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UFFICIO EVENTI E RELATORI

Un'unica piattaforma per eventi, relatori e conformità

Pianificare gli eventi, coinvolgere i relatori, automatizzare i pagamenti e monitorare le soglie FMV. Pensata per i team commerciali e di Medical Affairs che gestiscono programmi di speakeraggio, comitati consultivi ed eventi per gli operatori sanitari.

Altoparlante e FVM immagine-1

DATI FORNITI DA AZIENDE LEADER NEL SETTORE FARMACEUTICO E DEI DISPOSITIVI MEDICI

Come TikaMSL gestisce l'intero ciclo di vita del programma per i relatori

Dalla pianificazione dell'evento al pagamento finale, con la conformità integrata in ogni fase.

1

Pianificare e organizzare gli eventi

Organizzate eventi come cene di lavoro, comitati consultivi, tour o conferenze. Assegnate i relatori, definite gli ordini del giorno e tenete traccia dello stato, da “Pianificato” a “Completato”.

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Gestione degli altoparlanti a bordo

Onboarding digitale con controlli dei precedenti, verifica della formazione, stipula del contratto e firma elettronica. Gestione di un database dei relatori consultabile e filtrabile per specializzazione, livello e stato di conformità.

3

Esecuzione e valutazione

Tenere traccia dei punteggi relativi alla partecipazione e al coinvolgimento degli operatori sanitari per area geografica. Effettuare valutazioni strutturate post-evento con scale di valutazione personalizzabili per misurare la qualità del programma.

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Fatture, pagamenti e rendiconti

Generazione di fatture con un solo clic e calcolo automatico degli onorari. I relatori possono verificare e confermare la fattura tramite un portale self-service. L’ufficio finanziario approva la fattura con una tracciabilità completa.

Panoramica del ciclo di vita dell'evento v2-1

Gestire gli eventi dall'inizio alla fine

Pianificate, realizzate e valutate ogni tipo di evento di Medical Affairs in un unico posto.

Giro di controllo

Monitoraggio dell'intero ciclo di vita

Ogni evento passa attraverso fasi ben definite – Pianificato, Confermato, Completato, Valutato – in modo che nulla vada perso.

Giro di controllo

Partecipazione e impegno degli operatori sanitari

Cercate gli operatori sanitari per territorio, tenete traccia dei partecipanti e valutate automaticamente il loro coinvolgimento.

Giro di controllo

Valutazione post-evento

Le scale di valutazione strutturate consentono di misurare la qualità dell'evento in modo coerente per l'intero programma.

Giro di controllo

Gestione dei documenti

Agende, fogli firma, diapositive e materiali con controllo delle versioni, tutto in un unico posto.

Giro di controllo

Adatto a qualsiasi tipo di evento

Cene di lavoro, comitati consultivi, grand round, conferenze: tutto personalizzabile in base alla vostra organizzazione.

Ufficio relatori e inserimento

Trovate, inserite e gestite la vostra rete di relatori senza dover effettuare calcoli manualmente.

Giro di zecca

Profili centralizzati dei relatori

Credenziali, specializzazioni, livello KOL e stato di conformità in un unico database consultabile.

Giro di zecca

Flusso di lavoro digitale per l'onboarding

Verifica dei precedenti, verifica della formazione, stipula del contratto e autorizzazione alla conformità, il tutto in un flusso di lavoro digitale semplificato.

Giro di controllo

Ricerca di altoparlanti intelligenti

Filtra per categoria, livello, disponibilità, area geografica e stato di conformità per trovare l'altoparlante giusto in pochi secondi.

Giro di controllo

Contratti e firma elettronica

Genera contratti e falli firmare elettronicamente con la firma elettronica integrata o tramite DocuSign e Dropbox Sign.

Giro di controllo

Monitoraggio della formazione e della conformità

Monitorare il completamento, le certificazioni e le scadenze di ricertificazione per evitare che un relatore non sia conforme.

Ufficio relatori e inserimento del personale

Cosa lo rende diverso: il portale self-service dedicato ai professionisti della salute.

  • I relatori esaminano e confermano (o contestano) le fatture direttamente, senza bisogno di e-mail o telefonate di risposta
  • Notifiche automatiche via e-mail quando le fatture sono pronte per la revisione
  • Monitoraggio in tempo reale dello stato dei pagamenti per i relatori
  • Sostituisce il tipico ciclo di telefonate, allegati PDF e follow-up manuali con un'esperienza self-service snella che accelera i pagamenti e riduce gli oneri amministrativi.
Fatturazione e pagamenti-1

Fatturazione e pagamenti

Assicuratevi che i relatori vengano pagati più rapidamente con meno lavoro manuale.

Giro di controllo

Fatture con un solo clic

Calcolo automatico degli onorari (ore di preparazione più ore di servizio alle tariffe contrattuali) e delle spese di viaggio per gli eventi conclusi.

Giro di controllo

Flusso di lavoro per la revisione degli operatori sanitari

I relatori confermano le fatture tramite il portale self-service sicuro, senza doverle sollecitare.

Giro di controllo

Flusso di lavoro per l'approvazione finanziaria

Il team finanziario esamina, approva o respinge, fornendo motivazioni documentate in ogni fase.

Giro di controllo

Pannello di controllo dei pagamenti

Visualizzazione in tempo reale del totale delle fatture, degli importi, dello stato di pagamento o in sospeso, delle tendenze mensili e delle attività recenti.

Giro di zecca

Esportazione in PDF

Dettagli completi della fattura con barra di avanzamento del ciclo di vita e download con un solo clic dei record.

🤖 Intelligenza alimentata dall'IA per tutti gli eventi

  • Rapporti post-evento generati automaticamente e riepiloghi approfonditi
  • Analisi del sentiment basata sull'intelligenza artificiale sui feedback degli operatori sanitari e sulle tendenze di coinvolgimento
  • Avvisi automatici per le prossime scadenze di conformità, le soglie FMV e le scadenze relative alla formazione dei relatori
  • IA agenziale in grado di compilare e inviare via e-mail i report degli eventi agli stakeholder su richiesta.
  • L'IA elimina il lavoro manuale in modo che i vostri MSL possano concentrarsi sulla scienza strategica, senza sostituire il giudizio del vostro team.

Conformità FMV e monitoraggio della spesa

Anticipate i problemi di conformità invece di scoprirli a posteriori.

Giro di controllo

Dashboard FMV in tempo reale

Le barre di avanzamento codificate a colori mostrano esattamente la posizione di ciascun relatore rispetto ai massimali annuali.

Giro di controllo

Soglie configurabili

Impostate limiti massimi annuali, trimestrali e per evento per livello (Tier 1, 2, 3): le vostre regole, i vostri limiti.

Giro di controllo

Barriere di sicurezza automatiche

Avvisi lievi all'80% del limite massimo e blocchi rigidi al 100%: in questo modo le violazioni vengono prevenute, non solo segnalate.

Giro di controllo

Gestione delle eccezioni

Richieste formali di deroga con revisione da parte del responsabile della conformità e tracciabilità completa.

Giro di controllo

Avvisi proattivi sui rischi

Identificate i diffusori a rischio prima che raggiungano una soglia, non dopo.

🔒 Conformità integrata di cui ci si può fidare

  • Ogni azione sulla piattaforma viene registrata automaticamente: chi ha fatto cosa, quando e perché.
  • Esportazione automatica dei dati relativi al Sunshine Act (CMS Open Payments) (roadmap)
  • Conformità ai requisiti di trasparenza europei dell’EFPIA (roadmap)
  • Reportistica specifica per MA, VT, CA e altri Stati (roadmap)
  • Motore di regole di conformità configurabile per FMV, frequenza delle attività e politiche di pagamento (roadmap)

Scoprite come TikaMSL semplifica i vostri programmi di speakeraggio

Come si posiziona TikaMSL

Ecco cosa cambia quando si passa da fogli di calcolo e strumenti non integrati a una piattaforma integrata:

Funzionalità

Con TikaMSL

Senza TikaMSL

Flusso di lavoro dall’evento al pagamento

Piattaforma unica, end-to-end

4-6 strumenti non integrati

Monitoraggio FMV

Dashboard in tempo reale con avvisi automatici

Audit trimestrali manuali

Revisione delle fatture HCP

Portale self-service con notifiche via e-mail

Chiamate telefoniche e allegati PDF

Traccia di controllo

Ogni azione viene registrata automaticamente

Dispersioni tra e-mail e file

Configurazione

Etichette, soglie, tipi di eventi, flussi di lavoro

Fissa o richiede modifiche da parte del fornitore

Reportistica normativa

Esportazioni automatizzate Sunshine Act / EFPIA (roadmap)

Compilazione manuale dei dati

PUNTI SALIENTI DELLA PIATTAFORMA

Infrastruttura di livello aziendale per le attività mediche

Multi-tenant SAAS-01

SaaS multi-tenant

I vostri dati sono isolati e le etichette, i flussi di lavoro e le regole aziendali sono tutti configurabili in base alla vostra organizzazione.
Accesso basato sui ruoli-01

Accesso basato sui ruoli

Ruoli MSL, RMD, P-MSL, Admin e Finance con filtraggio dei dati in base al territorio.
Mobile Ready-01

Ottimizzato per i dispositivi mobili

I team sul campo possono accedere ai dati relativi agli eventi e ai relatori tramite l'app mobile dedicata.
Integrazione aziendale-01

Integrazioni aziendali

API per l'esportazione del sistema AP, le notifiche via e-mail (SendGrid/SMTP) e la firma elettronica DocuSign.
CRM-01

È compatibile con il vostro CRM esistente

Si integra con Salesforce, Veeva e altre piattaforme CRM con sincronizzazione in tempo reale.

DOMANDE FREQUENTI

Che cos'è il software di gestione dello speaker bureau?

Il software per la gestione dello speaker bureau è una piattaforma che aiuta le aziende farmaceutiche e del settore dei dispositivi medici a gestire l'intero ciclo di vita dei programmi per i relatori: dall'identificazione e l'inserimento dei relatori HCP, allo svolgimento dell'evento e all'elaborazione dei pagamenti, fino alla rendicontazione di conformità. TikaMSL consolida questi flussi di lavoro in un'unica piattaforma con monitoraggio FMV e audit trail integrati.

In che modo TikaMSL gestisce la conformità al Fair Market Value (FMV)?

TikaMSL fornisce dashboard FMV in tempo reale che tengono traccia dei pagamenti di ciascun relatore rispetto ai massimali annuali, trimestrali e per evento configurabili. La piattaforma emette avvisi automatici all’80% della soglia e blocca i pagamenti al 100%, prevenendo le violazioni prima che si verifichino. Per i casi limite è disponibile un flusso di lavoro formale per le eccezioni con revisione da parte del responsabile della conformità.

I relatori possono controllare le proprie fatture?

Sì. TikaMSL include un portale self-service per gli operatori sanitari (HCP) in cui i relatori ricevono notifiche automatiche via e-mail quando le fatture sono pronte. Possono esaminarne i dettagli, confermare o contestare le fatture direttamente tramite il portale, eliminando il continuo scambio di telefonate e allegati via e-mail.

Quali tipi di eventi supporta TikaMSL?

TikaMSL supporta cene di lavoro, comitati consultivi, grand round, conferenze ed eventi personalizzati. Tutti i tipi di evento sono configurabili per adattarsi ai flussi di lavoro, alle etichette e ai processi di approvazione specifici della vostra organizzazione.

TikaMSL supporta la rendicontazione prevista dal Sunshine Act?

Sì. TikaMSL consente l’esportazione dei dati CMS Open Payments, report di trasparenza specifici per 8 stati (VT, MA, MN, CA, CT, NV, ME, OR), la conformità ai requisiti di trasparenza europei EFPIA, dashboard delle spese aggregate, la generazione del modulo 1099-NEC e la raccolta sicura dei moduli W-9/TIN tramite il portale dei relatori.

Come si integra TikaMSL con i sistemi CRM esistenti?

TikaMSL offre un'integrazione in tempo reale con Salesforce, Veeva e altre piattaforme CRM. Fornisce inoltre API RESTful per l'esportazione dal sistema AP, notifiche e-mail SendGrid/SMTP e flussi di lavoro di firma elettronica DocuSign.

Siete pronti a vederlo in azione?

Prenotate una visita guidata di 15 minuti e scoprite come TikaMSL può semplificare l'organizzazione dei vostri eventi, i pagamenti e la conformità.

PER TUTTI I CASI D'USO

I nostri servizi di consulenza sono personalizzati per le aziende di qualsiasi dimensione

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