회의가 9일 남았습니다. 의제는 400행으로 된 스프레드시트에 정리되어 있고, 출장 명단은 8월에 확정되었으며, 세 명의 MSL이 각자 원하는 전체 회의로 똑같은 회의를 표시해 두었습니다. 이 회의에서 회사가 실제로 무엇을 배워야 하는지에 대해서는 아무도 기록해 두지 않았습니다. 그 질문에 대한 답은 대개 귀국 비행기에서, 누군가가 회의 결과를 정리해야 할 때 비로소 나오곤 합니다.
학술대회 커버리지란, 의학사업팀이 과학 학술대회에서 어떤 세션에 참석할지, 각 세션에 누가 참석할지, 무엇을 기록할지, 그리고 회의가 끝난 후 경영진이 무엇을 읽을지를 결정하는 방식을 말합니다. 이 글에서는 첫 기획 회의부터 회의 결과 보고서 작성까지의 학술대회 커버리지 계획을 단계별로 살펴보고, 일반적으로 어떤 부분에서 문제가 발생하는지 알아보겠습니다.
간단한 답변: 의학 학회 참가 계획은 팀이 회의에서 답을 얻어야 할 3~5개의 과학적 질문으로 시작됩니다. 세션은 이러한 질문에 따라 우선순위가 매겨지며, 많은 학회에서 발표 당일에야 공개하는 최신 초록을 위해 시간을 따로 확보해 둡니다. 각 우선순위 세션에는 담당자가 지정되며, 해당 담당자는 회의장에서 체계적인 메모를 작성합니다. 회의가 종료된 지 며칠 이내에 이 메모들은 검토를 거친 보고서로 정리되어 경영진에게 전달되며, 전문가들에게 약속한 후속 조치는 담당자가 명시된 실행 항목으로 관리됩니다.
학술대회는 ASCO, ASH, ESMO와 같은 학회가 주관하는 과학 회의입니다. 기업은 참석하지만 의제를 정하지는 않으며, 이는 기업이 자체적으로 주최하는 만찬, 자문위원회, 연사 프로그램과는 구별되는 점입니다. 이는 현장 팀의 활동 방향에도 영향을 미칩니다. APPA, IFAPP, MAPS 및 MSL Society가 2021년에 발표한 공동 입장 성명에 따르면, MSL은 영업 부서로부터 독립성을 유지해야 하며, 비홍보적 맥락에서만 외부 전문가와 교류해야 한다고 명시하고 있습니다(Theron et al., 2021). 학회에서 경쟁사의 데이터를 검토한 후 복도에서 연구자와 대화를 나누는 MSL의 행위는 과학적 교류에 해당합니다. 반면, 상업 부스에 서서 제품에 대한 질문에 답변하는 것은 별개의 역할입니다.
학술대회는 여전히 임상의들에게 큰 영향력을 행사하고 있다. 2023년 EPG Health 연구를 인용한 IQVIA의 기사에 따르면, 의료 전문가(HCP)의 4분의 3이 학술대회에 직접 참석하는 것을 과학적 콘텐츠와 네트워킹을 위한 ‘매우 중요’하거나 ‘중요’한 채널로 간주한다고 보고했다(IQVIA, 2025). 여러분이 듣고 싶은 전문가들은 바로 그 행사장에 있습니다.
대부분의 취재 계획은 의제부터 시작합니다. 더 훌륭한 계획은 프로그램이 시작되기 전에 의료 책임자가 작성한 짧은 질문 목록으로 시작합니다. 예를 들어, 경쟁사의 임상시험에서 나온 최신 전체 생존율 데이터가 지역 종양 전문의들이 2차 치료에 대해 생각하는 방식을 바꾸게 될까요? 우리 회사의 3상 임상시험 연구자들이 출시 시 논의의 방향을 결정할 만한 내용을 발표하고 있을까요? 치료 순서에 대해 지침 작성자들은 어떤 의견을 제시하고 있을까요?
3~5개의 질문이 적당합니다. 질문이 더 많으면 모든 세션이 우선순위처럼 보이기 시작하고, 6명으로 구성된 팀이 40개 회의실에 흩어져도 실제로 실행할 수 있는 내용이 없어지게 됩니다.
이러한 질문들은 팀이 이미 수립해 둔 의학 계획에서 도출됩니다. 출시 전 현장 의학 계획을 수립하는 팀의 경우, ‘출시 전 현장 의학 포스트’에서는 3상에서 이러한 우선순위가 어떻게 설정되는지 다룹니다.
질문이 정해지면 의제는 필터 역할을 합니다. 해당 질문과 관련된 각 세션을 다음 세 가지 그룹 중 하나로 분류하세요.
그리고 여유를 좀 남겨두세요. 많은 학회가 가장 중요한 초록을 나머지 프로그램과 함께 공개하지 않습니다. UEG Week 2026의 경우, 일반 초록은 학회 약 3주 전에 온라인에 공개된 반면, 주요 초록과 최신 초록은 해당 세션 당일에야 공개되었습니다(UEG 공개 제한 정책). EHA2026의 경우, 일반 초록은 5월 12일에, 최신 연구 초록은 6월 2일에 공개되었으며, 최신 연구 구두 발표 세션은 6월 14일에 진행되었습니다(EHA2026 공개 제한 정책). 공개된 프로그램 일정에 이미 일정이 꽉 차 있다면, 가장 중요한 최신 연구 발표를 위해 시간을 할애할 여유가 없습니다.
마지막으로, 발표자, 좌장 또는 등록자로 참여하는 전문가 중 이미 주목하고 있는 인물들을 목록으로 작성하십시오. 이 목록이 바로 해당 회의의 참여 계획입니다. KOL 참여 전략 게시물에서는 전문가 등급 분류가 어떻게 구축되는지 설명하고 있으며, 동일한 등급 체계에 따라 누가 계획된 대화를 나눌 대상이 될지 결정됩니다.
배정은 계획을 일정이로 전환하는 단계이며, 이 과정에서 예상 가능한 방식으로 문제가 발생합니다. 두 명의 MSL이 같은 전체 회의에 배정되기도 하고, 둘째 날 오후 포스터 투어 담당자가 아무도 없는 경우도 있습니다. 한 사람이 10분 거리인 두 회의장에서 연달아 진행되는 세션에 배정되어, 발표 당일 아침에 문제가 드러나기도 합니다. 이러한 문제의 대부분은 전문성과 기존 전문가 간 관계를 바탕으로 인원을 세션에 배정하고, 각 인원의 하루 일정을 종합적으로 검토하며, 배정 시점에 중복 여부를 확인하고, 일정 관리 책임자(대개 학회 총괄자)를 한 명 지정함으로써 예방할 수 있습니다. 후속 게시물에서는 배정 과정에 대해 별도로 다룰 예정입니다.
세션 중에 작성된 메모는 팀이 학회에서 만들어내는 가장 귀중한 산물이자, 가장 쉽게 분실되기 쉬운 것입니다. 일주일 뒤면 그 메모는 다른 누구도 읽을 수 없는 누군가의 노트 속 한 조각에 불과해집니다.
유용한 세션 노트는 발표된 내용을, 참석하지 않은 동료도 설명할 수 있을 만큼 충분히 상세하게 기록하고, 계획에 포함된 질문들에 대해 어떤 의미가 있는지를 담아야 합니다. 또한 회의 중이나 회의 후에 전문가들이 이에 대해 어떤 의견을 제시했는지도 기록합니다. 또한 약속된 후속 조치, 대상자, 기한도 기록해야 합니다. 바로 이 마지막 부분이 팀이 전문가들과의 관계에서 발을 헛디디는 지점입니다. 약속한 자료 재인쇄나 의료 동료와의 연결 요청은 회의가 끝나면 금방 잊혀지기 쉽기 때문입니다.
세션 도중이나 직후, 세부 사항이 생생할 때 기록을 작성하십시오. 또한 회의 전에 학회의 녹화 정책을 확인하십시오. 슬라이드나 포스터 촬영에 관한 규정은 학회마다 다르기 때문입니다.
MSL이 듣는 내용 중 일부는 통찰력, 즉 전문가가 언급한 회사 차원에서 조치를 취해야 할 사항일 수 있습니다. 이러한 내용은 담당자를 명시하여 별도로 기록해야 합니다. ‘현장 의료 통찰력 게시물’에서는 타당성이 인정되는 보고서를 작성하는 방법을 다룹니다. 의료 전문가(HCP)가 오프라벨 사용에 대해 자발적으로 제기한 질문은 또 다른 경우입니다. 동일한 입장 성명서에 따르면, 이러한 요청은 적절히 문서화되어야 합니다. 해당 기록은 의학 정보 부서로 전달되므로, 복도에서 나눈 대화는 승인된 답변으로 간주되지 않습니다.
다음 회의가 여전히 스프레드시트와 그룹 채팅으로 진행된다면, 의제를 준비해 오세요. 20분 동안 커버리지 일정, 회의실 메모, 그리고 그 메모를 바탕으로 작성된 보고서 초안을 함께 살펴볼 수 있습니다.
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경영진은 거의 모든 세션에 대한 요약을 원하지 않습니다. 그들은 무엇이 바뀌었는지 알고 싶어 합니다. 훌륭한 회의 보고서는 간결하며 계획에 명시된 질문들—팀이 무엇을 배웠는지, 전문가들이 무엇을 말했는지, 경쟁사들이 무엇을 선보였는지, 그리고 팀이 무엇을 권고하는지—을 중심으로 체계적으로 구성되어야 합니다. 세션 세부 내용은 부록에 포함됩니다.
보고서가 기대에 미치지 못하는 경우, 대개 제출이 늦어졌기 때문이며 그 원인은 자료 정리 과정에 있습니다. 메모는 다양한 형식으로 이메일을 통해 도착하고, 누군가가 이를 슬라이드로 재구성하는 과정에서 프레젠테이션 자료가 완성될 때쯤이면 이미 조치를 취해야 할 시기는 지나버린 경우가 많습니다. 같은 기사에서 IQVIA는 학회에서 외부 전문가들과의 의도적인 상호작용이 “산발적이고, 비구체적이며, 때로는 조율되지 않은” 경우가 있을 수 있다고 지적합니다(IQVIA, 2025). 흩어진 메모를 바탕으로 작성된 보고서는 같은 문제를 그대로 물려받는 경향이 있습니다.
회의 전에 결과 보고 일자와 검토자를 미리 정해 두십시오. 후속 조치를 담당자와 마감일이 명시된 과제로 처리하고, 의료 책임자가 확인할 수 있는 곳에 기록해 두십시오.
TikaConference는 TikaMobile에서 과학 학회 취재를 위해 개발한 소프트웨어입니다. 학회 담당자는 각 세션의 날짜, 시간, 발표자, 회의실, 유형 및 트랙이 표시된 세션 표를 바탕으로 계획을 수립합니다. 취재 일정은 MSL 한 명당 한 행씩 30분 단위로 구성된 달력에 표시됩니다. 세션을 담당자에게 드래그할 수 있으며, 배정이 완료되면 중복 일정이 표시되고, 해당 세션에 대한 노트를 작성하기 시작한 MSL이 해당 세션의 담당자로 지정됩니다.
회의실에서는 여러 MSL이 동일한 세션 노트에 내용을 작성할 수 있으며, 입력하는 즉시 저장됩니다. 노트가 생성되면 해당 세션은 ‘추적 중(Tracked)’으로 표시되므로, 학회 책임자는 아직 내용이 작성되지 않은 우선순위 세션을 확인할 수 있습니다. 참가자 정보에는 도시, KOL 등급, KOL 단계 및 해당 HCP가 모니터링 목록에 포함되어 있는지 여부가 표시되며, 이름을 클릭하면 팀이 이미 사용하고 있는 HCP 프로필이 열립니다. 노트는 세션당 하나씩 ‘인사이트’로 저장할 수 있으며, 후속 조치는 TikaInsights에서 이어집니다.
회의가 끝나면 AI가 이미 기록된 메모를 바탕으로 ‘컨퍼런스 요약’, ‘세션 요약’, ‘인사이트 요약’의 세 가지 보고서를 초안으로 작성합니다. 이 초안은 발송되기 전에 의료 담당자가 검토합니다. TikaConference는 TikaMSL와 연동하여, 단독으로, 또는 Veeva나 Salesforce를 포함하여 기업이 이미 사용 중인 CRM과 병행하여 운영할 수 있습니다. 기업이 주관하는 만찬, 자문위원회 및 연사 프로그램은 TikaSpeaker Bureau에 관리됩니다.
한 해에 한 번 열리는 학회에 MSL 두 명을 파견하는 팀이라면 스프레드시트와 공유 문서만으로도 활동을 충분히 관리할 수 있습니다. 도구보다 중요한 것은 질문 내용, 등급 분류, 그리고 회의실에서 바로 메모를 작성하는 습관입니다. 문제는 규모입니다. 여러 명이 공유된 전문가를 통해 여러 학회를 커버하고 다음 주까지 보고서를 제출해야 하는 상황이 되면, 스프레드시트는 수많은 기록 중 하나에 불과해집니다. 이러한 전환을 뒷받침하는 더 장기적인 근거는 의료 업무 분야의 학회 정보 분석에 있습니다.
일부 업무는 소프트웨어로 전혀 대체되지 않습니다. 누군가는 질문을 선정하고, 어떤 최신 발표가 예정된 세션에서 인력을 빼내어 참석할 가치가 있는지 결정하며, 경쟁사의 하위군 분석이 실제로 어떤 변화를 가져오는지 판단해야 합니다. 초안으로 작성된 회의 요약 보고서에는 여전히 회의 현장에 충분히 가까이 있어 누락된 부분이 무엇인지 파악할 수 있는 의학 검토자가 필요합니다.
학술대회 커버리지란 의료 업무 팀이 학회가 주관하는 과학 학술대회에서 활동 계획을 수립하고 실행하는 방식을 의미합니다. 즉, 어떤 세션에 참석할지, 각 세션에 누가 참석할지, 회의록과 전문가와의 대화를 어떻게 기록할지, 그리고 이후 경영진이 어떤 보고서를 받게 될지 등을 포함합니다. 이는 회사가 주최하는 행사와는 별개로, 회사가 참석하는 학술대회를 다룹니다.
취재 계획에는 팀이 답을 얻어야 할 과학적 질문, 해당 질문과 연계된 세션의 우선순위 목록, 각 우선순위 세션의 담당자 지정, 팀이 만날 것으로 예상되는 전문가, 최신 초록을 위한 예비 여유, 그리고 결과 보고의 일정과 검토자가 포함되어야 합니다. 또한 전문가들에게 약속한 후속 조치를 어떻게 추적할 것인지 명시해야 합니다.
MSL은 배정받은 과학 세션과 포스터 발표에 참석하여, 발표 내용과 그 의미를 기록하고, 전문가들과 홍보 목적이 아닌 과학적 대화를 나눕니다. 또한 이러한 대화에서 얻은 통찰력을 파악하고, 자발적으로 제기된 요청 사항을 문서화하여 적절한 경로를 통해 답변할 수 있도록 합니다.
유용한 학회 후 보고서는 회의 전에 설정된 질문들, 즉 팀이 무엇을 배웠는지, 전문가들이 무엇을 말했는지, 경쟁사들이 무엇을 발표했는지, 그리고 팀이 무엇을 권고하는지에 대한 답변을 포함해야 합니다. 세션별 세부 내용은 부록에 기재합니다. 전문가들에게 약속한 후속 조치는 담당자와 마감일이 명시된 업무 항목으로 추적되어야 하며, 보고서 본문에는 포함하지 않아야 합니다.
팀이 참석할 다음 컨퍼런스를 선정하고, 그곳에서 답해야 할 질문 3~5가지를 적어보세요. 그런 다음, 반드시 참석해야 할 모든 세션에 담당자가 지정되어 있는지, 그리고 막판에 추가된 세션이 있을 때 참석 가능한 인원이 있는지 확인하세요. 세션 일정표, 캘린더, 메모, 초안 보고서가 하나의 기록으로 어떻게 정리되는지 확인하고 싶으시다면, 해당 회의 의제를 바탕으로 함께 살펴보겠습니다.