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TikaSpeaker Bureau

TikaSpeaker Bureau (inclut les événements organisés par l'entreprise).

Logiciel de gestion des conférenciers pour le secteur pharmaceutique

Chaque programme organisé par l’entreprise, chaque contrat de conférencier, chaque paiement est vérifié par rapport au plafond autorisé avant d’être versé.

Un logiciel de gestion des conférenciers permet à une entreprise pharmaceutique ou de dispositifs médicaux de gérer ses programmes de conférences destinés aux professionnels de santé : qui est habilité à intervenir, à quel événement participe-t-il, quel honoraire lui est dû et ce paiement reste-t-il dans les limites du plafond de la juste valeur marchande (FMV) ? TikaSpeaker Bureau est ce système destiné aux équipes des affaires médicales et commerciales. Un programme passe de la phase de planification à celle d’évaluation au sein d’un même dossier. Le contrat, la formation et la facture sont rattachés au conférencier. Le service financier vérifie le plafond avant que le paiement ne soit approuvé.

TikaSpeaker Bureau prend en charge les événements organisés par l’entreprise : dîners-conférences, comités consultatifs, conférences cliniques et autres événements destinés aux professionnels de santé organisés par l’entreprise. La gestion des interventions lors d’un congrès scientifique est assurée par TikaConference.

Image 1 : Haut-parleur et FVM

NOUS BÉNÉFICIONS DE LA CONFIANCE DES PRINCIPALES ENTREPRISES DU SECTEUR PHARMACEUTIQUE ET DES DISPOSITIFS MÉDICAUX

Le programme, l'intervenant et la rémunération font l'objet d'un seul dossier

Les programmes des intervenants se fragmentent lors du transfert. L’événement figure sur une feuille, le contrat est envoyé par e-mail, et les honoraires sont recalculés lorsque le service financier vérifie si ce professionnel de santé est déjà proche du plafond annuel. Au moment où quelqu’un effectue cette vérification, la facture a déjà été approuvée.

TikaSpeaker Bureau regroupe l’événement, le conférencier et les paiements dans un seul dossier. Le statut, la participation, le contrat, la formation, la facture et le plafond sont visibles par la personne qui en a besoin, en fonction de son rôle.

Gestion d'une agence de conférenciers, du contrat au paiement

Plan
1

Plan

Créez l'événement, désignez l'intervenant et définissez l'ordre du jour. Le statut initial est « Prévu ».

Onboard
2

À bord

Les informations relatives à la formation, au contrat et à la signature électronique sont enregistrées sur le haut-parleur avant que celui-ci ne monte à la tribune.

Run
3

Courir

La présence est enregistrée. L'événement passe par les étapes « Confirmé » puis « Terminé ».

Evaluate
4

Évaluer

Une notation structurée à l'issue du programme, afin de pouvoir comparer la qualité d'une manifestation à l'autre.

Pay
5

Rémunération

Les honoraires et les frais de déplacement sont calculés une fois l'événement terminé. L'intervenant valide la facture. Le service financier l'approuve dans la limite du plafond fixé.

Vue du cycle de vie des événements v2-1

Gestion des événements médicaux liés aux programmes organisés par l'entreprise

Tour de marque

Un statut unique pour chaque programme

Chaque événement passe par les étapes « Prévu », « Confirmé », « Terminé » et « Évalué ». La liste correspond au calendrier du programme, et non à un tableur dont la légende varie d'une région à l'autre.

Tour de marque

Qui était présent dans la salle ?

La présence est enregistrée par territoire. Le professionnel de santé figurant sur la feuille de présence est bien celui qui apparaît dans le profil ; ainsi, un paiement ultérieur ou un programme ultérieur ne nécessite pas de retaper le nom.

Tour de marque

Si l'émission était de bonne qualité

Après l'événement, une échelle d'évaluation structurée permet d'évaluer la qualité de chaque programme de la même manière. La note est conservée dans le dossier de l'événement.

Tour de marque

Le dossier reste associé à l'événement

Les ordres du jour, les listes de présence, les diapositives et les documents sont associés à l'événement, avec leurs différentes versions. La présentation et la liste de présence ne se trouvent pas dans deux boîtes de réception distinctes.

Tour de marque

Types d'événements réellement organisés par l'entreprise

Programmes de dîners, comités consultatifs, conférences cliniques et autres événements destinés aux professionnels de santé organisés par l’entreprise, tant pour les affaires médicales que pour le commercial. Les libellés et les étapes peuvent correspondre aux noms propres à l’entreprise. La couverture des sessions lors d’un congrès scientifique reste dans TikaConference.

Un intervenant doit remplir les conditions requises avant d'être engagé.

Tour de marque

Un profil

Les qualifications, la spécialité, le niveau d'influence (KOL) et le statut de conformité sont regroupés dans un profil consultable. Filtrez les résultats par spécialité, niveau d'influence, zone géographique, disponibilité et autorisation à intervenir.

Tour de marque

Intégration avant le premier programme

Le processus de gestion enregistre la vérification des antécédents, la formation, le contrat et l'autorisation de conformité. TikaSpeaker Bureau consigne que ces étapes ont été effectuées. Il ne remplace pas le prestataire chargé de mener l'enquête sur les antécédents.

Tour de marque
Tour de marque

Contrat et signature

Générez le contrat et recueillez la signature directement dans le produit, ou via DocuSign ou Dropbox Sign. Le contrat signé reste sur l'appareil.

Tour de marque

La formation n'expire pas discrètement

Les dates d'achèvement, de certification et de renouvellement de certification figurent sur le profil. Une alerte est déclenchée avant qu'un intervenant ne se retrouve en situation de non-conformité, et non après qu'il ait déjà été rémunéré pour un programme.

Bureau des conférenciers et intégration des nouveaux collaborateurs

SpeakerBureau-InvoiceIsCalculated

La facture est établie à l'issue de l'événement, puis le conférencier la valide

Tour de marque

Honoraires correspondant aux heures consacrées à l'événement

Une fois l'événement terminé, la facture peut être générée en une seule étape : heures de préparation et heures de prestation au tarif convenu, plus les frais de déplacement. Le montant n'est pas ressaisi dans un deuxième tableur.

Tour de marque

Le conférencier peut le consulter

Le portail HCP permet à l’interlocuteur de consulter la facture, de la valider ou de la contester. Il reçoit un e-mail dès qu’elle est prête. Il peut également consulter l’état du paiement. Cette solution élimine ainsi les démarches de relance par téléphone et par e-mail.

Tour de marque

Le service financier approuve en indiquant un motif

Le service des finances examine, approuve ou rejette les demandes, et la raison de sa décision est enregistrée. Le tableau de bord des paiements indique ce qui a été facturé, ce qui a été payé et ce qui est encore en attente.

Tour de marque
Tour de marque

Un fichier PDF correspondant

La facture est exportée avec son statut, pour la trace que le service financier conserve déjà.

Le plafond est vérifié avant le paiement, et non à la fin du trimestre

C'est cette conformité qui fait la différence. L'exportation CMS Open Payments, les fichiers de déclaration EFPIA et les rapports de transparence des États ne sont pas encore intégrés au produit.

Tour de marque

Situation de chaque intervenant

Le tableau de bord FMV affiche la situation de chaque intervenant par rapport au plafond, en indiquant le montant déjà engagé avant la prochaine validation. Chaque paiement correspond à un transfert de valeur déduit de ce plafond.

Tour de marque

Plafonds par niveau

Définissez des plafonds annuels, trimestriels et par événement pour les niveaux 1, 2 et 3. Ces limites sont celles fixées par l'entreprise.

Tour de marque

Avertissement, puis blocage

Lorsque le plafond est atteint à 80 %, la plateforme émet un avertissement. À 100 %, elle bloque le paiement. L'infraction est stoppée dès la validation, et non détectée lors d'un audit trimestriel.

Tour de marque

Une dérogation est une décision, et non une solution de contournement

Tout paiement dépassant le plafond nécessite une dérogation. Un responsable de la conformité l'examine. La demande et la décision sont consignées dans le dossier.

Tour de marque
SpeakerBureau-La capitalisation est vérifiée avant le paiement

L'IA rédige le compte-rendu et surveille les dates

Deux utilisations, toutes deux liées à un enregistrement déjà existant.

À l’issue du programme, l’IA rédige un rapport post-événement et un résumé des enseignements tirés de l’événement, de la participation et de l’évaluation. L’analyse des retours d’expérience déjà recueillis fait partie de ce compte-rendu. Une personne décide de ce qui sera transmis. Le projet de compte-rendu peut être compilé à l’intention des parties prenantes qui n’étaient pas présentes.

Par ailleurs, des alertes surveillent les dates et les plafonds : formation sur le point d’expirer, échéance de conformité, intervenant approchant le seuil de la juste valeur de marché (FMV). L’avertissement à 80 % est une règle relative au plafond. Le rapport est un projet. Aucun des deux ne valide un paiement ni n’autorise un intervenant.

Consultez le programme, le conférencier et le paiement dans une seule fiche

Réservez une visite guidée de TikaSpeaker Bureau.

Responsable du programme, intervenant, finances

Responsable du programme

Organise l'événement, désigne un intervenant validé et peut voir quels programmes sont encore au stade « Planifié ».

Conférencier

Signe le contrat, puis valide ou conteste la facture sur le portail sans avoir à renvoyer de fichier PDF.

Finances et conformité

Consulte le plafond avant validation, l’alerte à 80 %, le blocage automatique à 100 % et la procédure d’exception si quelqu’un doit dépasser ce plafond.

Les droits d’accès dépendent du rôle : MSL, directeur régional, MSL senior, administrateur et service financier, avec des restrictions par territoire. Chaque modification apportée à un événement, un contrat, une facture ou une dérogation est consignée avec le nom de la personne et l’heure. Les équipes de terrain peuvent accéder à l’événement et au conférencier via l’application mobile.

Les critères à prendre en compte dans un logiciel de gestion de conférenciers

Un outil de gestion d'agence de conférenciers doit permettre de gérer les paiements, et pas seulement de répertorier les événements.

01

L'événement, le profil du conférencier, le contrat et la facture constituent un seul et même dossier.

02

Il est possible de filtrer les conférenciers par spécialité, par niveau et selon qu’ils sont autorisés ou non.

03

La facture est calculée à partir des heures de préparation, des heures de prestation et des frais de déplacement liés à l'événement terminé.

04

Le professionnel de santé peut valider ou contester cette facture sans passer par e-mail.

05

Des plafonds annuels, trimestriels et par événement sont appliqués, avec un avertissement à 80 % et un blocage à 100 %.

06

Toute exception est attribuée à un responsable et fait l'objet d'une décision consignée.

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La date d'expiration de la formation est visible avant que l'intervenant ne soit à nouveau réservé.

08

Le journal d'audit indique qui a modifié un contrat, une facture ou un plafond.

Demandez à n’importe quel prestataire de présenter un intervenant à 80 % du plafond annuel et tentez le paiement suivant.

Une démo qui ne montre qu’un tableau de bord finalisé présente le rapport, et non les commandes.

Les questions que se posent les équipes avant de faire leur choix

TikaSpeaker Bureau

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des conférenciers pour le secteur pharmaceutique ?

Un logiciel de gestion de conférenciers est le système utilisé par une entreprise pharmaceutique ou de dispositifs médicaux pour gérer les programmes de conférenciers destinés aux professionnels de santé : sélectionner les conférenciers, les engager, organiser l’événement, calculer les honoraires et veiller à ce que chaque paiement reste dans les limites de la juste valeur de marché. La recherche porte sur les programmes de conférenciers dans le secteur pharmaceutique. Une agence spécialisée dans les discours d’ouverture est une activité différente.

Que doit inclure un logiciel de gestion des conférenciers ?

Il doit regrouper dans un seul dossier les informations relatives à l’événement, aux qualifications et à la formation du conférencier, au contrat, à la participation, à la facture et au plafond. C’est en répartissant la gestion des contrats, des paiements et du suivi de la JVM entre différents outils qu’un conférencier peut se retrouver rémunéré au-delà de la limite autorisée.

Comment TikaSpeaker Bureau gère-t-il la JVM ?

Chaque conférencier est associé à des plafonds annuels, trimestriels et par événement, fixés par niveau. La plateforme émet un avertissement lorsque le plafond est atteint à 80 % et bloque le paiement à 100 %. Tout paiement dépassant le plafond nécessite une dérogation examinée par un responsable de la conformité, qui est enregistrée dans le même dossier.

Un conférencier peut-il consulter sa propre facture ?

Oui. Lorsque la facture est prête, le conférencier reçoit un e-mail et peut l’ouvrir sur le portail HCP. Il peut la valider ou la contester, et vérifier si elle a été payée.

Quels événements relèvent de TikaSpeaker Bureau ?

Les programmes organisés par l’entreprise : dîners de travail, comités consultatifs, conférences cliniques et autres événements destinés aux professionnels de santé mis en place par l’organisation. La couverture des congrès scientifiques — les sessions auxquelles assistent les MSL et ce qu’ils y notent — relève de TikaConference.

TikaSpeaker Bureau dépose-t-il des rapports au titre du Sunshine Act ?

Pas encore. Les paiements sont contrôlés par rapport aux plafonds de la juste valeur marchande (FMV) intégrés au produit, avec un avertissement et un blocage automatique. L’exportation automatisée vers le système CMS Open Payments, les fichiers EFPIA et les rapports de transparence au niveau des États ne sont pas disponibles. Ne prévoyez pas de dépôt de déclaration via cette fonctionnalité tant qu’elle n’est pas disponible.

Consultez le programme, le conférencier et le paiement dans une seule fiche

Réservez une visite guidée de TikaSpeaker Bureau.

BUREAU TIKASPEAKER

Du contrat au paiement

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Plan

Créez l'événement, désignez l'intervenant et définissez l'ordre du jour. Le statut initial est « Prévu ».

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À bord

La formation, le contrat et la signature sont enregistrés sur le haut-parleur avant que celui-ci ne monte à la tribune.

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Rémunération

Les honoraires sont calculés une fois l'événement terminé. Le service financier vérifie que le montant de la facture ne dépasse pas le plafond fixé par la FMV avant de l'approuver.

Consultez le programme, le conférencier et le paiement dans une seule fiche

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