Wissenschaftliche Antwortdokumente: Was sie enthalten und wie Teams sie auf dem neuesten Stand halten

Ein Onkologe schickt Ihnen per E-Mail medizinische Informationen und fragt, ob es Daten zur Anwendung Ihres Produkts bei Patienten mit mäßiger Leberfunktionsstörung gibt. Die Packungsbeilage enthält dazu kaum Angaben. Ein Facharzt durchsucht das gemeinsame Laufwerk und findet drei Dokumente, die diese Frage zu beantworten scheinen: eines aus dem Jahr 2022, eines mit der Kennzeichnung „Entwurf v4“ und eines, das für die europäische Tochtergesellschaft verfasst wurde. In keinem davon ist angegeben, wer es genehmigt hat.

Genau dieses Problem sollen wissenschaftliche Antwortdokumente lösen. Ein wissenschaftliches Antwortdokument (Scientific Response Document, SRD) ist die schriftliche, nicht werbliche und evidenzbasierte Antwort, die ein medizinisches Informationsteam versendet, wenn ein medizinischer Fachmann eine unaufgeforderte Frage zu einem Produkt stellt – meist zu Informationen, die über die zugelassene Produktinformation hinausgehen. Dieser Beitrag behandelt, was ein SRD enthält, wie es sich von einer Standard- oder individuellen Antwort unterscheidet, wer es überprüft und wie Teams eine Bibliothek solcher Dokumente auf dem neuesten Stand halten.

Was ein wissenschaftliches Antwortdokument ist und welche Regeln dafür gelten

Eine Anfrage nach medizinischen Informationen wird zu einem SRD, wenn die Antwort mehr als einen Satz aus der Packungsbeilage erfordert. Die Anfrage muss unaufgefordert sein, d. h., der medizinische Fachangestellte hat von sich aus gefragt, und niemand im Unternehmen hat ihn dazu veranlasst. Diese Unterscheidung ist für die regulatorische Bewertung von entscheidender Bedeutung. Ein Unternehmen, das freiwillig Off-Label-Daten bereitstellt, betreibt Werbung. Ein Unternehmen, das eine konkrete, ihm gestellte Frage in angemessener Weise beantwortet, tut dies im Allgemeinen nicht. Der Glossareintrag zur Definition einer medizinischen Informationsanfrage behandelt die Seite der Anfrage ausführlicher.

In den Vereinigten Staaten dient als Bezugspunkt der im Dezember 2011 veröffentlichte und nach wie vor als Entwurf geführte Leitfadenentwurf der FDA mit dem Titel „Responding to Unsolicited Requests for Off-Label Information About Prescription Drugs and Medical Devices“(Beantwortung unaufgeforderter Anfragen nach Off-Label-Informationen zu verschreibungspflichtigen Arzneimitteln und Medizinprodukten). Für eine private, individuelle Anfrage wird darin empfohlen, dass die Antwort:

1. nur an die Person gerichtet sein, die die Anfrage gestellt hat;
2. nur die konkrete Frage beantwortet, gegebenenfalls eingegrenzt, falls die Frage zu weit gefasst war;
3. wahrheitsgemäß, nicht irreführend, genau und ausgewogen ist und auch Daten enthält, die Zweifel an der Anwendung aufkommen lassen;
4. einen wissenschaftlichen Ton hat und nicht zusammen mit Werbematerial versendet wird;
5. von medizinischem oder wissenschaftlichem Personal verfasst wird, ohne dass der Vertrieb oder das Marketing Einfluss auf den Inhalt nimmt;
6. wird zusammen mit der Produktkennzeichnung versandt, einem deutlich hervorgehobenen Hinweis darauf, dass die FDA die Anwendung nicht genehmigt oder freigegeben hat, den zugelassenen Indikationen, wichtigen Sicherheitsinformationen einschließlich etwaiger Warnhinweise im Kasten sowie einer vollständigen Literaturliste;
7. enthält Aufzeichnungen darüber, was gefragt wurde, von wem, was versandt wurde und welche Folgemaßnahmen ergriffen wurden.

Punkt zwei bestimmt, wie SRDs verfasst werden. Eine Antwort zum Medikament X bei schwangeren Patientinnen mit Diabetes sollte sich auf diese Frage beschränken, heißt es in der Leitlinie, sollte jedoch dennoch relevante Risiken offenlegen, die bei anderen Bevölkerungsgruppen beobachtet wurden. Eine SRD-Bibliothek besteht daher in der Regel aus vielen spezifischen Dokumenten statt aus wenigen allgemeinen.

Standardantwort, maßgeschneiderte Antwort und wo das SRD hingehört

Teams verwenden diese Begriffe recht locker, daher ist es hilfreich, sie genau zu definieren. Ein Standardantwortdokument ist eine Antwort, die die medizinische Abteilung bereits genehmigt hat und in einer Bibliothek für immer wiederkehrende Fragen aufbewahrt. Viele Teams verwenden die Begriffe „SRD“ für „Standardantwortdokument“ und „wissenschaftliches Antwortdokument“ synonym. Eine maßgeschneiderte Antwort wird für eine Frage verfasst, die durch kein genehmigtes Dokument abgedeckt ist, und anschließend vor dem Versand geprüft. Wenn dieselbe maßgeschneiderte Frage immer wieder gestellt wird, wird sie in der Regel zu einer neuen Standardantwort.

Fragen zur indikationskonformen Anwendung werden oft anhand kurzer Standardbriefe beantwortet, die auf der Fachinformation basieren. Das vollständige wissenschaftliche Antwortdokument mit seinen Suchmethoden und Ergebnissen ist meist für Fragen zur indikationsüberschreitenden Anwendung reserviert, bei denen die Zusammenfassung der Evidenz im Mittelpunkt steht. Die Mischung variiert je nach Produkt und danach, inwieweit die Fachinformation die klinische Frage bereits beantwortet.

Was gehört in ein wissenschaftliches Antwortdokument?

Im Jahr 2020 veröffentlichten Mitglieder von phactMI, einem Zusammenschluss medizinischer Informationsgruppen von Pharmaunternehmen, in der Fachzeitschrift „Therapeutic Innovation & Regulatory Science“ vorgeschlagene Best-Practice-Leitlinien für wissenschaftliche Antwortdokumente. Ihre Begründung war, dass ein SRD die Literatur zur Beantwortung einer bestimmten Frage auswertet, was es einer kleinen systematischen Übersichtsarbeit nahebringt. Daher übernahmen sie die Abschnitte einer systematischen Übersichtsarbeit:

• Ein Titel, der die unaufgeforderte Anfrage wiedergibt.
• Eine strukturierte Zusammenfassung, die die Rolle eines Abstracts übernimmt.
• Zugelassene Indikationen, etwaige Warnhinweise in Kästchen und Hintergrundinformationen, sofern hilfreich, als Einleitung.
• Angaben dazu, wie die Literaturrecherche durchgeführt und wie die Studien ausgewählt wurden, als Methodik.
• Eine Zusammenfassung der Daten aus klinischen Studien, Metaanalysen, Fallberichten oder Real-World-Evidence als Ergebnisse.
• Behandlungsleitlinien, sofern vorhanden, als Diskussion.
• Literaturverzeichnis.

Die Autoren weisen darauf hin, dass nicht jedes Element in jedes Dokument gehört, da manche Fragen diese nicht erfordern. Der Abschnitt zu den Suchmethoden lässt sich unter Termindruck leicht überspringen, beantwortet jedoch die erste Frage eines Gutachters: Woher wissen wir, dass dies das Gesamtbild ist und nicht nur die vorteilhafte Hälfte? Die Erfassung der Datenbanken, Daten und Suchbegriffe beschleunigt zudem die nächste Aktualisierung, da derjenige, der das Dokument überarbeitet, dieselbe Suche erneut durchführen kann.

Wer überprüft ein SRD und wie oft?

Ein Fachmann für medizinische Informationen verfasst in der Regel das SRD, und medizinische Gutachter genehmigen es gemäß dem unternehmensinternen Verfahren, wobei bei Bedarf rechtliche oder behördliche Aspekte einfließen. Für ein Audit ist es entscheidend, dass der Genehmigende und die Version im Dokument vermerkt sind, damit das Team nachweisen kann, welche Version an wen und zu welchem Datum gesendet wurde.

Was die Häufigkeit betrifft, so berichtete eine Branchenstudie von Cutting Edge Information aus dem Jahr 2013, dass die meisten medizinischen Informationsteams ihre Standardantwortdokumente jährlich überprüfen und aktualisieren, wobei einige dies vierteljährlich oder noch häufiger tun. Da die Studie aus dem Jahr 2013 stammt, sollte sie eher als Anhaltspunkt denn als aktueller Maßstab betrachtet werden. Der Nachteil eines festen Zyklus besteht darin, dass neue Erkenntnisse nicht nach einem festen Zeitplan eintreffen. Eine Änderung der Produktkennzeichnung, eine neue Sicherheitsmitteilung, eine Aktualisierung von Leitlinien oder die Veröffentlichung einer Vergleichsstudie sollte eine Überprüfung aller betroffenen Dokumente auslösen, unabhängig vom Kalender.

Die Speicherung ist ebenso wichtig wie der Rhythmus. Eine 2009 durchgeführte Umfrage zu globalen medizinischen Informationsfunktionen, die bei einem DIA-Workshop zur medizinischen Kommunikation von einem Stipendiaten der Rutgers-Universität aus der Pharmaindustrie vorgestellt wurde, kam zu dem Schluss, dass Standardantwortdokumente ein zentrales Repository und einen offiziellen Überprüfungsprozess für die darin aufgenommenen Inhalte benötigen. Die Stichprobe war mit neun Unternehmen zwar klein, doch die Schlussfolgerung deckt sich mit der Suche nach Leberfunktionsstörungen am Anfang dieses Beitrags. Drei plausible Versionen in einem gemeinsamen Laufwerk – so sieht es aus, wenn kein Repository vorhanden ist.

Die Antwort auf die fragende Person abstimmen

Dieselbe Frage kann unterschiedliche Antworten erfordern. Eine DIA-2020-Sitzung zu Antworten auf medizinische Anfragen, die vom Leiter für Forschung und Publikationen bei phactMI geleitet wurde, führte Onkologie-Pflegekräfte als Beispiel an. Sie stehen an vorderster Front bei Therapieentscheidungen und der Patientenbetreuung, und eine Antwort, die für einen verschreibenden Onkologen verfasst wurde, entspricht möglicherweise nicht ihren Bedürfnissen. In derselben Sitzung wurden auch strukturiertes Verfassen und die Wiederverwendung von Inhalten behandelt – so sorgen größere Teams dafür, dass mehrere Zielgruppenversionen einer Antwort konsistent bleiben.

In der Praxis bedeutet dies, dass die Bibliothek die Evidenz einmalig hinterlegt und die Varianten darauf zurückgreifen. Wenn sich die zugrunde liegenden Daten ändern, werden alle darauf basierenden Versionen gemeinsam überprüft. Teams, die Zielgruppenversionen als separate Dateien führen, stellen bei der nächsten Überprüfung häufig fest, dass die Version für Apotheker aktualisiert wurde, die für Pflegekräfte jedoch nicht.

Wo SRDs im Anfragearbeitsablauf angesiedelt sind

Eine SRD-Bibliothek ist nur dann hilfreich, wenn die Anfrage sie erreicht. In einem typischen Workflow für medizinische Informationsanfragen geht die Frage ein, wird mit dem Fragesteller und dem Kanal protokolliert und weitergeleitet: bei „On-Label“-Anfragen an eine genehmigte Antwort, bei „Off-Label“-Anfragen an die medizinische Überprüfung und bei jeder Erwähnung eines möglichen unerwünschten Ereignisses oder einer Beschwerde zur Produktqualität an die Pharmakovigilanz. Erst dann wählt jemand die Antwort aus oder verfasst sie. Befinden sich der Anfrage- und der Antwortdatensatz an unterschiedlichen Orten, bricht der Prüfpfad genau an dieser Stelle ab.

TikaMedInfo ist das Produkt von TikaMobile zur Verwaltung medizinischer Informationsanfragen, und die SRD-Bibliothek ist Teil davon. Anfragen per E-Mail, Webformular, Telefon und aus dem Außendienst landen in einer Warteschlange und werden anhand von Regeln, die durch die unternehmensinternen Verfahren festgelegt sind, weitergeleitet. Standardantworten werden in einer Standardantwortbibliothek versioniert. KI kann eine Antwort aus dieser Bibliothek empfehlen und anhand der genehmigten Inhalte einen Entwurf erstellen. Außerdem überprüft sie den eingehenden Text auf Formulierungen, die auf ein unerwünschtes Ereignis oder eine Beschwerde zur Produktqualität hindeuten könnten – einschließlich einer Erwähnung, die mitten in der E-Mail versteckt ist – und kennzeichnet diese für den Sicherheitsprozess, den das Unternehmen bereits betreibt. Eine Person liest die Anfrage weiterhin und versendet die Antwort. Die Anfrage, die Antwort, ihre Quelle und der Genehmigende werden in einem Datensatz erfasst. TikaMedInfo ist ein eigenständiges Produkt und kann neben Veeva oder Salesforce eingesetzt werden.

Software schreibt keine wissenschaftlichen Texte. Ein SRD ist nur so gut wie die Literaturrecherche und das medizinische Urteilsvermögen, das dahinter steht, und ein Team mit einem disziplinierten Überprüfungsprozess und einem gut geführten Dokumentenmanagementsystem kann auch ohne spezielles Tool eine solide Bibliothek betreiben. Was ein Anfragesystem hinzufügt, ist die Verknüpfung zwischen der eingegangenen Frage und der ausgegebenen Version.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein wissenschaftliches Antwortdokument?

Ein wissenschaftliches Antwortdokument ist eine schriftliche, nicht werbliche, evidenzbasierte Antwort, die das medizinische Informationsteam eines Pharma- oder Medizinprodukteunternehmens an einen Angehörigen der Gesundheitsberufe als Antwort auf eine unaufgeforderte Frage sendet. Es enthält meist Informationen, die über die zugelassene Produktinformation hinausgehen, fasst die relevante Literatur ausgewogen zusammen und enthält Literaturangaben.

Was ist der Unterschied zwischen einer Standardantwort und einer individuellen Antwort?

Eine Standardantwort ist ein Dokument, das von der medizinischen Abteilung bereits geprüft und genehmigt wurde und in einer Datenbank gespeichert ist, um wiederholt auftretende Fragen zu beantworten. Eine maßgeschneiderte Antwort wird für eine Frage verfasst, die durch kein genehmigtes Dokument abgedeckt ist, und vor dem Versand geprüft. Eine maßgeschneiderte Antwort auf eine immer wiederkehrende Frage wird in der Regel in eine neue Standardantwort umgewandelt.

Welche Abschnitte sollte ein wissenschaftliches Antwortdokument enthalten?

Ein Konsenspapier von phactMI aus dem Jahr 2020 empfiehlt Abschnitte, die an systematische Übersichtsarbeiten angelehnt sind: einen Titel, der die Frage wiedergibt, eine strukturierte Zusammenfassung, genehmigte Indikationen und Hintergrundinformationen, Methoden der Literaturrecherche, Ergebnisse aus Studien und anderen Belegen, Behandlungsleitlinien, sofern verfügbar, sowie Literaturangaben. Nicht jedes Element ist für jede Frage erforderlich.

Wie oft sollten Standardantwortdokumente überprüft werden?

Eine Studie von Cutting Edge Information aus dem Jahr 2013 ergab, dass eine jährliche Überprüfung die gängigste Praxis unter medizinischen Informationsteams ist. Die meisten Teams überprüfen ein Dokument auch außerhalb dieses Zyklus, wenn eine Änderung der Produktbeschreibung, eine Sicherheitsmitteilung, eine Aktualisierung von Leitlinien oder eine relevante neue Studie Auswirkungen darauf hat.

Können Vertrieb oder Marketing zu einer wissenschaftlichen Antwort beitragen?

Der Leitlinienentwurf der FDA vom Dezember 2011 zu unaufgeforderten Anfragen empfiehlt, dass Antworten von medizinischem oder wissenschaftlichem Personal verfasst werden und dass Vertrieb und Marketing keinen Einfluss auf deren Inhalt haben. Der Vertrieb kann eine unaufgeforderte Frage an die medizinische Informationsabteilung weiterleiten, doch die Antwort stammt aus dem medizinischen Bereich.

Vor dem nächsten Überprüfungszyklus

Wählen Sie die fünf Fragen aus, die Ihr Team im letzten Quartal am häufigsten beantwortet hat, und suchen Sie die jeweils versandten Dokumente heraus. Überprüfen Sie, ob jedes Dokument eine Versionsnummer, einen Genehmiger, ein Überprüfungsdatum und eine Suchmethode enthält, die jemand erneut anwenden könnte. Wenn es bei einer der fünf Fragen länger als ein paar Minuten dauert, sie aufzufinden, muss an der Dokumentenbibliothek gearbeitet werden. Wenn Sie sehen möchten, wie eine Anfrage, die genehmigte Antwort und der Genehmigende in einem Datensatz dargestellt werden, können wir dies anhand einer Frage durchgehen, die Ihr Team derzeit bearbeitet.

Buchen Sie eine 20-minütige Einweisung →

Weiterführende Lektüre: Welche Rolle spielen medizinische Informationen in der Pharmabranche?

Quellen

1. US-amerikanische Lebensmittel- und Arzneimittelbehörde (FDA). Beantwortung unaufgeforderter Anfragen nach Off-Label-Informationen zu verschreibungspflichtigen Arzneimitteln und Medizinprodukten. Leitlinienentwurf, Dezember 2011.
2. Hermes-DeSantis ER, Johnson RM, Redlich A, et al. Vorgeschlagene Best-Practice-Leitlinien für wissenschaftliche Antwortdokumente: Eine Konsenserklärung von phactMI. Therapeutic Innovation & Regulatory Science, 2020.
3. DIA. Best Practices bei der Erstellung von Antworten auf medizinische Informationsanfragen. DIA 2020 Global Annual Meeting, 18. Juni 2020.
4. Cutting Edge Information, über Business Wire. Führende Pharmaunternehmen aktualisieren ihre Standardantwortdokumente jährlich. 16. Januar 2013.
5. Meyers SL, Manganaro J, Nadal J. Bewertung der globalen medizinischen Informationsfunktion von Pharmaunternehmen. Vorgestellt auf dem 20. jährlichen DIA-Workshop zur medizinischen Kommunikation, März 2009.