanto os detalhes ainda estão frescos na memória. Verifique também a política de gravação da sociedade antes da reunião, pois as regras sobre fotografar slides e pôsteres variam de um congresso para outro.
Algumas das informações que os MSLs ouvem serão insights, algo que um especialista disse e sobre o qual a empresa deveria agir. Esses merecem um registro próprio com um responsável. A publicação sobre insights médicos de campo aborda como redigir um que se sustente. Perguntas não solicitadas de profissionais de saúde sobre uso off-label são um caso à parte. A mesma declaração de posição afirma que tais solicitações precisam ser documentadas adequadamente. Esse registro vai para o departamento de informações médicas, de modo que a conversa no corredor não é tratada como a resposta aprovada.
Se seu próximo congresso ainda for uma planilha e um chat em grupo, traga a pauta. Em vinte minutos, podemos examinar o calendário de cobertura, as anotações feitas na sala e o rascunho do relatório que surge a partir dessas anotações.
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O resumo, nos dias seguintes
A liderança raramente quer um resumo de todas as sessões. Ela quer saber o que mudou. Um bom resumo do congresso é curto e organizado em torno das perguntas do plano: o que a equipe aprendeu, o que os especialistas disseram, o que os concorrentes mostraram e o que a equipe recomenda. Os detalhes das sessões vão para um apêndice.
Quando um resumo decepciona, geralmente é porque chegou atrasado, e a causa é a montagem. As anotações chegam por e-mail em formatos diferentes, alguém as reorganiza em slides e, quando a apresentação fica pronta, o momento de agir já passou. No mesmo artigo, a IQVIA observa que as interações intencionais com especialistas externos em congressos podem ser “esporádicas, inespecíficas e, às vezes, descoordenadas” (IQVIA, 2025). Um relatório elaborado a partir de anotações dispersas tende a herdar o mesmo problema.
Defina a data do resumo e o revisor antes da reunião. Trate os acompanhamentos como ações com responsáveis e prazos, mantidas em algum lugar onde o diretor médico possa verificá-las.
Onde o TikaConference se encaixa
O TikaConference é o software da TikaMobile para a cobertura de um congresso científico. O líder do congresso planeja a partir de uma grade de sessões que mostra a data, o horário, o palestrante, a sala, o tipo e a trilha de cada sessão. A cobertura é organizada em um calendário com uma linha por MSL em intervalos de trinta minutos. Uma sessão pode ser arrastada para uma pessoa; sobreposições são sinalizadas quando a atribuição é feita, e um MSL que inicia uma anotação sobre uma sessão é designado a ela.
Na sala, mais de um MSL pode escrever na mesma nota de sessão, e ela é salva à medida que digitam. Uma sessão é marcada como “Acompanhada” assim que uma nota é criada, para que o coordenador do congresso possa ver quais sessões prioritárias ainda não têm nada registrado. Os participantes exibem a cidade, o nível de KOL, o estágio de KOL e se o profissional de saúde está na lista monitorada; ao clicar no nome, abre-se o perfil do profissional de saúde que a equipe já utiliza. Uma nota pode ser salva como um insight — uma por sessão — e o acompanhamento continua no TikaInsights.
Após a reunião, a IA elabora três visões a partir das notas já capturadas: um resumo da conferência, um resumo da sessão e um resumo das percepções. Um profissional da área de assuntos médicos revisa o rascunho antes de ele ser enviado. O TikaConference pode ser executado com o TikaMSL, de forma independente ou em conjunto com o CRM que a empresa já utiliza, incluindo Veeva ou Salesforce. Jantares, conselhos consultivos e programas de palestrantes organizados pela empresa fazem parte do TikaSpeaker Bureau.
Quando uma planilha é suficiente e o que ainda requer intervenção humana
Uma equipe que envia dois MSLs a um congresso por ano consegue gerenciar bem a cobertura por meio de uma planilha e um documento compartilhado. As perguntas, os níveis de prioridade e o hábito de redigir as anotações na sala são mais importantes do que a ferramenta. O que falha é a escala. Quando várias pessoas cobrem diversos congressos com especialistas compartilhados e um relatório a ser entregue na semana seguinte, a planilha se torna apenas um dos muitos registros. O argumento mais consistente para essa mudança está na inteligência de conferências para assuntos médicos.
Parte do trabalho não é transferida para o software de forma alguma. Alguém precisa escolher as perguntas, decidir qual novidade de última hora justifica tirar uma pessoa de uma sessão planejada e avaliar se a análise de subgrupos de um concorrente realmente muda alguma coisa. Um relatório preliminar ainda precisa de um revisor médico que tenha acompanhado a reunião de perto o suficiente para saber o que está faltando nele.
Perguntas que as pessoas fazem
O que é cobertura de congressos em assuntos médicos?
A cobertura de congressos é a forma como uma equipe de assuntos médicos planeja e conduz sua participação em um congresso científico organizado por uma sociedade: quais sessões participar, quem participa de cada uma, como as anotações e conversas com especialistas são registradas e quais relatórios a liderança recebe posteriormente. Ela abrange os eventos dos quais a empresa participa, em contraste com os eventos que a empresa organiza.
O que um plano de cobertura de congressos médicos deve incluir?
Um plano de cobertura deve incluir as questões científicas que a equipe precisa ver respondidas, uma lista hierarquizada de sessões relacionadas a essas questões, um responsável designado para cada sessão prioritária, os especialistas que a equipe espera encontrar, capacidade reservada para resumos de última hora e uma data e um revisor para o relatório final. Ele também deve indicar como serão acompanhados os acompanhamentos prometidos aos especialistas.
O que os MSLs fazem em um congresso médico?
Os MSLs participam das sessões científicas e pôsteres designados, fazem anotações sobre o que foi apresentado e o que isso significa, e mantêm conversas científicas não promocionais com especialistas. Eles também registram insights dessas conversas e documentam quaisquer solicitações não solicitadas para que possam ser respondidas pelo canal adequado.
O que deve constar em um relatório pós-congresso?
Um relatório pós-congresso útil responde às perguntas definidas antes do evento: o que a equipe aprendeu, o que os especialistas disseram, o que os concorrentes apresentaram e o que a equipe recomenda. Detalhes específicos de cada sessão devem constar em um apêndice. Os acompanhamentos prometidos aos especialistas devem ser monitorados como ações com responsáveis e prazos, mantidos fora do relatório.
Antes do próximo congresso em sua agenda
Escolha o próximo congresso do qual sua equipe participará e anote as três a cinco perguntas que ela precisa responder lá. Em seguida, verifique se cada sessão obrigatória tem um responsável e se alguém estará disponível quando surgirem novidades de última hora. Se você quiser ver como a grade de sessões, o calendário, as anotações e o rascunho do resumo ficam em um único registro, podemos fazer uma demonstração com a pauta dessa reunião.
Agende uma demonstração de 20 minutos →
Fontes
- Theron P, Britland M, Holder D, Ikeda Y, Rewers RF, Tiku A. Promoção das melhores práticas para representantes de ciências médicas: Declaração de posição da APPA, IFAPP, MAPS e MSLS. Therapeutic Innovation & Regulatory Science. 2021;55(6):1139-1144.
- IQVIA. Simon Francis. Gerando impacto mensurável em congressos: três estratégias para o sucesso. 9 de abril de 2025.
- United European Gastroenterology. Política de embargo da UEG Week 2026. 2026.
- Associação Europeia de Hematologia. Formulário e política de embargo do Congresso EHA2026. 2026.
Blog
novembro 9, 2026
