メディカル・アフェアーズによる学会取材の全貌――取材計画から報告まで

会議まであと9日だ。議題は400行にも及ぶスプレッドシートにまとめられており、出張者リストは8月に確定した。また、3人のMSLがそれぞれ、同じ全体会議を希望として挙げていた。 この会議から会社が実際に何を学ぶ必要があるのか、誰も書き留めていません。その問いに対する答えは、帰りの飛行機の中で、誰かが報告書を作成しなければならない時に、ようやく明らかになる傾向があります。

「学会カバレッジ」とは、メディカルアフェアーズチームが、科学学会のどのセッションに出席するか、各会場に誰を配置するか、何を記録するか、そして会議終了後に経営陣が何を読むかを決定するプロセスです。本記事では、最初の計画会議から報告書の作成に至るまでの学会カバレッジ計画の流れと、通常どこで問題が生じやすいかを解説します。

学会レポートで取り上げる内容と取り上げない内容

学会とは、ASCO、ASH、ESMOなどの学会が主催する科学会議のことです。企業は参加しますが、議題を設定する立場にはありません。この点が、企業が自ら主催する夕食会、諮問委員会、講演プログラムとは一線を画しています。また、この点がフィールドチームの活動方針を決定づける要因にもなります。 APPA、IFAPP、MAPS、およびMSL Societyによる2021年の共同声明では、MSLは営業部門から独立性を保ち、外部の専門家とは宣伝目的以外の文脈でのみ交流すべきであると述べられている（Theron et al., 2021）。 学会において、競合他社のデータを解説した後、廊下で治験責任医師と会話するMSLの行為は、科学的交流にあたる。一方、商業ブースに立ち、製品に関する質問に答えるのは、これとは異なる役割である。

学会は依然として臨床医にとって大きな影響力を持っています。IQVIAの記事は、2023年のEPG Healthの調査を引用し、医療従事者の4分の3が、学会への対面参加を科学的コンテンツやネットワーキングのための「極めて重要」または「非常に重要」なチャネルと見なしていると報告しています（IQVIA, 2025）。 話を聞きたい専門家たちは、その会場に集まっている。

まず、答えが必要な質問から始めましょう

ほとんどの取材計画はアジェンダから始まります。優れた計画は、プログラムが始まる前にメディカルディレクターが作成した、いくつかの質問リストから始まります。 例えば、「競合他社の臨床試験から得られた最新の全生存期間（OS）データは、地域のがん専門医が二次治療について考える方法を変えるか？」「自社の第3相試験の研究者は、製品発売時の議論を形作るような内容を発表しているか？」「治療順序について、診療ガイドラインの執筆者は何を述べているか？」といった点です。

3～5つの質問が適量です。それ以上になると、すべてのセッションが優先事項のように見えてしまい、6人のチームが40の会議室に分散して、結局は具体的な行動につなげられなくなってしまいます。

これらの質問は、チームがすでに策定しているメディカルプランに基づいています。発売前にフィールドメディカルを構築するチームについては、「発売前のフィールドメディカル」の投稿で、第3相試験においてそれらの優先順位がどのように設定されるかについて解説しています。

セッション一覧表から学会対応計画を構築する

質問が定まれば、アジェンダはフィルターとなります。それらの質問に関連する各セッションを、以下の3つのグループのいずれかに分類します。

1. 「必ずカバーすべきセッション」。質問の1つに直接答えるデータ、またはチームがすでに協力関係にある専門家によるプレゼンテーション。それぞれに担当者を割り当てる。
2. 可能であれば取材するセッション。関連するセッション、当該治療領域のポスター発表、世論を形成するシンポジウムなど。スケジュールが許す範囲で担当者を割り当てます。
3. ウォッチリスト。競合他社のトピックや疾患状態に関するセッション。予期せぬ事態が発生しない限り、学会や報道機関による要約で十分である可能性があるもの。

そして、ある程度の余裕を残しておく。多くの学会では、最も重要な抄録を他のプログラムと一緒に公表しない。UEG Week 2026の場合、通常の抄録は学会の約3週間前にオンラインで公開されたが、トップ抄録や最新抄録はセッション当日にのみ公開された（UEGのエンバーゴ方針）。 EHA2026では、通常の抄録は5月12日に、最新抄録は6月2日に公開され、最新抄録の口頭発表セッションは6月14日に行われました（EHA2026のエンバーゴ方針）。公開されたプログラムだけでスケジュールが埋まってしまうと、最も重要な最新抄録の発表に対応できる余裕がなくなってしまいます。

最後に、発表者、座長、または登録者として参加する、すでにフォローしている専門家のリストを作成します。このリストが、会議におけるエンゲージメント計画となります。「KOLエンゲージメント戦略」の投稿では、専門家の階層分けの構築方法について説明しており、この階層に基づいて、計画的な対話の相手を決定します。

セッションへの人員割り当て

割り当ての段階で計画はスケジュールへと変わり、予測可能な形で失敗が生じます。2人のMSLが同じプレナリーセッションに割り当てられてしまったり、2日目の午後のポスター巡回を担当する人がいなくなったり、ある担当者が10分間隔で異なる会場で行われるセッションに立て続けに割り当てられ、その問題が講演当日の朝になって表面化したりします。 こうした問題のほとんどは、専門知識や既存の専門家との関係を考慮して参加者をセッションに割り当て、各人の1日のスケジュールを全体的に把握し、割り当ての時点で重複がないかを確認し、スケジュール管理責任者（通常は学会担当責任者）を1人に絞ることで防ぐことができます。割り当てについては、後の記事で詳しく取り上げます。

会場での記録

セッション中に書かれたメモは、チームが学会で生み出す最も価値のある成果物であると同時に、最も失われやすいものでもあります。1週間も経てば、それは誰の目にも読めない、誰かのノートに散らばった断片に過ぎなくなります。

有用なセッションノートには、何が発表されたかが、その場にいなかった同僚でも説明できるほど十分に詳細に記録され、それが計画に盛り込まれた質問に対してどのような意味を持つかも記されています。また、会場内やセッション後に専門家たちがそれについて何を述べたかも記録されます。 また、約束されたフォローアップの内容、相手、期限も記録します。この最後の部分が、チームが専門家との信頼関係を損なう原因となります。なぜなら、再印刷の約束や医療関係者の紹介依頼などは、会議が終わると忘れられがちだからです。

詳細が記憶に新しいうちに、セッション中または直後にメモを作成しましょう。また、スライドやポスターの撮影に関する規則は学会ごとに異なるため、会議の前にその学会の記録方針を確認しておくことも重要です。

MSLが耳にする情報の中には、専門家が述べた「企業が行動すべき」という洞察が含まれることもある。それらは、担当者を明記した個別の記録として残すべきである。「フィールド・メディカル・インサイト」の記事では、信頼性のある記録の書き方について解説している。一方、医療従事者（HCP）から自発的に寄せられる適応外使用に関する質問は、また別の扱いとなる。 同じ方針声明では、そのような要請は適切に文書化する必要があるとされています。その記録はメディカルインフォメーション部門に提出されるため、廊下での会話は承認された回答として扱われません。

会議終了後の数日間における報告

経営陣は、すべてのセッションの要約を求めていることはめったにありません。彼らが知りたいのは、何が変わったかということです。優れた会議の報告は簡潔で、計画に盛り込まれた質問——チームが何を学んだか、専門家が何を述べたか、競合他社が何を提示したか、そしてチームが何を推奨するか——を中心に構成されています。セッションの詳細は付録に記載します。

報告が期待外れになる場合、その原因はたいてい提出が遅れたことにあり、その背景には情報の集約プロセスがあります。メモはさまざまな形式でメールで届き、誰かがそれをスライドに再構成しますが、プレゼン資料が完成する頃には、それに基づいて行動を起こすべきタイミングはすでに過ぎてしまっています。 同記事の中で、IQVIAは、学会における外部専門家との意図的な交流が「断片的で、具体的でなく、時には調整が取れていない」場合があることを指摘しています（IQVIA, 2025）。散在するメモから作成された報告資料も、同様の問題を継承しがちです。

会議の前に、報告会の日程とレビュー担当者を決定しておく。フォローアップは、担当者と期限が明確なアクションとして扱い、メディカルディレクターが確認できる場所に記録しておく。

TikaConferenceの活用場面

TikaConferenceは、TikaMobileが提供する科学会議のレポート作成用ソフトウェアです。会議責任者は、各セッションの日時、講演者、会場、種類、トラックが表示されたセッショングリッドに基づいて計画を立てます。 取材計画はカレンダー上に表示され、MSL（メディカル・サイエンス・リエゾン）1人につき1行、30分単位のスロットで管理されます。セッションを担当者にドラッグして割り当てることができ、割り当て時に重複があればフラグが立てられます。また、セッションのメモを作成し始めたMSLがそのセッションの担当者に割り当てられます。

会場内では、複数のMSLが同じセッションのメモに書き込むことができ、入力と同時に保存されます。メモが作成されると、そのセッションは「追跡中」とマークされるため、会議リーダーは、優先度の高いセッションのうち、まだ何も記述されていないものを確認できます。 参加者情報には、都市、KOLティア、KOLステージ、およびそのHCPがモニタリングリストに含まれているかどうかが表示され、名前をクリックするとチームが既に使用しているHCPプロフィールが開きます。メモは「インサイト」として保存でき、1セッションにつき1件まで保存可能です。フォローアップはTikaInsightsで継続されます。

会議終了後、AIが既に記録されたメモから、「会議概要」、「セッション概要」、「インサイト概要」の3つのレポート草案を作成します。送信前に、メディカルアフェアーズ担当者が草案を確認します。TikaConferenceは、TikaMSLと連携して、単独で、あるいはVeevaやSalesforceなど企業が既に使用しているCRMと並行して運用可能です。 企業が主催する夕食会、諮問委員会、講演者プログラムは、TikaSpeaker Bureauで管理されます。

スプレッドシートで十分な場合と、依然として人の手が必要な場合

年に1回の学会にMSLを2名派遣するチームであれば、スプレッドシートと共有ドキュメントだけで十分な対応が可能です。ツールそのものよりも、質問内容、優先順位、そして会場でメモを取る習慣の方が重要です。 問題となるのは規模の拡大です。数人の担当者が複数の学会をカバーし、専門家を共有し、翌週までに報告書の提出が求められるようになると、スプレッドシートは数ある記録の一つに過ぎなくなります。この移行を長期的に正当化する根拠は、メディカルアフェアーズにおける学会情報の分析にあります。

業務の一部は、ソフトウェアには全く移行しません。誰かが質問項目を選定し、どの「レイトブレイカー（最新情報）」が予定されていたセッションから担当者を外してまで取り上げる価値があるかを判断し、競合他社のサブグループ解析が実際に何かを変えるものかどうかを評価しなければなりません。草案段階の報告書には、会議に十分近い立場で、そこに何が欠けているかを把握できる医療レビュー担当者が依然として必要です。

よく寄せられる質問

メディカルアフェアーズにおける学会カバレッジとは何か？

学会カバレッジとは、学会が主催する科学会議において、メディカルアフェアーズチームがどのように参加を計画・運営するか、すなわち、どのセッションに出席するか、各セッションに誰が出席するか、メモや専門家との会話をどのように記録するか、そしてその後、経営陣にどのような報告が提出されるかといったことを指します。これは、企業が主催するイベントとは区別され、企業が参加する会議を対象としています。

医学会議の対応計画には何を含めるべきですか？

カバレッジ計画には、チームが回答を求める科学的課題、それらの課題に関連付けられたセッションの優先順位リスト、各優先セッションの担当責任者、チームが面会を予定している専門家、最新抄録に対応するための予備枠、および報告会の日程と報告担当者を含める必要があります。また、専門家に対して約束したフォローアップをどのように追跡するかも明記すべきです。

MSLは医学会議でどのような活動を行うのでしょうか？

MSLは、割り当てられた科学セッションやポスター発表に出席し、発表内容とその意味についてメモを取り、専門家と宣伝目的ではない科学的な対話を交わします。また、それらの対話から得られた知見を把握し、自発的な要望があれば記録して、適切なルートを通じて対応できるようにします。

学会後の報告書には何を記載すべきか？

有用な学会後報告書は、会議前に設定された以下の質問に答えるものである：チームが何を学んだか、専門家が何を述べたか、競合他社が何を発表したか、そしてチームが何を推奨するか。セッションごとの詳細は付録に記載する。専門家へのフォローアップの約束については、担当者や期限を明記したアクションとして追跡し、報告書本体とは別に管理すべきである。

次回の会議を控えて

チームが参加する次の会議を選び、そこで回答すべき3～5つの質問を書き出してください。次に、必ず参加すべき各セッションに担当者が割り当てられているか、また、直前に追加されたセッションが発表される際に、対応可能なメンバーがいるかを確認してください。 セッション一覧、カレンダー、メモ、および報告書の草案が1つの記録としてどのようにまとまるかを確認したい場合は、その会議の議題を用いて一緒に確認することができます。

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出典

1. Theron P、Britland M、Holder D、Ikeda Y、Rewers RF、Tiku A.メディカルサイエンスリエゾンのベストプラクティスの推進：APPA、IFAPP、MAPS、およびMSLSによる見解表明。Therapeutic Innovation & Regulatory Science. 2021;55(6):1139-1144.
2. IQVIA. Simon Francis.測定可能な学会へのインパクトを生み出す：成功のための3つの戦略。2025年4月9日。
3. 欧州消化器病学会（UEG）。UEG Week 2026 報道規制方針。2026年。
4. 欧州血液学会（EHA）。EHA2026 学会エンバーゴフォームおよび方針。2026年。