Il congresso si terrà tra nove giorni. L’ordine del giorno è contenuto in un foglio di calcolo di quattrocento righe, l’elenco dei partecipanti è stato definito ad agosto e tre MSL hanno indicato ciascuno la stessa sessione plenaria come quella che preferiscono. Nessuno ha messo per iscritto ciò che l’azienda ha effettivamente bisogno di apprendere da questo incontro. A questa domanda si tende a rispondere durante il volo di ritorno, quando qualcuno deve redigere il resoconto.
La copertura congressuale è il modo in cui un team di affari medici decide a quali sessioni di un congresso scientifico partecipare, chi deve essere presente in ogni sala, cosa va annotato e cosa leggerà la dirigenza una volta concluso l’evento. Questo articolo illustra un piano di copertura congressuale, dalla prima riunione di pianificazione al resoconto, e dove solitamente si verificano le difficoltà.
Risposta rapida: un piano di copertura di un congresso medico parte da tre a cinque domande scientifiche a cui il team deve trovare risposta durante l’evento. Le sessioni vengono classificate in base a tali domande, riservando del tempo per gli abstract dell’ultima ora che molte società non pubblicano fino al giorno stesso della presentazione. A ogni sessione prioritaria viene assegnato un responsabile designato, che redige una nota strutturata direttamente in sala. Entro pochi giorni dalla chiusura del congresso, le note vengono trasformate in un resoconto revisionato destinato alla dirigenza, mentre i follow-up promessi agli esperti vengono monitorati come azioni con i rispettivi responsabili.
Un congresso è un incontro scientifico organizzato da una società, come ASCO, ASH o ESMO. L’azienda partecipa ma non definisce l’ordine del giorno, il che lo distingue dalle cene, dai comitati consultivi e dai programmi con relatori che un’azienda organizza autonomamente. Ciò definisce anche il tono per il team sul campo. La dichiarazione congiunta del 2021 di APPA, IFAPP, MAPS e MSL Society afferma che gli MSL dovrebbero mantenere la propria indipendenza dal reparto vendite e interagire con esperti esterni solo in un contesto non promozionale (Theron et al., 2021). A un congresso, l’MSL che esamina i dati di un concorrente e poi parla con lo sperimentatore nel corridoio sta effettuando uno scambio scientifico. Stare allo stand commerciale a rispondere alle domande sul prodotto è un ruolo diverso.
I congressi continuano ad avere un peso significativo per i medici. Un articolo di IQVIA, che cita una ricerca di EPG Health del 2023, riporta che tre quarti degli operatori sanitari considerano la partecipazione di persona a un congresso un canale fondamentale o molto importante per i contenuti scientifici e il networking (IQVIA, 2025). Gli esperti da cui vuoi ricevere informazioni sono proprio lì, nell’edificio.
La maggior parte dei piani di copertura parte dall’agenda. Quelli migliori partono da un breve elenco di domande, redatto dal direttore medico prima che il programma abbia inizio. Ad esempio: i dati aggiornati sulla sopravvivenza globale provenienti dallo studio del concorrente cambiano il modo in cui gli oncologi di base considerano il trattamento di seconda linea? I ricercatori del nostro programma di Fase 3 presenteranno qualcosa che influenzerà il dibattito al momento del lancio? Cosa dicono gli autori delle linee guida riguardo alla sequenza terapeutica?
Da tre a cinque domande sono la quantità giusta. Se ce ne sono di più, ogni sessione inizia a sembrare una priorità, e un team di sei persone finisce per sparpagliarsi in quaranta sale senza nulla su cui poter agire.
Le domande derivano dal piano medico che il team ha già elaborato. Per un team che sta preparando il piano medico sul campo prima del lancio, il post sul piano medico sul campo pre-lancio illustra come vengono stabilite tali priorità nella Fase 3.
Una volta definite le domande, l’agenda diventa un filtro. Classificate ogni sessione che le riguarda in uno dei tre gruppi seguenti.
Quindi, lasciare un margine di manovra. Molte società scientifiche non pubblicano i propri abstract più importanti insieme al resto del programma. Per l’UEG Week 2026, gli abstract regolari sono stati pubblicati online circa tre settimane prima del congresso, mentre gli abstract di punta e le novità dell’ultima ora sono apparsi solo il giorno della rispettiva sessione (politica di embargo dell’UEG). All’EHA2026, gli abstract regolari sono stati pubblicati il 12 maggio e quelli dell’ultima ora il 2 giugno, con la sessione orale dedicata alle novità dell’ultima ora il 14 giugno (politica di embargo dell’EHA2026). Un programma completamente pieno in base al programma pubblicato non lascia spazio per la novità dell’ultima ora più importante.
Infine, elenca gli esperti che già segui e che presenteranno, presiederanno o sono registrati. Quell’elenco costituisce il piano di coinvolgimento per il congresso. Il post sulla strategia di coinvolgimento dei KOL spiega come viene strutturata la classificazione degli esperti, e sono proprio questi livelli a determinare chi riceverà una conversazione pianificata.
L’assegnazione è il momento in cui un piano diventa un programma, ed è qui che si verificano errori prevedibili. Due MSL finiscono nella stessa sessione plenaria. Nessuno copre il giro dei poster nel secondo pomeriggio. Una persona viene inserita in sessioni consecutive in sale distanti dieci minuti l’una dall’altra, e il problema emerge la mattina stessa dell’intervento. La maggior parte di questi problemi si previene abbinando le persone alle sessioni in base alle competenze e alle relazioni esistenti tra esperti, esaminando l’intera giornata di ciascuna persona, verificando le sovrapposizioni al momento dell’assegnazione e affidando la gestione del programma a un unico responsabile, solitamente il responsabile del congresso. Un post successivo tratterà specificamente l’assegnazione.
Gli appunti presi durante la sessione sono la cosa più preziosa che il team produce a un congresso, e la più facile da perdere. Una settimana dopo sono solo un frammento nel taccuino di qualcuno che nessun altro riesce a leggere.
Un appunto utile sulla sessione riporta ciò che è stato presentato, con dettagli sufficienti affinché un collega assente possa spiegarlo, e cosa ciò significhi per le questioni previste nel piano. Annota ciò che gli esperti hanno detto al riguardo, sia in sala che in seguito. Registra inoltre eventuali follow-up promessi, a chi e entro quando. È proprio su quest’ultimo aspetto che i team perdono terreno con gli esperti, perché una ristampa promessa o una richiesta di metterli in contatto con un collega medico è facile da dimenticare una volta terminata la riunione.
Scrivete la nota durante o subito dopo la sessione, mentre i dettagli sono ancora freschi. Verificate anche la politica di registrazione della società prima della riunione, poiché le regole relative alla fotografia di diapositive e poster variano da un congresso all’altro.
Alcune delle informazioni che gli MSL raccolgono costituiranno un’intuizione, ovvero qualcosa che un esperto ha detto e su cui l’azienda dovrebbe agire. Queste meritano una propria documentazione con un responsabile. Il post sulle intuizioni mediche sul campo spiega come redigerne una che regga. Le domande non richieste da parte degli operatori sanitari sull’uso off-label sono ancora un altro discorso. La stessa dichiarazione di posizione afferma che tali richieste devono essere documentate in modo appropriato. Tale documentazione va all’ufficio informazioni mediche, quindi la conversazione nel corridoio non viene considerata come la risposta approvata.
Se il tuo prossimo congresso si riduce ancora a un foglio di calcolo e a una chat di gruppo, porta con te l’ordine del giorno. In venti minuti possiamo esaminare insieme il calendario delle visite, gli appunti presi in sala e la bozza di rapporto che deriva da tali appunti.
Prenota una panoramica di 20 minuti →
La dirigenza raramente vuole un riassunto di ogni sessione. Vuole sapere cosa è cambiato. Un buon resoconto del congresso è breve e strutturato attorno alle domande del piano: cosa ha imparato il team, cosa hanno detto gli esperti, cosa hanno mostrato i concorrenti e cosa raccomanda il team. I dettagli delle sessioni vanno in un’appendice.
Quando un resoconto delude, di solito è perché è arrivato in ritardo, e la causa è la fase di assemblaggio. Gli appunti arrivano via e-mail in formati diversi, qualcuno li rielabora in diapositive e, quando la presentazione è pronta, il momento di agire è ormai passato. Nello stesso articolo, IQVIA osserva che le interazioni intenzionali con esperti esterni durante i congressi possono essere «frammentarie, non specifiche e, a volte, non coordinate» (IQVIA, 2025). Un resoconto costruito a partire da appunti sparsi tende a ereditare lo stesso problema.
Stabilite la data della presentazione e il revisore prima della riunione. Trattate i follow-up come azioni con responsabili e scadenze, conservate in un luogo dove il direttore medico possa controllarle.
TikaConference è il software di TikaMobile per la copertura di un congresso scientifico. Il responsabile del congresso pianifica le attività a partire da una griglia delle sessioni che mostra per ciascuna sessione la data, l’ora, il relatore, la sala, il tipo e il percorso tematico. La copertura è visualizzata su un calendario con una riga per ogni MSL in fasce orarie di trenta minuti. Una sessione può essere trascinata su una persona; le sovrapposizioni vengono segnalate al momento dell’assegnazione e un MSL che inizia a redigere una nota su una sessione viene assegnato a essa.
All’interno della sala, più di un MSL può scrivere sulla stessa nota di sessione, che viene salvata man mano che si digita. Una sessione viene contrassegnata come “Monitorata” non appena esiste una nota, in modo che il responsabile del congresso possa vedere quali sessioni prioritarie non contengono ancora alcuna annotazione. I partecipanti mostrano la città, il livello KOL, lo stadio KOL e se l’operatore sanitario figura nell’elenco monitorato; cliccando sul nome si apre il profilo dell’operatore sanitario già utilizzato dal team. È possibile salvare una nota come “insight”, una per sessione, e il follow-up prosegue in TikaInsights.
Dopo l’incontro, l’intelligenza artificiale redige tre riepiloghi a partire dalle note già acquisite: un riepilogo della conferenza, un riepilogo della sessione e un riepilogo degli approfondimenti. Un addetto agli affari medici revisiona la bozza prima che venga inviata. TikaConference può funzionare con TikaMSL, in modo autonomo o integrandosi con il CRM già utilizzato dall’azienda, inclusi Veeva o Salesforce. Le cene, i comitati consultivi e i programmi per i relatori organizzati dall’azienda rientrano in TikaSpeaker Bureau.
Un team che invia due MSL a un congresso all’anno può gestire bene la copertura con un foglio di calcolo e un documento condiviso. Le domande, i livelli di priorità e l’abitudine di prendere appunti direttamente in sala contano più dello strumento. Ciò che diventa un problema è la scalabilità. Quando diverse persone coprono diversi congressi con esperti condivisi e un resoconto da consegnare la settimana successiva, il foglio di calcolo diventa uno dei tanti documenti. L’argomento più convincente a favore di questo cambiamento risiede nell’intelligence congressuale per gli affari medici.
Parte del lavoro non passa affatto al software. Qualcuno deve scegliere le domande, decidere quale notizia dell’ultimo minuto valga la pena di distogliere una persona da una sessione programmata e valutare se l’analisi di sottogruppo di un concorrente cambi effettivamente qualcosa. Una bozza di resoconto necessita comunque di un revisore medico che sia stato abbastanza vicino all’evento da sapere cosa vi manchi.
La copertura congressuale è il modo in cui un team di affari medici pianifica e gestisce la propria presenza a un congresso scientifico organizzato da una società: a quali sessioni partecipare, chi partecipa a ciascuna di esse, come vengono raccolti gli appunti e le conversazioni con gli esperti e quale resoconto riceve successivamente la dirigenza. Copre gli incontri a cui l’azienda partecipa, a differenza degli eventi che l’azienda ospita.
Un piano di copertura dovrebbe includere le domande scientifiche a cui il team deve trovare risposta, un elenco gerarchico delle sessioni legate a tali domande, un responsabile designato per ogni sessione prioritaria, gli esperti che il team si aspetta di incontrare, una riserva di tempo per gli abstract dell’ultima ora, nonché una data e un revisore per la sintesi dei risultati. Dovrebbe inoltre specificare come verranno monitorati i follow-up promessi agli esperti.
Gli MSL partecipano alle sessioni scientifiche e ai poster loro assegnati, prendono appunti su ciò che è stato presentato e sul suo significato e intrattengono conversazioni scientifiche non promozionali con gli esperti. Inoltre, raccolgono spunti da tali conversazioni e documentano eventuali richieste spontanee in modo che possano ricevere risposta attraverso il canale appropriato.
Un rapporto post-congressuale efficace risponde alle domande formulate prima dell’evento: cosa ha appreso il team, cosa hanno detto gli esperti, cosa hanno presentato i concorrenti e quali sono le raccomandazioni del team. I dettagli relativi alle singole sessioni vanno inseriti in un’appendice. I follow-up promessi agli esperti devono essere monitorati come azioni con responsabili e scadenze, e gestiti separatamente dal rapporto.
Scegliete il prossimo congresso a cui parteciperà il vostro team e annotate le tre-cinque domande a cui dovrà rispondere in quell’occasione. Verificate poi se ogni sessione da non perdere abbia un responsabile e se qualcuno sia disponibile quando arriveranno le ultime novità. Se volete vedere come appaiono in un unico documento la griglia delle sessioni, il calendario, gli appunti e la bozza del resoconto, possiamo esaminarli insieme seguendo l’ordine del giorno di quella riunione.
Prenota una presentazione di 20 minuti →