KOL-Profilierung

Die Erstellung von KOL-Profilen umfasst die Erstellung und Pflege einer dokumentierten Übersicht über die Fachkenntnisse, Forschungsarbeiten, Funktionen und den Einfluss eines Key Opinion Leaders, damit ein Medical-Affairs-Team entscheiden kann, ob, warum und wie dieser Experte eingebunden werden soll. Ein Profil ist die Akte hinter dem Namen. Es enthält Angaben dazu, was die Person veröffentlicht und erforscht hat, wo sie praktiziert und lehrt, in welchen Ausschüssen und Gesellschaften sie tätig ist, mit wem sie zusammenarbeitet und wie sie kommuniziert. Teams erstellen Profile, nachdem sie die Experten gefunden haben und bevor sie diese einstufen oder eine Zusammenarbeit planen.

Wo die Profilerstellung ins Spiel kommt

Die Begriffe rund um Key Opinion Leaders werden oft so verwendet, als hätten sie dieselbe Bedeutung. Sie beschreiben jedoch vier separate Schritte.

Bei der Identifizierung werden die Kandidaten ermittelt, in der Regel durch die Durchsicht von Publikationen, Studienunterlagen, Kongressprogrammen und Leitliniengremien für ein bestimmtes Krankheitsgebiet. Beim Profiling wird für jeden Kandidaten, der eine genauere Betrachtung wert ist, eine Akte angelegt. Bei der KOL-Einstufung werden die profilierten Experten eingestuft und die Netzwerke zwischen ihnen abgebildet. Bei der Kontaktplanung wird festgelegt, wie das medizinische Team mit jedem einzelnen vorgehen wird, und ein MSL setzt diesen Plan um.

Jeder Schritt hängt vom vorhergehenden ab. Eine Einstufung ohne zugrunde liegendes Profil ist reine Spekulation, und ein Profil, das vor der Planung eines Besuchs niemand liest, ist vergebliche Mühe.

Was ein KOL-Profil enthält

Die Profile variieren je nach Unternehmen und Therapiebereich, enthalten jedoch meist die gleichen Arten von Informationen:

• beruflicher Hintergrund: Fachgebiet, Ausbildung, aktuelle Einrichtung und Funktionen sowie Praxisumfeld
• wissenschaftliche Arbeit: Veröffentlichungen und deren Erscheinungsorte, Rollen in klinischen Studien, Fördermittel und eingeladene Vorträge
• Einflussreiche Positionen: Leitliniengremien, Führungspositionen in Fachgesellschaften, Redaktionsbeiräte sowie Ausschüsse für Arzneimittellisten oder Behandlungswege
• Kooperationspartner: Mitautoren, Mitforscher und die Einrichtungen, mit denen sie am häufigsten zusammenarbeiten
• Online-Präsenz: ob der Experte auch ein digitaler Meinungsführer ist, worüber er Beiträge veröffentlicht und wer darauf reagiert
• Wissenschaftliche Interessen: Die Fragen, mit denen sich der Experte beschäftigt oder die er aufgeworfen hat, nach Möglichkeit in seinen eigenen Worten
• Vergangenheit in Bezug auf das Unternehmen: frühere Interaktionen, Beratungsfunktionen und vertraglich vereinbarte Tätigkeiten

Jeder Eintrag sollte mit seiner Quelle und dem Datum der Überprüfung versehen sein. Ein Experte, der im letzten Jahr die Einrichtung gewechselt hat oder dessen letzte Studie vor fünf Jahren abgeschlossen wurde, kann in einem alten Profil ganz anders wirken als heute.

Worauf ein Profil nicht ausgerichtet sein sollte

Ein für den Bereich Medical Affairs erstelltes Profil beschreibt die wissenschaftliche Stellung. Es sollte nicht dazu verwendet werden, Experten für bezahlte Tätigkeiten danach auszuwählen, wie viel sie verschreiben. Die „Special Fraud Alert“ des HHS Office of Inspector General aus dem Jahr 2020 zu Referentenprogrammen führt die Auswahl von medizinischen Fachkräften auf der Grundlage vergangener oder erwarteter Einnahmen aus deren Verschreibungsverhalten – einschließlich einer Return-on-Investment-Analyse – als eines der Anzeichen für ein verdächtiges Programm auf.

Der PhRMA-Kodex weist in die entgegengesetzte Richtung. Er besagt, dass die Kriterien für die Auswahl eines Beraters in direktem Zusammenhang mit dem Zweck der Tätigkeit stehen sollten und dass die auswählenden Personen über das Fachwissen verfügen müssen, um zu beurteilen, ob ein medizinischer Fachmann diese Kriterien erfüllt. Ein Profil, das die Fachkompetenz dokumentiert, ist der Nachweis eines Teams, dass dieser Standard erfüllt wurde. Es dient zudem als Grundlage für die Einstufung, die den fairen Marktwert des Experten festlegt.

Profile enthalten zudem personenbezogene Daten. Datenschutzgesetze wie die DSGVO in Europa regeln, welche Daten erhoben werden, wie lange sie aufbewahrt werden und wer Zugriff darauf hat; daher sollte das Profil nur die Informationen enthalten, die das Team benötigt, und nicht mehr.

Profile auf dem neuesten Stand halten

Einflussveränderungen. Die Veröffentlichung neuer Studienergebnisse, die Mitwirkung an der Erstellung von Leitlinien oder der Wechsel zu einer neuen Einrichtung können das Ansehen eines Experten innerhalb weniger Monate steigern, während andere sich aus der Forschung zurückziehen. Teams, die Profile nur einmal erstellen und nie wieder überarbeiten, planen ihre Besuche letztendlich anhand einer veralteten Liste. Die meisten aktualisieren Profile nach einem festen Zeitplan und immer dann, wenn ein MSL nach einem Treffen eine Änderung meldet.

Ein Großteil des Rohmaterials ist öffentlich zugänglich, jedoch über Fachzeitschriften, Studienregister, Kongressprogramme und soziale Plattformen verstreut. Die KOL-Identifizierung von TikaMobile vereint den Hintergrund, die Veröffentlichungen, Studien, Vorträge, Fördermittel, Kooperationsnetzwerke und Social-Media-Aktivitäten eines Experten in einem Profil.

Häufig gestellte Fragen

Was ist KOL-Profilierung?

KOL-Profiling ist die Erstellung einer dokumentierten Übersicht über das Fachwissen, die Forschungsarbeit, die Funktionen, die Kooperationspartner und die Online-Präsenz eines Key Opinion Leaders, einschließlich Quellenangaben und Datumsangaben. Medical-Affairs-Teams nutzen das Profil, um zu entscheiden, ob und wie sie den Experten einbinden.

Was ist der Unterschied zwischen KOL-Profiling und KOL-Mapping?

Beim Profiling wird eine Dokumentation für einen einzelnen Experten erstellt. Beim Mapping werden viele profilierte Experten betrachtet, um aufzuzeigen, wie sie miteinander verbunden sind und wie Einfluss zwischen ihnen fließt; dies geht in der Regel mit einer Einstufung einher, bei der Experten nach ihrem Einfluss bewertet werden.

Welche Informationen fließen in ein KOL-Profil ein?

Fachgebiet, Ausbildung und Einrichtung; Veröffentlichungen, Rollen in klinischen Studien, Fördermittel und Vorträge; Positionen in Leitlinien, Fachgesellschaften und Redaktionen; Kooperationspartner; Online-Präsenz; wissenschaftliche Interessen; sowie die bisherige Zusammenarbeit des Experten mit dem Unternehmen. Zu jedem Punkt sollten die Quelle und das Datum der Überprüfung angegeben werden.

Können Verschreibungsdaten bei der Erstellung von KOL-Profilen verwendet werden?

Die Auswahl von medizinischen Fachkräften für bezahlte Tätigkeiten auf der Grundlage ihrer Verschreibungsdaten stellt ein Compliance-Risiko dar. Der „Special Fraud Alert“ der OIG aus dem Jahr 2020 führt die Auswahl auf der Grundlage vergangener oder erwarteter Einnahmen als verdächtiges Merkmal von Referentenprogrammen auf. Profile im Bereich Medical Affairs sollten auf wissenschaftlicher Expertise beruhen.

Wenn Ihr Team KOL-Profile in Präsentationen und Tabellen führt, können wir gemeinsam mit Experten aus Ihrem eigenen Therapiebereich durchgehen, wie ein solches Profil aussehen sollte.

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Quellen

1. US-Gesundheitsministerium, Office of Inspector General. „Special Fraud Alert: Speaker Programs“. 16. November 2020.
2. PhRMA. Kodex für den Umgang mit Fachkräften im Gesundheitswesen. Gültig ab 1. Januar 2022. Abschnitt 6.