TikaMedInfo
Gestione delle richieste di informazioni mediche
Tutte le richieste degli operatori sanitari in un'unica coda, con risposta basata su contenuti approvati e avvertenza di sicurezza segnalata prima dell'invio della risposta.
La gestione delle richieste di informazioni mediche consiste nel modo in cui un'azienda farmaceutica o produttrice di dispositivi medici riceve la domanda di un operatore sanitario, sceglie il percorso più appropriato e conserva una traccia delle risposte fornite. TikaMedInfo è un software IRMS (Information Request Management System) progettato proprio per questo scopo. La richiesta, la risposta, la fonte e il responsabile dell'approvazione sono tutti registrati in un unico documento.
Una richiesta di informazioni mediche è una domanda posta da un operatore sanitario in merito a un prodotto. La definizione e i canali attraverso i quali perviene sono illustrati nel glossario delle richieste di informazioni mediche.
Scelto dalle principali aziende farmaceutiche di tutto il mondo
UNA SOLA CODA
Un'unica coda per ogni modalità di ricezione delle richieste
Le richieste arrivano tramite e-mail, modulo web, telefono, team sul campo e conversazioni durante i congressi. TikaMedInfo le inserisce in un'unica coda. Il registro conserva i dati relativi a chi ha inviato la richiesta, il canale utilizzato, il prodotto, la domanda così come è stata formulata e la data.
Un MSL o un rappresentante può inserire la domanda di un operatore sanitario in quella coda direttamente dal campo. Il team di informazione medica non deve attendere l’inoltro di un’e-mail.
Come viene gestita una richiesta
L’operatore sanitario, o un membro del team sul campo, apre la richiesta.
Le regole indirizzano una domanda standard relativa all’uso autorizzato verso una risposta approvata, una domanda relativa all’uso non autorizzato alla revisione medica e un possibile evento avverso o reclamo sulla qualità del prodotto alla farmacovigilanza.
La risposta viene estratta dalla libreria dei contenuti approvati. Un revisore si occupa di ciò che non è coperto dalla libreria. Una persona la invia.
La richiesta, la risposta, la fonte e il responsabile dell’approvazione vengono registrati. I report mostrano cosa è stato chiesto e quanto tempo ci è voluto.
BIBLIOTECA
La risposta viene dalla biblioteca, poi da una persona
La maggior parte delle richieste consiste in domande a cui il team ha già risposto in precedenza. TikaMedInfo conserva le risposte standard, suddivise per versione, in modo che alle domande ricorrenti non venga assegnata una nuova formulazione ogni volta che qualcun altro si aggiunge alla coda.
L’intelligenza artificiale suggerisce una risposta attingendo da tale archivio e può redigerne una bozza. Inoltre, analizza il testo in arrivo alla ricerca di espressioni che potrebbero indicare un evento avverso o un reclamo sulla qualità del prodotto, compresa qualsiasi menzione nascosta in una nota più lunga. La segnalazione viene inoltrata alla farmacovigilanza. La persona incaricata di gestire la richiesta continua a leggerla. Il sistema non archivia la segnalazione di sicurezza e non invia autonomamente la risposta medica.
REGOLE
Regole, non una procedura diversa in ogni regione
Le fasi condizionali, le approvazioni e le escalation sono configurate in base alla procedura interna dell’azienda in materia di informazioni mediche. Gli percorsi relativi all’uso conforme, all’uso non conforme e alla sicurezza sono distinti perché così prevedono le regole, non perché chi ha aperto l’e-mail abbia deciso così sul momento.
DOVE SI TROVA
Dove si trova
Con il CRM
Le richieste sul campo possono provenire da TikaMSL. La scheda informativa medica e quella del professionista sanitario rimangono collegate. TikaMedInfo non sostituisce il CRM.
Con un database sulla sicurezza
È presente un indicatore di evento avverso da trasmettere al processo di sicurezza già in uso presso l’azienda.
Con l’operatore sanitario
Un portale e un modulo web consentono a un operatore sanitario di inviare una richiesta senza che questa venga indirizzata alla sua casella di posta personale.
È possibile individuare modelli ricorrenti nelle domande, oltre alle informazioni raccolte sul campo. Le domande ripetute relative alla stessa lacuna sono visibili in TikaInsights, anziché scomparire alla chiusura del ticket.
VALUTARE
Cosa valutare in un software per la richiesta di informazioni mediche
Ogni canale confluisce in un'unica coda, con la domanda archiviata così come è stata formulata.
Le richieste relative a uso conforme, uso non conforme e possibili eventi avversi seguono percorsi diversi.
Le risposte di routine provengono da una libreria con versioni delle risposte approvate.
Una persona esamina e invia la risposta. Il software non la invia autonomamente.
La richiesta, la risposta, la fonte e il responsabile dell’approvazione sono registrati in un unico documento.
Viene segnalata una menzione relativa alla sicurezza anche se non è presente nell’oggetto.
Il team addetto alle informazioni mediche può operare senza dover estendere l’implementazione del sistema all’intera forza vendita sul campo.
Domande che i team si pongono prima di scegliere
TikaMedInfo
Che cos'è la gestione delle richieste di informazioni mediche?
La gestione delle richieste di informazioni mediche è il processo che consiste nel ricevere una domanda su un prodotto da parte di un operatore sanitario, inoltrarla, rispondere attingendo a contenuti approvati e conservare una traccia di quanto detto. TikaMedInfo è il software dedicato a tale processo. Una definizione in linguaggio semplice della richiesta stessa è disponibile nel glossario delle richieste di informazioni mediche.
Che cos’è un software IRMS?
IRMS sta per «sistema di gestione delle richieste di informazioni». Nel settore farmaceutico è il sistema che i team di informazione medica utilizzano per ricevere, inoltrare, rispondere e documentare le richieste degli operatori sanitari. TikaMedInfo è un software IRMS pensato per questo flusso di lavoro. Non si tratta di una cartella clinica elettronica né di un sistema per le sperimentazioni cliniche.
In che modo TikaMedInfo utilizza l’intelligenza artificiale (IA)?
L’IA suggerisce una risposta attingendo dalla libreria di risposte approvate e può redigere una bozza basandosi su tali contenuti. Inoltre, segnala le formulazioni presenti nella richiesta che potrebbero indicare un evento avverso o un reclamo relativo alla qualità del prodotto. Un revisore delle informazioni mediche controlla la risposta prima che venga inviata. La segnalazione relativa alla sicurezza viene inoltrata alla farmacovigilanza. L’IA non invia la risposta né registra il caso di sicurezza.
Un MSL può inviare una richiesta?
Sì. Una domanda raccolta sul campo può essere inserita nella stessa coda di un modulo web o di un’e-mail. Il team di informazione medica opera a partire da quella coda anziché da un messaggio inoltrato.
TikaMedInfo sostituisce il CRM?
No. Gestisce le richieste di informazioni mediche. Può affiancare TikaMSL in modo che l’operatore sanitario e la richiesta siano collegati. Il CRM rimane il sistema di riferimento per la relazione.
Quali condizioni devono essere soddisfatte prima che venga inviata una risposta?
La risposta deve essere collegata a una fonte approvata, deve essere stata inviata o approvata da un revisore e il registro deve indicare chi ha posto la domanda, quale risposta è stata data e quando. Una domanda relativa a un uso off-label segue il percorso di revisione. Un possibile evento avverso viene segnalato alla farmacovigilanza prima che il team tratti la nota come una normale richiesta di informazioni.
Visualizza una richiesta, dalla domanda al record
Seleziona una richiesta reale dalla casella di posta condivisa. La guida illustra l'intero percorso della richiesta: l'instradamento, la risposta consigliata, la verifica degli eventi avversi e la documentazione che rimane dopo la chiusura della pratica.