TikaMedInfo
Gestion des demandes d'informations médicales
Toutes les demandes des professionnels de santé sont regroupées dans une seule file d’attente, traitées à partir de contenus approuvés, et les mentions relatives à la sécurité sont signalées avant l’envoi de la réponse.
La gestion des demandes d’informations médicales désigne la manière dont une entreprise pharmaceutique ou de dispositifs médicaux reçoit la question d’un professionnel de santé, choisit le parcours approprié et conserve une trace de la réponse fournie. TikaMedInfo est un logiciel IRMS (Information Request Management System) conçu pour cette tâche. La demande, la réponse, la source et le validateur sont regroupés dans un seul dossier.
Une demande d’informations médicales est une question posée par un professionnel de santé au sujet d’un produit. Sa définition et les canaux par lesquels elle est transmise sont présentés dans le glossaire des demandes d’informations médicales.
Les plus grandes entreprises pharmaceutiques du monde entier nous font confiance
UNE SEULE FILE D'ATTENTE
Une file d’attente unique pour tous les canaux de réception des demandes
Les demandes peuvent être transmises par e-mail, via un formulaire en ligne, par téléphone, par une équipe de terrain ou lors d’un échange à un congrès. TikaMedInfo les regroupe dans une seule file d’attente. L’enregistrement indique l’auteur de la demande, le canal utilisé, le produit concerné, la question telle qu’elle a été posée et la date.
Un MSL ou un représentant peut transmettre la question d’un professionnel de santé dans cette file d’attente depuis le terrain. L’équipe d’information médicale n’attend pas qu’un e-mail lui soit transféré.
Parcours d’une demande
Le professionnel de santé, ou un membre de l’équipe de terrain, ouvre la demande.
Des règles acheminent une question standard relative à l’utilisation conforme vers une réponse approuvée, une question relative à une utilisation hors AMM vers l’examen médical, et un éventuel événement indésirable ou une réclamation concernant la qualité du produit vers la pharmacovigilance.
La réponse est extraite de la bibliothèque de contenus approuvés. Un réviseur traite les cas non couverts par la bibliothèque. Une personne l'envoie.
La demande, la réponse, la source et la personne ayant approuvé la réponse sont consignées. Les rapports indiquent la nature de la demande et le temps nécessaire à son traitement.
BIBLIOTHÈQUE
La réponse vient de la bibliothèque, puis d'une personne
La plupart des demandes sont des questions auxquelles l'équipe a déjà répondu. TikaMedInfo conserve les réponses types, classées par version, afin que les questions courantes ne soient pas reformulées à chaque fois qu'une nouvelle personne se trouve dans la file d'attente.
L’IA recommande une réponse issue de cette bibliothèque et peut s’en inspirer pour rédiger un projet de réponse. Elle analyse également le texte reçu afin de détecter toute formulation pouvant indiquer un événement indésirable ou une réclamation relative à la qualité du produit, y compris une mention dissimulée dans une note plus longue. Le signalement est transmis au service de pharmacovigilance. La personne chargée de traiter la demande continue de la lire. Le système ne remplit pas le rapport de sécurité et n’envoie pas la réponse médicale de son propre chef.
RÈGLES
Des règles, et non un processus différent dans chaque région
Les étapes conditionnelles, les validations et les remontées hiérarchiques sont configurées conformément à la procédure interne de l'entreprise en matière d'informations médicales. Les parcours « utilisation conforme », « utilisation hors AMM » et « sécurité » sont distincts parce que les règles le prévoient ainsi, et non parce que la personne qui a ouvert l'e-mail en a décidé ainsi sur le moment.
OÙ SE TROUVE-T-IL ?
Où se trouve-t-il ?
Avec le CRM
, les demandes de terrain peuvent provenir de TikaMSL. Le dossier d'informations médicales et le dossier du professionnel de santé restent liés. TikaMedInfo ne remplace pas le CRM.
Avec une base de données de sécurité
Un signalement d'événement indésirable est prévu pour être transmis au processus de sécurité déjà mis en place par l'entreprise.
Avec le professionnel de santé
Un portail et un formulaire en ligne permettent à un professionnel de santé de soumettre une demande sans qu’elle soit envoyée dans une boîte de réception personnelle.
Les tendances dans les questions peuvent être analysées parallèlement aux informations de terrain. Les questions récurrentes concernant une même lacune restent visibles dans TikaInsights, au lieu de disparaître à la clôture du ticket.
ÉVALUER
Critères d'évaluation d'un logiciel de gestion des demandes d'informations médicales
Chaque canal aboutit dans une file d'attente unique, où la question est enregistrée telle qu'elle a été posée.
Les demandes concernant les utilisations conformes, non conformes et les effets indésirables potentiels suivent des parcours différents.
Les réponses standard proviennent d’une bibliothèque versionnée de réponses approuvées.
Une personne examine et envoie la réponse. Le logiciel ne l'envoie pas de lui-même.
La demande, la réponse, la source et la personne chargée de la validation sont regroupées dans un seul dossier.
Une mention relative à la sécurité est signalée même si elle ne figure pas dans l'objet du message.
L'équipe chargée des informations médicales peut travailler sans que le système soit déployé auprès de l'ensemble de la force de vente.
Les questions que se posent les équipes avant de faire leur choix
TikaMedInfo
Qu'est-ce que la gestion des demandes d'informations médicales ?
La gestion des demandes d’informations médicales désigne le processus consistant à recevoir la question d’un professionnel de santé concernant un produit, à l’acheminer, à y répondre à partir de contenus approuvés et à conserver une trace de la réponse fournie. TikaMedInfo est le logiciel dédié à ce processus. Une définition en langage clair de la demande elle-même figure dans le glossaire des demandes d’informations médicales.
Qu'est-ce qu'un logiciel IRMS ?
IRMS signifie « système de gestion des demandes d’informations ». Dans le secteur pharmaceutique, il s’agit du système utilisé par les équipes d’information médicale pour recueillir, acheminer, répondre et documenter les demandes des professionnels de santé. TikaMedInfo est un logiciel IRMS destiné à ce flux de travail. Il ne s’agit ni d’un dossier médical électronique ni d’un système de gestion d’essais cliniques.
Comment TikaMedInfo utilise-t-il l’IA ?
L’IA recommande une réponse issue de la bibliothèque de réponses approuvées et peut rédiger un brouillon à partir de ce contenu. Elle signale également les formulations de la demande susceptibles de correspondre à un événement indésirable ou à une réclamation relative à la qualité du produit. Un réviseur des informations médicales vérifie la réponse avant son envoi. Le signalement de sécurité est transmis au service de pharmacovigilance. L’IA n’envoie pas la réponse et ne classe pas le cas de sécurité.
Un MSL peut-il soumettre une demande ?
Oui. Une question recueillie sur le terrain peut être intégrée dans la même file d’attente qu’un formulaire en ligne ou un e-mail. L’équipe d’information médicale traite les demandes à partir de cette file d’attente plutôt qu’à partir d’un message transféré.
TikaMedInfo remplace-t-il le CRM ?
Non. Il traite les demandes d’information médicale. Il peut coexister avec TikaMSL afin que le professionnel de santé et la demande soient mis en relation. Le CRM reste le système de référence pour la relation.
Quelles conditions doivent être remplies avant l’envoi d’une réponse ?
La réponse doit provenir d’une source approuvée, avoir été envoyée ou validée par un réviseur, et le dossier doit indiquer qui a posé la question, quelle réponse a été donnée et à quelle date. Une question relative à une utilisation hors AMM suit le parcours de révision. Un événement indésirable potentiel est signalé à la pharmacovigilance avant que l’équipe ne traite la note comme une demande ordinaire.
Consulter une requête, de la question à l'enregistrement
Sélectionnez une demande réelle dans la boîte de réception partagée. Le guide vous accompagne tout au long du processus : acheminement, réponse recommandée, vérification des événements indésirables et dossier conservé après la clôture de la demande.