Um programa de palestras é encerrado, o departamento financeiro paga os honorários e o recibo da refeição é arquivado em uma pasta junto com a folha de presença. No mês de março seguinte, essa pasta deve ser transformada em linhas no sistema “Open Payments” do CMS. As linhas são um objeto distinto da nota fiscal. Cada destinatário abrangido e cada tipo de valor que essa pessoa recebeu constituem uma linha separada.
A prestação de contas prevista na Lei Sunshine é uma exigência federal, administrada pela CMS por meio do programa Open Payments, segundo a qual os fabricantes de medicamentos, dispositivos, produtos biológicos e suprimentos médicos devem relatar determinados pagamentos e outras transferências de valor a destinatários abrangidos. Para um programa de palestrantes da empresa, isso geralmente significa os honorários da palestra, a refeição e quaisquer despesas de viagem ou hospedagem pagas pela empresa, cada uma vinculada a uma pessoa e, quando aplicável, a um produto. Esta postagem trata dos registros que um programa deve manter para que o arquivo anual possa ser elaborado. A estrutura do próprio programa, a finalidade, o palestrante, o local e a remuneração são abordados nos programas de palestrantes farmacêuticos.
Resposta rápida: o Open Payments exige uma linha para cada transferência passível de declaração proveniente de um programa de palestrantes: os honorários de palestra em sua própria categoria de natureza do pagamento, alimentos e bebidas para cada destinatário abrangido que recebeu a refeição e despesas de viagem ou hospedagem quando a empresa as pagou separadamente. Para pagamentos efetuados em 2026, uma transferência inferior a US$ 13,82 é excluída, a menos que os pagamentos dessa pessoa no ano ultrapassem US$ 138,13; nesse caso, os valores menores também são declarados. O prazo para envio é 31 de março do ano seguinte, e o arquivo só é considerado declarado após um funcionário autorizado atestá-lo.
Quem declara e sobre quem
Os fabricantes abrangidos devem declarar. O mesmo vale para as organizações de compras em grupo abrangidas. Os destinatários que incluem um programa de palestrantes no arquivo são os destinatários abrangidos presentes na sala e constantes no contrato.
Os destinatários abrangidos são médicos e hospitais universitários. A partir do ano do programa de 2021, o CMS também considera assistentes médicos, enfermeiros de prática avançada, enfermeiros clínicos especialistas, enfermeiros anestesistas registrados e certificados e parteiras certificadas como destinatários abrangidos. Um enfermeiro de prática avançada que participe do jantar e consuma a refeição deve ser incluído nas linhas de alimentos e bebidas. Um representante de vendas que toma a mesma refeição não se enquadra. Funcionários não são destinatários abrangidos, e incluí-los na contagem total faz com que o valor da refeição por pessoa seja calculado com base no denominador errado.
A identidade que o CMS espera é a que consta no Sistema Nacional de Enumeração de Planos e Prestadores (NPI): nome legal, NPI, especialidade, endereço comercial e número da licença estadual. Um registro de presença com a indicação “Dr. Patel, oncologia” não preencherá esses campos em março. O NPI precisa ser registrado enquanto a pessoa estiver presente ou comparado com uma lista atualizada na mesma semana, enquanto ainda for possível distinguir dois médicos com nomes semelhantes.
As transferências geradas por um programa de palestras
Um único jantar pode gerar várias transferências passíveis de declaração, e elas não compartilham uma categoria de natureza de pagamento.
Os honorários de palestrante são o pagamento à pessoa que fez a apresentação. O CMS afirmou que um pagamento por palestra promocional pode ser declarado como remuneração por serviços que não sejam de consultoria, ou como honorários, dependendo dos fatos, e que a empresa pode explicar a escolha em seu documento de premissas. A remuneração por atuar como docente ou palestrante em um programa de educação médica constitui uma categoria separada. Um programa da empresa, no qual a empresa escolhe o palestrante e controla o material da apresentação, é o caso promocional. Um curso credenciado que a empresa financia sem determinar quem será o palestrante segue um conjunto diferente de regras, e o CMS afirmou que um pagamento irrestrito a um provedor de educação continuada não é um pagamento indireto apenas porque o provedor posteriormente paga um palestrante.
A refeição é composta por alimentos e bebidas. Ela é relatada aos destinatários abrangidos que a receberam e não faz parte dos honorários de palestra. Viagem e hospedagem, quando a empresa as paga como transferências próprias, são classificadas nas categorias de viagem e hospedagem. Um contrato que paga um valor único e denomina o montante total como honorários de palestra deve indicar isso na declaração de premissas, para que o método fique registrado caso um beneficiário conteste a transação nove meses depois.
Se um fornecedor pagar ao palestrante porque a empresa exigiu ou determinou esse pagamento, a empresa ainda tem a obrigação de declarar. O fato de o cheque ser repassado fora do sistema de contas a pagar da empresa não exclui o pagamento do Open Payments.
O que o arquivo de março não consegue reconstruir
Os registros de pagamentos gerais solicitam o valor, a data, a forma de pagamento e a natureza. Eles solicitam o medicamento, dispositivo, produto biológico ou material médico coberto relacionado, quando o programa tiver um. Eles perguntam quantos pagamentos a linha representa. Se o beneficiário coberto repassou o dinheiro a outra pessoa, o registro indica esse terceiro.
Nenhum desses campos pode ser inventado a partir de um convite de calendário. A data do programa e a data do pagamento costumam ser diferentes, e o arquivo precisa da data da transferência. O produto discutido naquela noite precisa ser registrado na hora, inclusive no caso de uma palestra que tenha sido apresentada como educação sobre o quadro clínico, mas que ainda assim tenha se concentrado em um produto coberto. Um programa sem produto relacionado deve ser marcado dessa forma propositalmente, para que março não se torne um exercício de adivinhação sobre a qual marca pertencia a apresentação de slides.
Esse mesmo arquivo do evento é o que um auditor solicita quando a questão é se o programa foi um evento educacional genuíno. Como essa estrutura é avaliada, de acordo com o Alerta Especial de Fraude de 2020 do OIG e o Código da PhRMA, é o tema da postagem sobre programas de palestrantes. O limite máximo do que o palestrante pode receber e o motivo pelo qual uma auditoria trimestral detecta a violação após a transferência do dinheiro são abordados no monitoramento do valor justo de mercado (FMV) pelas agências de palestrantes. O Open Payments não define a taxa de valor justo de mercado. Ele apenas relata o pagamento que foi efetuado.
Por que uma refeição modesta ainda acaba constando no registro
O CMS ajusta dois limites anualmente com base no índice de preços ao consumidor. Para transferências realizadas de 1º de janeiro de 2026 a 31 de dezembro de 2026, um pagamento inferior a US$ 13,82 é excluído da declaração. A exclusão deixa de vigorar se o total transferido para, solicitado por ou designado em nome desse destinatário coberto durante o ano exceder US$ 138,13. Uma vez ultrapassado o total anual, os pagamentos inferiores a US$ 13,82 são relatados juntamente com os demais. Ambos os valores constam na página de coleta de dados do CMS e se aplicam apenas às atividades de 2026. Os limites para 2025 eram de US$ 13,46 e US$ 134,54. Os valores para 2027, já divulgados, são de US$ 14,31 e US$ 143,01.
É por isso que não se pode ignorar um jantar modesto. Quando o valor for dividido entre as pessoas que o consumiram, a refeição pode ficar abaixo de US$ 13,82 para cada beneficiário coberto. Os honorários de palestra pagos a um desses médicos em outubro podem fazer com que todas as refeições anteriores dessa pessoa sejam incluídas no relatório. Uma equipe que excluir do sistema, em fevereiro, as refeições abaixo do limite não as terá em novembro, quando o total anual ultrapassar o limite estabelecido pela regra. A refeição e a remuneração devem permanecer atribuídas à mesma pessoa durante todo o ano.
Traga um programa deste trimestre. Vinte minutos são suficientes para ver o palestrante, a refeição e o pagamento no mesmo registro.
Agende uma demonstração de 20 minutos →
Quando o arquivo deve ser entregue e quando ele é contabilizado
As entidades relatantes enviam os dados do ano civil anterior ao Open Payments até 31 de março. O tutorial da CMS de janeiro de 2026 para entidades relatantes indica 31 de março de 2026 como data de envio para os pagamentos de 2025 e 30 de junho de 2026 como data de publicação, e marca essas datas como previstas. O envio e o atestado não são a mesma etapa. O CMS considera o relatório concluído quando um funcionário autorizado atesta a pontualidade, a precisão e a integridade de tudo o que foi enviado para aquele ano do programa. Um envio que não foi atestado por ninguém não é considerado um relatório registrado, e um atestado atrasado pode acarretar multas civis.
Os beneficiários abrangidos podem revisar os dados e contestar um item. O prazo para revisão começa em abril, e as contestações devem ser resolvidas a tempo para que a correção apareça na publicação de junho. Alterar um registro após o atestado — seja um campo, um atraso na publicação ou uma exclusão — exige que a empresa faça um novo atestado. A declaração de premissas, uma nota de texto livre enviada junto com a certificação, é o local para explicar como as refeições foram avaliadas ou por que um pagamento por palestra foi codificado em uma determinada categoria. O CMS não publica essa declaração.
O que o arquivo federal não substitui
Alguns estados mantêm seus próprios limites para presentes a profissionais da saúde ou seus próprios relatórios de transparência, com limites e prazos diferentes. Um envio completo ao Open Payments não atende a esses requisitos. Na Europa, as transferências para profissionais de saúde são divulgadas de acordo com o Código de Divulgação da EFPIA, que indica diferentes destinatários e segue um calendário distinto. Um calendário de conformidade que contenha apenas a data do CMS não atende a nenhum dos dois requisitos.
Onde o software de agência de palestrantes se encaixa
O software de agência de palestrantes é onde o programa, o palestrante e o pagamento podem ser registrados em um único registro enquanto o ano ainda está em aberto. O TikaSpeaker Bureau é o sistema da TikaMobile para os programas que uma empresa realiza, incluindo programas de jantar, conselhos consultivos e sessões clínicas. Um programa passa das etapas de planejado, confirmado, concluído e avaliado. O contrato, o treinamento e as credenciais do palestrante ficam registrados no perfil do próprio palestrante. A participação é registrada no perfil do próprio profissional de saúde. Um evento concluído calcula os honorários com base nas horas de preparação, horas de serviço e despesas de viagem. O palestrante confirma a fatura, e o departamento financeiro a aprova de acordo com o limite estabelecido.
Os limites podem ser definidos anualmente, trimestralmente e por evento, por nível. A plataforma emite um aviso quando se atinge 80% do limite e bloqueia o pagamento ao atingir 100%. Ultrapassar o limite exige uma exceção que é analisada pela equipe de conformidade. Alterações em um evento, contrato, fatura ou exceção são registradas com o nome da pessoa e a data e hora. O sistema funciona de forma independente ou em conjunto com o CRM que a empresa já possui, incluindo Veeva ou Salesforce.
Uma limitação deve ser mencionada no mesmo parágrafo que os recursos. A exportação automatizada do CMS Open Payments, os arquivos de divulgação da EFPIA e os relatórios estaduais de transparência ainda não estão incluídos no produto. O registro do pagamento está disponível, com a pessoa, o programa, o valor e a verificação do limite. O envio da documentação ainda segue o processo que a empresa utiliza atualmente. Não planeje um envio de divulgação com base em uma exportação do TikaSpeaker Bureau até que essa exportação esteja disponível.
Perguntas frequentes
O que a legislação Sunshine Act exige de um programa de palestrantes?
Os fabricantes abrangidos devem relatar pagamentos e outras transferências de valor feitas a destinatários abrangidos. Em um programa de palestrantes, isso geralmente inclui os honorários pela palestra, alimentos e bebidas fornecidos aos destinatários abrangidos que participaram, além de despesas de viagem ou hospedagem pagas pela empresa. Cada transferência precisa conter as informações de identificação do destinatário, o valor, a data, a natureza do pagamento e o produto abrangido relacionado, quando houver. O CMS administra o programa como “Open Payments”.
As refeições em um programa de palestrantes devem ser declaradas?
Sim, quando a refeição constitui uma transferência de valor para um destinatário abrangido e os limites de declaração são atingidos. Alimentos e bebidas constituem uma categoria própria de natureza do pagamento, distinta dos honorários do palestrante. Para 2026, uma transferência inferior a US$ 13,82 é excluída, a menos que os pagamentos recebidos por esse destinatário no ano excedam US$ 138,13; nesse caso, as transferências menores também devem ser declaradas.
Quando os dados do Open Payments devem ser entregues?
As entidades declarantes enviam os pagamentos do ano anterior até 31 de março e atestam o envio. O CMS publica os dados atestados em junho, após os beneficiários abrangidos terem um prazo para revisar e contestar. Um arquivo que foi enviado, mas nunca atestado, não é considerado como declarado.
A Lei Sunshine define o valor justo de mercado do palestrante?
Não. O Open Payments divulga o que foi pago. A taxa em si é uma decisão sobre o valor justo de mercado tomada pela empresa, e é essa taxa que o OIG e o Código da PhRMA esperam que seja justificada. O registro de pagamento e a divulgação são duas utilizações do mesmo valor.
O software de agências de palestrantes envia o relatório do Open Payments?
O TikaSpeaker Bureau não o faz. Ele mantém o programa, o palestrante, a fatura e o limite do valor justo de mercado em um único registro, e emite um aviso quando se atinge 80% do limite e bloqueia o pagamento quando se atinge 100%. A exportação automatizada do CMS Open Payments, os arquivos de divulgação da EFPIA e os relatórios estaduais de transparência ainda não estão disponíveis no produto.
Antes do pagamento do próximo programa
Pegue o último programa que sua equipe encerrou e verifique se o arquivo já contém o NPI, a natureza de cada transferência, o produto relacionado e a refeição alocada aos destinatários abrangidos que a receberam. Se algum desses dados precisar ser reconstruído a partir de e-mails, essa é a lacuna a ser preenchida antes de 31 de março, e não durante a semana de atestado. Se você quiser ver o palestrante, o pagamento e o limite máximo em um único registro, podemos analisar um programa que você esteja executando no momento.
Agende uma demonstração de 20 minutos →
Fontes
- Centros de Serviços do Medicare e do Medicaid. Coleta de dados para entidades de relatório do Open Payments. Limites de relatório para os anos do programa de 2025, 2026 e 2027.
- Centros de Serviços do Medicare e do Medicaid. Naturezas dos pagamentos no Open Payments.
- Centros de Serviços do Medicare e do Medicaid. Perguntas frequentes sobre o Open Payments. Julho de 2024. Pergunta frequente 8382: natureza do pagamento por palestras promocionais. Perguntas frequentes sobre pagamentos irrestritos a um provedor de educação continuada.
- Centros de Serviços do Medicare e do Medicaid. Envio de dados e atestado para entidades relatantes do Open Payments.
- Centros de Serviços do Medicare e do Medicaid. Tutorial de Registro e Envio do Open Payments. Janeiro de 2026. Cronograma do ano do programa de 2025, com datas previstas.
Blog
novembro 9, 2026
