Le congrès aura lieu dans neuf jours. L'ordre du jour figure dans un tableur de quatre cents lignes, la liste des participants a été établie en août, et trois MSL ont chacun indiqué qu'ils souhaitaient assister à la même séance plénière. Personne n’a noté ce que l’entreprise a réellement besoin d’apprendre de cette réunion. On répond généralement à cette question dans l’avion du retour, lorsque quelqu’un doit rédiger le compte-rendu.
La couverture d’un congrès désigne la manière dont une équipe des affaires médicales décide des sessions auxquelles elle assistera lors d’un congrès scientifique, qui sera présent dans chaque salle, ce qui sera noté et ce que la direction lira une fois le congrès terminé. Cet article présente en détail un plan de couverture de congrès, de la première réunion de planification au compte-rendu, et met en évidence les points où il échoue généralement.
Réponse rapide : un plan de couverture d’un congrès médical commence par trois à cinq questions scientifiques auxquelles l’équipe doit trouver une réponse lors de la réunion. Les sessions sont classées en fonction de ces questions, en réservant du temps pour les résumés de dernière minute que de nombreuses sociétés ne publient que le jour même de leur présentation. Chaque session prioritaire se voit attribuer un responsable désigné, et cette personne rédige une note structurée directement dans la salle. Dans les jours qui suivent la clôture du congrès, ces notes sont transformées en un compte-rendu validé destiné à la direction, et les suivis promis aux experts sont suivis sous forme de tâches attribuées à des responsables.
Un congrès est une réunion scientifique organisée par une société, telle que l’ASCO, l’ASH ou l’ESMO. L’entreprise y participe mais n’en définit pas l’ordre du jour, ce qui le distingue des dîners, des comités consultatifs et des programmes de conférenciers qu’une entreprise organise elle-même. Cela donne également le ton à l’équipe de terrain. La déclaration de position commune de 2021 de l’APPA, de l’IFAPP, de la MAPS et de la MSL Society stipule que les MSL doivent préserver leur indépendance vis-à-vis des services commerciaux et n’interagir avec des experts externes que dans un contexte non promotionnel (Theron et al., 2021). Lors d’un congrès, le MSL qui présente les données d’un concurrent puis s’entretient avec l’investigateur dans le couloir participe à un échange scientifique. Se tenir au stand commercial pour répondre à des questions sur les produits relève d’un rôle différent.
Les congrès continuent d’avoir un poids important auprès des cliniciens. Un article d’IQVIA, citant une étude d’EPG Health datant de 2023, rapporte que les trois quarts des professionnels de santé considèrent la participation en personne à un congrès comme un canal essentiel ou très important pour accéder à des contenus scientifiques et nouer des contacts (IQVIA, 2025). Les experts que vous souhaitez entendre se trouvent dans le bâtiment.
La plupart des plans de couverture commencent par l’ordre du jour. Les meilleurs commencent par une courte liste de questions, rédigée par le directeur médical avant même que le programme ne débute. Par exemple : les données actualisées sur la survie globale issues de l’essai clinique du concurrent modifient-elles la façon dont les oncologues libéraux envisagent le traitement de deuxième ligne ? Les investigateurs de notre propre programme de phase III présentent-ils des éléments susceptibles d’orienter les discussions lors du lancement ? Que disent les auteurs des recommandations sur l’enchaînement des traitements ?
Trois à cinq questions, c’est à peu près la bonne quantité. Au-delà, chaque session commence à être considérée comme une priorité, et une équipe de six personnes se retrouve dispersée dans quarante salles sans rien sur quoi s’appuyer pour agir.
Ces questions découlent du plan médical dont dispose déjà l’équipe. Pour une équipe chargée d’élaborer le plan médical de terrain avant le lancement, l’article consacré au plan médical de terrain pré-lancement explique comment ces priorités sont définies en phase III.
Une fois les questions définies, l’ordre du jour sert de filtre. Classez chaque session qui les aborde dans l’un des trois groupes suivants.
Il faut ensuite garder une certaine marge de manœuvre. De nombreuses sociétés ne publient pas leurs résumés les plus importants en même temps que le reste du programme. Pour l’UEG Week 2026, les résumés réguliers ont été mis en ligne environ trois semaines avant le congrès, tandis que les résumés phares et les dernières actualités n’ont été publiés que le jour même de leur session (politique d’embargo de l’UEG). Lors de l’EHA2026, les résumés classiques ont été publiés le 12 mai et les résumés de dernière minute le 2 juin, la session orale consacrée à ces derniers ayant lieu le 14 juin (politique d’embargo de l’EHA2026). Un planning entièrement rempli à partir du programme publié ne laisse personne de libre pour le résumé de dernière minute le plus important.
Enfin, dressez la liste des experts que vous suivez déjà et qui interviennent, président une session ou sont inscrits. Cette liste constitue le plan d’engagement pour le congrès. L’article sur la stratégie d’engagement des leaders d’opinion clés (KOL) explique comment s’établit la hiérarchisation des experts, et ce sont ces mêmes niveaux qui déterminent à qui est attribuée une conversation planifiée.
C’est lors de l’affectation que le plan se transforme en planning, et c’est là que les échecs surviennent de manière prévisible. Deux MSL se retrouvent dans la même séance plénière. Personne n’est prévu pour couvrir la visite des posters le deuxième après-midi. Une personne est inscrite à des sessions consécutives dans des salles distantes de dix minutes l’une de l’autre, et le problème apparaît le matin même de l’intervention. La plupart de ces problèmes peuvent être évités en affectant les participants aux sessions en fonction de leur expertise et de leurs relations existantes avec les experts, en examinant l’emploi du temps quotidien de chaque personne, en vérifiant les chevauchements au moment de l’affectation et en désignant un seul responsable du planning, généralement le responsable du congrès. Un article ultérieur sera consacré spécifiquement à l’affectation.
Les notes prises pendant la session constituent ce que l’équipe produit de plus précieux lors d’un congrès, et ce qui se perd le plus facilement. Une semaine plus tard, ce n’est plus qu’un fragment dans le carnet de notes de quelqu’un que personne d’autre ne peut déchiffrer.
Une note de séance utile consigne ce qui a été présenté, avec suffisamment de détails pour qu’un collègue absent puisse l’expliquer, ainsi que ce que cela implique pour les questions figurant dans le plan. Elle note ce que les experts en ont dit, que ce soit en salle ou après coup. Elle consigne également tout suivi promis, à qui et pour quand. C’est sur ce dernier point que les équipes perdent du terrain face aux experts, car une réimpression promise ou une demande de mise en relation avec un collègue médecin est facile à oublier une fois la réunion terminée.
Rédigez le compte-rendu pendant ou juste après la session, tant que les détails sont encore frais dans votre mémoire. Vérifiez également la politique de l’association en matière d’enregistrement avant la réunion, car les règles concernant la prise de photos des diapositives et des posters varient d’un congrès à l’autre.
Certaines des informations recueillies par les MSL constitueront des « insights », c’est-à-dire des remarques formulées par un expert sur lesquelles l’entreprise devrait agir. Celles-ci méritent de faire l’objet d’un compte-rendu distinct, attribué à un responsable. L’article consacré aux « insights » médicaux sur le terrain explique comment rédiger un compte-rendu qui tiendra la route. Les questions spontanées des professionnels de santé concernant l’utilisation hors AMM constituent un cas à part. La même prise de position précise que ces demandes doivent être documentées de manière appropriée. Ce compte-rendu est transmis au service d’information médicale ; ainsi, la conversation dans le couloir n’est pas considérée comme la réponse officielle.
Si votre prochain congrès se résume encore à un tableur et à un chat de groupe, apportez l’ordre du jour. En vingt minutes, nous pouvons passer en revue le calendrier de couverture, les notes prises en salle et le projet de rapport issu de ces notes.
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La direction souhaite rarement un résumé de chaque session. Elle veut savoir ce qui a changé. Un bon compte-rendu de congrès est concis et s’articule autour des questions du plan : ce que l’équipe a appris, ce qu’ont dit les experts, ce qu’ont présenté les concurrents et ce que l’équipe recommande. Les détails des sessions figurent en annexe.
Lorsqu’un compte-rendu déçoit, c’est généralement parce qu’il est arrivé en retard, et la cause en est la compilation. Les notes arrivent par e-mail dans différents formats, quelqu’un les réorganise en diapositives, et le temps que la présentation soit prête, le moment d’agir est déjà passé. Dans le même article, IQVIA observe que les interactions intentionnelles avec des experts externes lors des congrès peuvent être « fragmentaires, imprécises et, parfois, non coordonnées » (IQVIA, 2025). Un compte-rendu élaboré à partir de notes éparses a tendance à présenter le même problème.
Fixez la date de la synthèse et désignez le responsable avant la réunion. Traitez les suivis comme des actions avec des responsables et des dates d’échéance, consignées dans un endroit où le directeur médical peut les consulter.
TikaConference est le logiciel de TikaMobile destiné à la couverture d’un congrès scientifique. Le responsable du congrès planifie à partir d’un tableau des sessions indiquant pour chacune d’entre elles la date, l’heure, l’intervenant, la salle, le type et le thème. La couverture s’affiche sur un calendrier avec une ligne par MSL, répartie en créneaux de trente minutes. Une session peut être glissée sur une personne ; les chevauchements sont signalés lors de l’affectation, et un MSL qui commence à rédiger une note sur une session s’y voit affecté.
Dans la salle, plusieurs MSL peuvent contribuer à la même note de session, et celle-ci est enregistrée au fur et à mesure de la saisie. Une session est marquée comme « Suivie » dès qu’une note existe, ce qui permet au responsable du congrès de voir quelles sessions prioritaires ne font encore l’objet d’aucune note. Les participants indiquent la ville, le niveau de KOL, le stade de KOL et si le professionnel de santé figure sur la liste surveillée ; le nom ouvre le profil du professionnel de santé que l’équipe utilise déjà. Une note peut être enregistrée en tant qu’« insight », à raison d’une par session, et le suivi se poursuit dans TikaInsights.
Après la réunion, l’IA rédige trois synthèses à partir des notes déjà saisies : un résumé de la conférence, un résumé de la session et un résumé des « insights ». Un responsable des affaires médicales examine le brouillon avant son envoi. TikaConference peut fonctionner avec TikaMSL, de manière autonome, ou en complément du CRM déjà utilisé par l’entreprise, notamment Veeva ou Salesforce. Les dîners, les comités consultatifs et les programmes de conférenciers organisés par l’entreprise sont gérés dans TikaSpeaker Bureau.
Une équipe envoyant deux MSL à un congrès par an peut très bien gérer sa couverture à l’aide d’un tableur et d’un document partagé. Les questions, les niveaux de priorité et l’habitude de rédiger les notes directement en salle importent davantage que l’outil utilisé. C’est l’échelle qui pose problème. Dès que plusieurs personnes couvrent plusieurs congrès avec des experts communs et un compte-rendu à rendre la semaine suivante, le tableur devient l’un des nombreux documents parmi d’autres. L’argument à long terme en faveur de cette transition réside dans l’intelligence de conférence pour les affaires médicales.
Une partie du travail ne peut tout simplement pas être transférée à un logiciel. Quelqu’un doit choisir les questions, décider quelle nouvelle de dernière minute justifie de retirer une personne d’une session prévue, et juger si l’analyse par sous-groupe d’un concurrent change réellement la donne. Un compte-rendu rédigé a toujours besoin d’un réviseur médical qui ait été suffisamment proche de la réunion pour savoir ce qui y manque.
La couverture d’un congrès désigne la manière dont une équipe des affaires médicales planifie et gère sa présence lors d’un congrès scientifique organisé par une société : quelles sessions suivre, qui y participe, comment consigner les notes et les conversations avec les experts, et quel compte rendu est ensuite transmis à la direction. Elle couvre les réunions auxquelles l’entreprise participe, par opposition aux événements qu’elle organise.
Un plan de couverture doit inclure les questions scientifiques auxquelles l’équipe doit trouver des réponses, une liste hiérarchisée des sessions liées à ces questions, un responsable désigné pour chaque session prioritaire, les experts que l’équipe prévoit de rencontrer, une marge de manœuvre réservée aux résumés de dernière minute, ainsi qu’une date et un responsable pour la synthèse des résultats. Il doit également préciser comment seront assurés le suivi des engagements pris auprès des experts.
Les MSL assistent aux sessions scientifiques et aux présentations par affiches qui leur sont attribuées, prennent des notes sur ce qui a été présenté et sur sa signification, et mènent des conversations scientifiques à caractère non promotionnel avec des experts. Ils recueillent également les informations issues de ces conversations et consignent toute demande spontanée afin qu’elle puisse recevoir une réponse par la voie appropriée.
Un rapport post-congrès utile répond aux questions posées avant la réunion : ce que l’équipe a appris, ce qu’ont dit les experts, ce que les concurrents ont présenté et ce que l’équipe recommande. Les détails relatifs aux sessions figurent en annexe. Les suivis promis aux experts doivent être suivis sous forme d’actions avec des responsables et des dates d’échéance, et ne doivent pas figurer dans le rapport.
Choisissez le prochain congrès auquel votre équipe participera et notez les trois à cinq questions auxquelles elle devra y répondre. Vérifiez ensuite si chaque session incontournable a bien un responsable et si quelqu’un est disponible lorsque les dernières informations de dernière minute seront disponibles. Si vous souhaitez voir à quoi ressemblent le programme des sessions, le calendrier, les notes et le compte-rendu provisoire regroupés dans un seul document, nous pouvons vous le présenter en suivant l’ordre du jour de cette réunion.
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