Come il dipartimento Affari medici gestisce uno studio avviato da un ricercatore

La proposta è arrivata come allegato a un’e-mail tre settimane fa. L’approvazione dell’ufficio legale consiste in un commento a margine di un file Word che da allora è stato rinominato due volte. Stamattina qualcuno ha chiesto quali studi promossi da ricercatori siano in ritardo con il reclutamento, e la risposta onesta è che nessuno può dirlo senza aprire sei caselle di posta.

Il modo in cui l’ufficio affari medici gestisce uno studio avviato dal ricercatore si riduce a tre aspetti, nessuno dei quali riguarda la conduzione della sperimentazione: un processo di accettazione ben definito, una decisione che un revisore possa ritrovare un anno dopo e delle tappe fondamentali che mantengano visibile lo studio dopo la firma del contratto. Gli studi avviati dai ricercatori (IIS) non sono richiesti. Il ricercatore propone la ricerca e ne funge da sponsor, mentre l’azienda decide solo se sostenerla.

Il ricercatore è lo sponsor. L’ufficio affari medici sostiene lo studio.

Questa è la distinzione su cui si basa tutto il resto, ed è quella che più spesso viene confusa nelle discussioni interne.

La Medical Affairs Professional Society definisce la ricerca avviata dallo sperimentatore come una ricerca non sollecitata e indipendente in cui lo sperimentatore o l’istituzione — accademica, privata o governativa — funge da sponsor, mentre un’azienda farmaceutica o produttrice di dispositivi medici fornisce supporto sotto forma di farmaco in studio, dispositivo, finanziamento o una combinazione di questi elementi. «Non sollecitata» è la parola chiave. L’idea nasce al di fuori dell’azienda.

Ai sensi del 21 CFR 312.3, uno sponsor-ricercatore è la persona che avvia e conduce la ricerca. Quella singola frase racchiude l’intera attribuzione delle responsabilità: il protocollo, la conduzione e gli obblighi normativi ricadono sul ricercatore, non sull’azienda che firma l’assegno.

Il vocabolario varia a seconda di chi è presente nella stanza. MAPS utilizza il termine «ricerca avviata dallo sperimentatore» (IIR). L’Associazione dei Professionisti della Ricerca Clinica parla di «ricerca sponsorizzata avviata dallo sperimentatore» (IISR), intendendo lo stesso accordo visto dal punto di vista del sostegno tramite sovvenzione. “Studio avviato dal ricercatore” è un sinonimo comune. I termini descrivono la stessa cosa, ed è opportuno che un team di affari medici ne scelga uno e lo utilizzi in modo coerente nei propri documenti.

Cosa richiedono gli studi avviati dai ricercatori (IIS) agli affari medici

Supportare uno studio che non si conduce direttamente è un compito più circoscritto di quanto sembri a prima vista, e di natura più amministrativa.

L’azienda deve all’investigatore una decisione, un contratto, il supporto concordato e la supervisione dei propri obblighi. Non gli deve un protocollo, un piano di monitoraggio o moduli di segnalazione dei casi. Il punto in cui i team incontrano difficoltà è lo spazio tra questi due elenchi: un direttore medico si offre di «aiutare a definire meglio gli endpoint», e il confine tra il sostegno alla ricerca e la sua direzione inizia a spostarsi.

Il carico operativo si suddivide in quattro parti. Decidere cosa si è disposti a sostenere. Accettare le proposte senza perderle di vista. Documentare il motivo per cui ciascuna è stata approvata o respinta. Sapere, in qualsiasi momento successivo, quali studi sono in linea con i tempi previsti e quali no. Un programma che gestisce tre di questi aspetti ma non il quarto è un programma che non è in grado di rispondere alla domanda relativa al reclutamento.

Decidere la questione delle prove prima che arrivi la prima proposta

MAPS è chiaro riguardo alla sequenza: la strategia deve far parte del piano medico, redatto prima che le proposte inizino ad arrivare, piuttosto che essere messa insieme in risposta ad esse.

In pratica ciò significa pubblicare le aree di interesse. MAPS descrive una scelta tra aree di interesse dettagliate, che producono un numero minore di proposte ma più mirate, e aree di interesse ampie, che producono un maggior numero di proposte e offrono più spazio di scelta. Nessuna delle due è sbagliata. Un team con un budget limitato e una lacuna specifica preferisce la versione dettagliata; un team nelle prime fasi di un programma e ancora impegnato a mappare le lacune di evidenza di solito preferisce quella ampia.

La strategia deve anche specificare cosa non verrà finanziato. MAPS segnala la necessità di limitare le sovrapposizioni con studi sponsorizzati da aziende, e in particolare la sovrapposizione dei pazienti: due studi che competono per gli stessi pazienti negli stessi centri è un problema che si crea in fase di strategia e si scopre in fase di reclutamento. Ogni singolo studio condotto da un ricercatore rappresenta un capitolo di un piano di evidenza più ampio, e decidere dove collocarlo all’interno di tale piano è più economico prima che la proposta venga presentata piuttosto che dopo.

Fase iniziale: domanda sintetica, seguita dal protocollo completo

Sono comunemente utilizzati due stili di presentazione, e la scelta determina tutto il percorso successivo.

Le finestre di presentazione si aprono una o due volte all’anno. Un comitato interfunzionale esamina tutte le proposte insieme rispetto a un budget prestabilito, il che rende il confronto immediato e le duplicazioni facili da individuare. Il costo è l’attesa: una proposta valida che arriva la settimana dopo la chiusura di una finestra rimane in sospeso fino alla successiva.

Le presentazioni a ciclo continuo accettano proposte durante tutto l’anno. MAPS descrive una procedura in due fasi per questo caso. Una domanda sintetica ottiene una risposta entro 45 giorni dalla presentazione — un sì o un no sull’interesse dell’azienda, senza alcuna decisione sul finanziamento. Le domande complete vengono poi sottoposte a riunioni di revisione trimestrali in cui si decide il finanziamento, con la revisione da parte dell’ufficio affari medici e il contributo di altre funzioni, se necessario.

La suddivisione in due fasi è l’aspetto che vale la pena replicare anche se si utilizzano finestre temporali. Per un ricercatore il costo è minimo per scoprire tempestivamente che l’azienda non è interessata alla sua proposta, e gli evita di redigere un protocollo completo per uno studio che non sarebbe mai stato finanziato.

La revisione deve lasciare traccia

L’ACRP descrive un gruppo di revisione permanente composto da rappresentanti delle funzioni affari medici, legale, conformità, ricerca e sviluppo, affari regolatori e commerciale — non tutte le funzioni per ogni proposta, ma un gruppo definito piuttosto che chiunque sia libero quella settimana.

Il loro punto di forza riguarda ciò che rimane dopo la riunione. L’ACRP richiede una procedura scritta e una traccia documentale di ogni proposta ricevuta. Una decisione che esiste solo in una conversazione via e-mail è, a tutti gli effetti, una decisione che non è mai stata presa.

Ciò che deve rimanere è semplice: la proposta così come è stata presentata; chi l’ha esaminata; l’esito; la motivazione; una data. Ricostituire questi cinque elementi a memoria diciotto mesi dopo è proprio il lavoro che questa sezione mira a evitare.

Le tappe fondamentali sono ciò che mantiene visibile lo studio dopo la stipula del contratto

L’approvazione è il punto in cui la maggior parte dei programmi smette di prestare attenzione, ed è per questo che è così difficile rispondere alla domanda sulle iscrizioni.

MAPS vincola il pagamento agli obiettivi definiti nel protocollo, ed è per questo che un bilancio dettagliato e un protocollo accurato sono fondamentali al momento della stipula del contratto piuttosto che in seguito. Il modello che descrive prevede quattro pagamenti a tappe: la stipula del contratto, inclusi i costi non rimborsabili quali la presentazione all’IRB e l’avvio del centro e della farmacia; il raggiungimento del 50% delle arruolazioni; raggiungimento del 100% delle arruolazioni, ovvero l’arruolamento dell’ultimo paziente; e presentazione del manoscritto o della relazione finale dello studio, a cui è assegnato l’ultimo 10–15% del budget totale. Gli studi di maggiori dimensioni vengono suddivisi in tappe intermedie più piccole.

Subordinare la tranche finale alla consegna del manoscritto significa svolgere un lavoro specifico. L’interesse dell’azienda in uno studio avviato dal ricercatore risiede nelle prove scientifiche pubblicate, e uno studio completato che non raggiunge mai una rivista non ha fornito ciò che ne giustificava il sostegno.

La selezione entro 45 giorni, i quattro pagamenti e la quota finale del 10–15% costituiscono la prassi descritta da MAPS, non un requisito normativo. I budget e le tempistiche sono stabiliti per ogni singolo studio.

Cosa fa l’MSL e di cosa non è responsabile

Il rapporto con il territorio è il punto di partenza effettivo della maggior parte degli studi condotti dai ricercatori.

MAPS considera fondamentale il collegamento sul campo e sottolinea un aspetto relativo alle persone dall’altra parte che la progettazione del programma tende a trascurare: la maggior parte degli sperimentatori sono medici clinici in attività che svolgono anche attività di ricerca e hanno poca pazienza per le questioni amministrative. Un processo di accettazione che presuma il contrario perderà silenziosamente buone proposte a causa dello sforzo richiesto per presentarle.

MAPS descrive inoltre l’utilizzo di documenti sulle aree di interesse per preparare il personale medico sul campo a discussioni spontanee con i KOL e gli sperimentatori esterni. Ciò accade spesso ben prima che esista un programma formale per ricevere l’idea — la stessa dinamica del lavoro medico sul campo nel periodo pre-lancio, in cui le conversazioni precedono la struttura creata per supportarle. L’ACRP osserva che il personale sul campo spesso visita lo sponsor-ricercatore anche dopo l’approvazione, quindi il rapporto si protrae per tutta la durata dello studio.

Ciò che non spetta all’MSL è altrettanto chiaro. Non la decisione sul finanziamento, che spetta al comitato. Non il contratto. Non il protocollo, che spetta allo sponsor-ricercatore. Un MSL che inizia a plasmare il contenuto del protocollo ha fatto varcare all’azienda quella linea che rende lo studio, in primo luogo, di iniziativa del ricercatore.

La maggior parte di questo lavoro può essere gestita su un’unità di rete condivisa e un foglio di calcolo, e molti team lo fanno. Ciò che viene meno per primo sono solitamente la documentazione delle decisioni e la visione post-contrattuale. TikaEvidence and Studies è strutturato attorno a questi due punti: tre sezioni — studi condotti da ricercatori, studi non interventistici e di evidenza del mondo reale sponsorizzati dall’azienda, e collaborazioni di ricerca — con le sezioni non utilizzate disattivate. Il protocollo rimane un file Word e viene revisionato in Word Online. L’approvazione o il rifiuto vengono registrati nello studio con il nome del revisore e la motivazione; dopo l’approvazione finale configurata dal cliente, il file Word viene bloccato. Le tappe fondamentali, le spese e il ricercatore principale — lo stesso record HCP su cui lavora già il team sul campo — risiedono nello studio, e un identificativo ClinicalTrials.gov può essere memorizzato insieme a essi. Si tratta di un modulo opzionale, che può essere integrato all’interno di TikaMSL o affiancato a un CRM già in uso presso l’azienda.

Domande frequenti

Cosa significa IIS?

IIS sta per “studio avviato dal ricercatore”. Al plurale, gli studi avviati dal ricercatore (IIS) sono ricerche proposte e condotte da un medico o da un’istituzione esterna, con il supporto di un’azienda farmaceutica o produttrice di dispositivi medici che fornisce, ad esempio, il farmaco in studio, il dispositivo o i finanziamenti. Lo stesso accordo viene indicato anche con le sigle IIR (ricerca avviata da un ricercatore), IISR (ricerca sponsorizzata avviata da un ricercatore) o "investigator-initiated trial".

Chi sponsorizza uno studio avviato dal ricercatore?

Lo sponsor è il ricercatore o la sua istituzione, non l’azienda che fornisce il supporto. MAPS definisce la ricerca avviata dal ricercatore come una ricerca indipendente e non richiesta, in cui il ricercatore o l’istituzione fungono da sponsor. Ai sensi del 21 CFR 312.3, uno sponsor-ricercatore è la persona che avvia e conduce la ricerca.

Qual è il ruolo dell’ufficio affari medici in uno studio avviato dal ricercatore?

L’ufficio affari medici definisce le aree di interesse prima che arrivino le proposte, gestisce la raccolta e la revisione delle stesse, registra la decisione e tiene traccia delle tappe fondamentali e delle spese fino alla stesura del manoscritto. Non redige il protocollo né conduce lo studio. Il test pratico consiste nel verificare se il team sia in grado di indicare, in un dato giorno, quali studi sostenuti siano in ritardo rispetto alla tabella di marcia.

Come decide un’azienda se sostenere una proposta?

Le proposte vengono valutate in base alle aree di interesse pubblicate da un gruppo interfunzionale permanente. L’ACRP descrive tale gruppo come composto da rappresentanti dei settori affari medici, legale, conformità, ricerca e sviluppo, affari regolatori e commerciale. Il MAPS descrive un percorso in due fasi nell’ambito di presentazioni a ciclo continuo: una domanda sintetica a cui si risponde entro 45 giorni esclusivamente in base all’interesse, seguita da una domanda completa esaminata trimestralmente ai fini del finanziamento.

In che modo i pagamenti per gli studi avviati dai ricercatori sono solitamente legati al lavoro svolto?

I pagamenti seguono gli obiettivi stabiliti nel protocollo. MAPS descrive uno schema comune di quattro pagamenti a tappe: la stipula del contratto, inclusi i costi dell’IRB e di avvio; il raggiungimento del 50% delle arruolazioni; il raggiungimento del 100% delle arruolazioni o l’arruolamento dell’ultimo paziente; e la presentazione del manoscritto o della relazione finale, che comporta l’erogazione dell’ultimo 10–15% del budget. Gli studi di maggiori dimensioni sono spesso suddivisi in tappe intermedie più piccole.

La supervisione di questi studi equivale alla conduzione della sperimentazione?

No. La supervisione consiste nel monitorare le decisioni, il contratto, le tappe fondamentali, le spese e i risultati di uno studio condotto da qualcun altro. Condurre una sperimentazione clinica significa raccogliere i dati delle cartelle cliniche, monitorare i centri e preparare le richieste di autorizzazione, attività che spettano tutte allo sponsor-ricercatore. Le due attività richiedono sistemi e persone diverse.

Fonti

1. Medical Affairs Professional Society — Gurveen Saberwal, Best Practices for Managing the Life-Cycle of an Investigator Initiated Trial (2018).
2. Association of Clinical Research Professionals — Creazione di un programma di sostegno alle sovvenzioni di ricerca avviate e sponsorizzate da ricercatori (2016).
3. 21 CFR 312.3 — Definizioni e interpretazioni.