Documents de réponse scientifique : leur contenu et la manière dont les équipes les tiennent à jour

Un oncologue vous envoie par e-mail des informations médicales pour vous demander s'il existe des données concernant l'utilisation de votre produit chez des patients présentant une insuffisance hépatique modérée. La notice ne donne que peu d'indications à ce sujet. Un spécialiste effectue une recherche sur le disque partagé et trouve trois documents qui semblent répondre à cette question : l’un datant de 2022, un autre portant la mention « version préliminaire v4 » et un troisième rédigé à l’intention de la filiale européenne. Aucun d’entre eux ne précise qui l’a approuvé.

C’est précisément le problème que les documents de réponse scientifique (SRD) sont censés résoudre. Un document de réponse scientifique (SRD) est la réponse écrite, non promotionnelle et fondée sur des données probantes qu’une équipe d’information médicale envoie lorsqu’un professionnel de santé pose une question spontanée au sujet d’un produit, le plus souvent concernant des informations qui vont au-delà de la notice approuvée. Cet article explique ce que contient un SRD, en quoi il diffère d’une réponse standard ou personnalisée, qui le revoit et comment les équipes tiennent à jour leur bibliothèque de documents.

Qu’est-ce qu’un document de réponse scientifique, et quelles sont les règles qui s’y appliquent ?

Une demande d’informations médicales devient un SRD lorsque la réponse nécessite plus qu’une simple phrase tirée de la notice. La demande doit être spontanée, ce qui signifie que le professionnel de santé l’a formulée de son propre chef et que personne au sein de l’entreprise ne l’y a incité. C’est cette distinction qui revêt la plus grande importance sur le plan réglementaire. Une entreprise qui fournit spontanément des données hors AMM fait de la promotion. Une entreprise qui répond de manière appropriée à une question spécifique qui lui a été posée ne se livre généralement pas à une telle pratique. L’entrée du glossaire consacrée à la définition d’une « demande d’informations médicales » aborde plus en détail le point de vue de la demande.

Aux États-Unis, la référence est le projet de lignes directrices de la FDA intitulé « Responding to Unsolicited Requests for Off-Label Information About Prescription Drugs and Medical Devices » (Répondre aux demandes non sollicitées d’informations hors AMM concernant les médicaments sur ordonnance et les dispositifs médicaux), publié en décembre 2011 et toujours répertorié comme projet. Pour une demande privée et individuelle, il recommande que la réponse :

1. soit adressée uniquement à la personne qui a posé la question ;
2. ne réponde qu’à la question posée, en la précisant si celle-ci était trop générale ;
3. soit véridique, non trompeuse, précise et équilibrée, et inclue des données jetant le doute sur l’utilisation ;
4. soit rédigée dans un style scientifique et ne soit pas accompagnée de matériel promotionnel ;
5. soit rédigée par du personnel médical ou scientifique, sans aucune intervention des services commerciaux ou marketing sur son contenu ;
6. est accompagnée de l’étiquetage, d’une mention bien visible indiquant que la FDA n’a ni approuvé ni autorisé l’utilisation, des indications approuvées, des informations importantes relatives à la sécurité, y compris toute mise en garde encadrée, et d’une liste complète de références ;
7. conserve une trace de la question posée, de son auteur, de ce qui a été envoyé et de tout suivi.

C’est le deuxième point qui détermine la manière dont les SRD sont rédigés. Une réponse concernant le médicament X chez les patientes enceintes atteintes de diabète doit se limiter à cette question, précise le guide, tout en mentionnant les risques pertinents observés chez d’autres populations. Une bibliothèque de SRD tend donc à être constituée de nombreux documents ciblés plutôt que de quelques documents généraux.

Réponse standard, réponse personnalisée et place des SRD

Les équipes utilisent ces termes de manière assez vague ; il est donc utile de les définir précisément. Un document de réponse standard est une réponse que le service médical a déjà approuvée et conserve dans une bibliothèque pour les questions qui reviennent régulièrement. De nombreuses équipes utilisent indifféremment les termes « SRD » pour désigner un document de réponse standard et un document de réponse scientifique. Une réponse personnalisée est rédigée pour une question non couverte par un document approuvé, puis révisée avant d’être envoyée. Si la même question personnalisée revient régulièrement, elle devient généralement une nouvelle réponse standard.

Les questions relatives à l’utilisation conforme sont souvent traitées à l’aide de courtes lettres types s’appuyant sur les informations de prescription. Le document de réponse scientifique complet, avec ses méthodes de recherche et ses résultats, est principalement réservé aux questions relatives à l’utilisation hors AMM, pour lesquelles le résumé des données probantes constitue l’élément central. La combinaison varie selon le produit et selon la mesure dans laquelle la notice répond déjà à la question clinique.

Contenu d’un document de réponse scientifique

En 2020, les membres de phactMI, un regroupement de groupes d’information médicale issus de laboratoires pharmaceutiques, ont publié dans la revue *Therapeutic Innovation & Regulatory Science* des propositions de lignes directrices sur les bonnes pratiques relatives aux documents de réponse scientifique. Leur raisonnement était qu’un SRD passe en revue la littérature pour répondre à une question, ce qui le rapproche d’une petite revue systématique. Ils ont donc adapté les sections d’une revue systématique :

• Un titre qui reformule la demande spontanée.
• Un résumé structuré, qui joue le rôle d’un résumé.
• Les indications approuvées, les mises en garde éventuelles et le contexte lorsque cela s’avère utile, en guise d’introduction.
• La méthode de recherche documentaire et les critères de sélection des études, en guise de méthode.
• Un résumé des données issues d’essais cliniques, de méta-analyses, de rapports de cas ou de données issues de la pratique clinique, en guise de résultats.
• Les recommandations thérapeutiques, lorsqu’elles existent, en guise de discussion.
• Références.

Les auteurs précisent que tous ces éléments ne doivent pas nécessairement figurer dans chaque document, car certaines questions ne les requièrent pas. La section consacrée aux méthodes de recherche est facile à omettre lorsque les délais sont serrés, mais elle répond à la première question d’un évaluateur : comment savoir s’il s’agit d’une vue d’ensemble et non d’une sélection partiale ? Le fait de consigner les bases de données, les dates et les termes de recherche accélère également la prochaine mise à jour, car la personne chargée de réviser le document peut relancer la même recherche.

Qui examine un SRD, et à quelle fréquence ?

Un spécialiste de l’information médicale rédige généralement le SRD, et des relecteurs médicaux l’approuvent selon la procédure propre à l’entreprise, avec l’avis des services juridiques ou réglementaires lorsque cette procédure l’exige. Ce qui importe pour un audit, c’est que le nom de la personne ayant donné son accord et la version soient consignés sur le document, afin que l’équipe puisse indiquer quelle version a été envoyée à qui et à quelle date.

En ce qui concerne la fréquence, une étude sectorielle réalisée en 2013 par Cutting Edge Information indiquait que la plupart des équipes d’information médicale révisent et mettent à jour leurs documents de réponse standard une fois par an, certaines le faisant tous les trimestres ou plus souvent. Cette étude datant de 2013, il convient de la considérer comme un point de référence plutôt que comme une référence actuelle. L’inconvénient d’un cycle fixe réside dans le fait que les éléments probants n’arrivent pas selon un calendrier préétabli. Une modification de l’étiquetage, une nouvelle communication de sécurité, une mise à jour des recommandations ou la publication d’un essai comparatif devraient déclencher une révision de tous les documents concernés, quel que soit le calendrier prévu.

Le stockage est tout aussi important que la fréquence. Une enquête de 2009 sur les fonctions d’information médicale à l’échelle mondiale, présentée lors d’un atelier de la DIA sur la communication médicale par un chercheur de l’industrie pharmaceutique de l’université Rutgers, a conclu que les documents de réponse standard nécessitaient un référentiel centralisé et un processus officiel de révision pour déterminer leur contenu. L’échantillon était certes restreint (neuf entreprises), mais la conclusion correspond à la recherche sur l’insuffisance hépatique mentionnée au début de cet article. L’absence de référentiel se traduit par l’existence de trois versions plausibles sur un disque partagé.

Adapter la réponse à la personne qui a posé la question

Une même question peut nécessiter différentes réponses. Une session de la DIA 2020 consacrée aux réponses en matière d’informations médicales, présidée par le directeur de la recherche et des publications de phactMI, a pris pour exemple les infirmières en oncologie. Elles sont en première ligne des décisions thérapeutiques et du soutien aux patients, et une réponse rédigée pour un oncologue prescripteur peut ne pas répondre à leurs besoins. Cette même session a abordé la rédaction structurée et la réutilisation du contenu, ce qui permet à des équipes plus importantes de garantir la cohérence entre plusieurs versions d’une même réponse destinées à différents publics.

Concrètement, cela signifie que la bibliothèque conserve les données probantes une seule fois et que les variantes les partagent. Lorsque les données sous-jacentes changent, toutes les versions qui en découlent sont révisées simultanément. Les équipes qui conservent les versions destinées à différents publics sous forme de fichiers séparés ont tendance à constater, lors de la révision suivante, que la version destinée aux pharmaciens a été mise à jour, mais pas celle destinée aux infirmières.

La place des SRD dans le flux de travail des demandes

Une bibliothèque de SRD n’est utile que si la demande y parvient. Dans un flux de travail type de demande d’informations médicales, la question arrive, est enregistrée avec l’identité de l’auteur et le canal utilisé, puis est acheminée : pour les utilisations conformes à l’autorisation de mise sur le marché, vers une réponse approuvée ; pour les utilisations hors AMM, vers un examen médical ; et toute mention d’un éventuel événement indésirable ou d’une réclamation relative à la qualité du produit, vers la pharmacovigilance. Ce n’est qu’à ce moment-là qu’une personne sélectionne ou rédige la réponse. Si l’enregistrement de la demande et celui de la réponse se trouvent à des emplacements différents, la traçabilité s’interrompt précisément à cette étape.

TikaMedInfo est le produit de gestion des demandes d’informations médicales de TikaMobile, dont la bibliothèque SRD fait partie intégrante. Les demandes provenant d’e-mails, de formulaires Web, de appels téléphoniques et du terrain sont regroupées dans une file d’attente unique, puis acheminées selon des règles définies par la procédure interne de l’entreprise. Les réponses standard sont classées par version dans une bibliothèque de réponses standard. L’IA peut recommander une réponse issue de cette bibliothèque et rédiger un brouillon à partir de son contenu approuvé. Elle analyse également le texte entrant à la recherche de formulations pouvant indiquer un événement indésirable ou une réclamation relative à la qualité d’un produit, y compris une mention enfouie au milieu d’un e-mail, et la signale au processus de sécurité déjà mis en place par l’entreprise. Une personne lit toujours la demande et envoie la réponse. La demande, la réponse, sa source et la personne qui l’a approuvée sont regroupées dans un seul dossier. TikaMedInfo est un produit autonome et peut être utilisé en parallèle de Veeva ou de Salesforce.

Un logiciel ne rédige pas les contenus scientifiques. La qualité d’un SRD dépend entièrement de la recherche bibliographique et du jugement médical qui le sous-tendent ; une équipe dotée d’un processus de révision rigoureux et d’un système de gestion documentaire bien entretenu peut gérer une bibliothèque fiable sans outil dédié. Ce qu’apporte un système de gestion des demandes, c’est le lien entre la question reçue et la réponse envoyée.

Questions fréquentes

Qu’est-ce qu’un document de réponse scientifique ?

Un document de réponse scientifique est une réponse écrite, non promotionnelle et fondée sur des données probantes, qu’une équipe d’information médicale d’une entreprise pharmaceutique ou de dispositifs médicaux envoie à un professionnel de santé en réponse à une question spontanée. Il couvre le plus souvent des informations allant au-delà de la notice approuvée, résume la littérature pertinente de manière équilibrée et inclut des références.

Quelle est la différence entre une réponse standard et une réponse personnalisée ?

Une réponse standard est un document que le service d’information médicale a déjà examiné et approuvé, conservé dans une bibliothèque pour répondre aux questions qui reviennent régulièrement. Une réponse personnalisée est rédigée pour une question qui n’est couverte par aucun document approuvé et est examinée avant d’être envoyée. Une question personnalisée qui revient régulièrement est généralement transformée en une nouvelle réponse standard.

Quelles sections un document de réponse scientifique doit-il comporter ?

Un document de consensus phactMI de 2020 recommande des sections adaptées des revues systématiques : un titre reformulant la question, un résumé structuré, les indications approuvées et le contexte, les méthodes de recherche bibliographique, les résultats d’essais cliniques et d’autres données probantes, les recommandations thérapeutiques lorsqu’elles sont disponibles, ainsi que les références. Tous ces éléments ne sont pas nécessaires pour chaque question.

À quelle fréquence les documents de réponse standardisés doivent-ils être révisés ?

Une étude de Cutting Edge Information datant de 2013 indiquait que la révision annuelle était la pratique la plus courante parmi les équipes d’information médicale. La plupart des équipes révisent également un document en dehors du cycle prévu lorsqu’un changement d’étiquetage, une communication de sécurité, une mise à jour des recommandations ou un nouvel essai clinique pertinent l’affecte.

Les services commerciaux ou marketing peuvent-ils contribuer à l’élaboration d’une réponse scientifique ?

Le projet de lignes directrices de la FDA de décembre 2011 sur les demandes spontanées recommande que les réponses soient préparées par du personnel médical ou scientifique et que les services commerciaux et marketing n’aient aucune influence sur leur contenu. Les services commerciaux peuvent transmettre une question spontanée au service d’information médicale, mais la réponse émane du service médical.

Avant le prochain cycle de révision

Sélectionnez les cinq questions auxquelles votre équipe a répondu le plus souvent au cours du dernier trimestre et retrouvez le document envoyé pour chacune d’entre elles. Vérifiez qu’il comporte une version, un validateur, une date de révision et une méthode de recherche que quelqu’un pourrait reproduire. Si la recherche de l’une de ces cinq réponses prend plus de quelques minutes, c’est là que la bibliothèque doit être améliorée. Si vous souhaitez voir comment une demande, sa réponse approuvée et son validateur apparaissent dans un dossier, nous pouvons vous guider à travers ce processus à l’aide d’une question que votre équipe traite actuellement.

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À lire également : le rôle des informations médicales dans le secteur pharmaceutique.

Sources

1. Agence américaine des produits alimentaires et médicamenteux (FDA). Réponse aux demandes spontanées d’informations hors AMM concernant les médicaments sur ordonnance et les dispositifs médicaux. Projet de lignes directrices, décembre 2011.
2. Hermes-DeSantis ER, Johnson RM, Redlich A, et al. Proposition de lignes directrices sur les meilleures pratiques pour les documents de réponse scientifique : déclaration de consensus de phactMI. Therapeutic Innovation & Regulatory Science, 2020.
3. DIA. Meilleures pratiques pour l’élaboration de réponses en matière d’information médicale. Réunion annuelle mondiale 2020 de la DIA, 18 juin 2020.
4. Cutting Edge Information, via Business Wire. Les laboratoires pharmaceutiques les plus performants actualisent chaque année leurs documents de réponse standard. 16 janvier 2013.
5. Meyers SL, Manganaro J, Nadal J. Évaluation de la fonction d’information médicale mondiale des laboratoires pharmaceutiques. Présenté lors du 20e atelier annuel de la DIA sur les communications médicales, mars 2009.