El congreso es dentro de nueve días. El orden del día figura en una hoja de cálculo de cuatrocientas filas, la lista de participantes se fijó en agosto y tres MSL han señalado cada uno la misma sesión plenaria como la que desean. Nadie ha puesto por escrito lo que la empresa realmente necesita aprender de esta reunión. Esa pregunta suele responderse en el vuelo de vuelta a casa, cuando alguien tiene que redactar el informe.
La cobertura de un congreso es la forma en que un equipo de asuntos médicos decide a qué sesiones de un congreso científico asistirá, quién estará en cada sala, qué se anotará y qué leerá la dirección una vez finalizada la reunión. Este artículo repasa un plan de cobertura de un congreso, desde la primera reunión de planificación hasta el informe final, y señala dónde suele fallar.
Respuesta rápida: un plan de cobertura de un congreso médico comienza con entre tres y cinco preguntas científicas que el equipo necesita que se respondan en la reunión. Las sesiones se clasifican en función de esas preguntas, reservando tiempo para los resúmenes de última hora que muchas sociedades no publican hasta el mismo día de su presentación. A cada sesión prioritaria se le asigna un responsable, y esa persona redacta una nota estructurada desde la propia sala. A los pocos días de que finalice el congreso, las notas se convierten en un informe revisado para la dirección, y los seguimientos prometidos a los expertos se registran como acciones con sus respectivos responsables.
Un congreso es una reunión científica organizada por una sociedad, como la ASCO, la ASH o la ESMO. La empresa asiste, pero no establece el orden del día, lo que lo diferencia de las cenas, los consejos asesores y los programas de ponencias que la propia empresa organiza. Esto también marca la pauta para el equipo de campo. La declaración de posición conjunta de 2021 de la APPA, la IFAPP, la MAPS y la MSL Society afirma que los MSL deben mantener su independencia respecto al departamento de ventas e interactuar con expertos externos únicamente en un contexto no promocional (Theron et al., 2021). En un congreso, el MSL que analiza los datos de un competidor y luego habla con el investigador en el pasillo está llevando a cabo un intercambio científico. Estar de pie en el stand comercial respondiendo a preguntas sobre el producto es una función diferente.
Los congresos siguen teniendo peso entre los médicos. Un artículo de IQVIA, que cita una investigación de EPG Health de 2023, señala que tres cuartas partes de los profesionales sanitarios consideran que asistir a un congreso en persona es un canal fundamental o muy importante para acceder a contenidos científicos y establecer contactos (IQVIA, 2025). Los expertos a los que quieres escuchar están en el recinto.
La mayoría de los planes de cobertura comienzan con el orden del día. Los mejores empiezan con una breve lista de preguntas, redactada por el director médico antes de que nadie dé inicio al programa. Por ejemplo: ¿cambian los datos actualizados de supervivencia global del ensayo de la competencia la forma en que los oncólogos de atención primaria ven el tratamiento de segunda línea? ¿Presentan los investigadores de nuestro propio programa de fase III algo que vaya a marcar el rumbo de la conversación en el momento del lanzamiento? ¿Qué dicen los autores de las guías clínicas sobre la secuenciación?
Entre tres y cinco preguntas es lo adecuado. Si hay más, cada sesión empieza a parecer una prioridad, y un equipo de seis personas acaba dispersado por cuarenta salas sin nada sobre lo que pueda actuar.
Las preguntas surgen del plan médico que el equipo ya tiene. Para un equipo que elabora el plan médico de campo antes del lanzamiento, la publicación sobre el plan médico de campo previo al lanzamiento aborda cómo se establecen esas prioridades en la Fase III.
Una vez definidas las preguntas, el programa se convierte en un filtro. Clasifica cada sesión relacionada con ellas en uno de estos tres grupos:
A continuación, hay que reservar algo de capacidad. Muchas sociedades no publican sus resúmenes más importantes junto con el resto del programa. Para la UEG Week 2026, los resúmenes habituales se publicaron en línea unas tres semanas antes del congreso, mientras que los resúmenes destacados y las novedades de última hora aparecieron solo el día de su sesión (política de embargo de la UEG). En EHA2026, los resúmenes habituales se publicaron el 12 de mayo y los de última hora el 2 de junio, celebrándose la sesión oral de novedades de última hora el 14 de junio (política de embargo de EHA2026). Un plan que esté completamente ocupado con el programa publicado no deja a nadie libre para la novedad de última hora que más importa.
Por último, haz una lista de los expertos a los que ya sigues y que van a presentar ponencias, presidir sesiones o están inscritos. Esa lista es el plan de interacción para el congreso. La publicación sobre la estrategia de interacción con los líderes de opinión clave (KOL) explica cómo se establece la clasificación por niveles de los expertos, y esos mismos niveles determinan quién recibe una conversación planificada.
La asignación es el momento en el que un plan se convierte en un horario, y suele fallar de formas predecibles. Dos MSL acaban en la misma sesión plenaria. Nadie se encarga de la ronda de pósteres de la segunda tarde. A una persona se le asignan sesiones consecutivas en salas separadas por diez minutos, y el problema sale a la luz la misma mañana de la ponencia. La mayor parte de estos problemas se evita asignando a las personas a las sesiones en función de su experiencia y de las relaciones existentes con otros expertos, analizando la jornada completa de cada persona, comprobando los solapamientos en el momento de la asignación y designando a una sola persona responsable del calendario, normalmente el responsable del congreso. En una entrada posterior se tratará el tema de la asignación por separado.
Las notas tomadas durante la sesión son lo más valioso que produce el equipo en un congreso, y lo más fácil de perder. Una semana después, no son más que un fragmento en el cuaderno de alguien que nadie más puede leer.
Unas notas útiles de la sesión recogen lo que se presentó, con suficiente detalle como para que un compañero que no estuviera presente pudiera explicarlo, y lo que significa para las cuestiones del plan. Recogen lo que dijeron los expertos al respecto, tanto en la sala como después. También recoge cualquier seguimiento que se haya prometido, a quién y para cuándo. Esa última parte es donde los equipos pierden terreno con los expertos, porque una reimpresión prometida o una petición para ponerse en contacto con un colega médico es fácil de olvidar una vez finalizada la reunión.
Redacta las notas durante la sesión o justo después, mientras los detalles aún están frescos. Consulta también la política de grabación de la sociedad antes de la reunión, ya que las normas sobre la fotografía de diapositivas y pósteres varían de un congreso a otro.
Parte de lo que escuchan los MSL constituirá una idea o sugerencia, algo que un experto haya dicho y sobre lo que la empresa debería actuar. Esas ideas merecen su propio registro con un responsable asignado. La publicación sobre ideas médicas de campo explica cómo redactar una que se sostenga. Las preguntas no solicitadas de los profesionales sanitarios sobre el uso fuera de indicación son un caso distinto. La misma declaración de posición establece que dichas solicitudes deben documentarse adecuadamente. Ese registro se envía al departamento de información médica, por lo que la conversación en el pasillo no se considera la respuesta oficial.
Si tu próximo congreso sigue consistiendo en una hoja de cálculo y un chat grupal, trae la agenda. En veinte minutos podemos repasar el calendario de visitas, las notas tomadas en la sala y el borrador del informe que se elabora a partir de esas notas.
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Los directivos rara vez quieren un resumen de cada sesión. Quieren saber qué ha cambiado. Un buen resumen del congreso es breve y se estructura en torno a las preguntas del plan: qué ha aprendido el equipo, qué han dicho los expertos, qué han mostrado los competidores y qué recomienda el equipo. Los detalles de las sesiones se incluyen en un apéndice.
Cuando un informe decepciona, suele ser porque llega tarde, y la causa es la recopilación. Las notas llegan por correo electrónico en diferentes formatos, alguien las reorganiza en diapositivas y, para cuando la presentación está lista, ya ha pasado el momento de actuar en consecuencia. En el mismo artículo, IQVIA señala que las interacciones intencionadas con expertos externos en los congresos pueden ser «esporádicas, poco específicas y, en ocasiones, descoordinadas» (IQVIA, 2025). Un informe elaborado a partir de notas dispersas tiende a heredar el mismo problema.
Fija la fecha del resumen y designa al revisor antes de la reunión. Trata los seguimientos como acciones con responsables y fechas límite, que se mantengan en un lugar donde el director médico pueda consultarlas.
TikaConference es el software de TikaMobile para cubrir un congreso científico. El responsable del congreso planifica a partir de una tabla de sesiones que muestra la fecha, la hora, el ponente, la sala, el tipo y la temática de cada sesión. La cobertura se presenta en un calendario con una fila por cada MSL en franjas de treinta minutos. Una sesión se puede arrastrar hasta una persona; los solapamientos se señalan al realizar la asignación, y se asigna a un MSL la sesión sobre la que este empiece a tomar notas.
En la sala, más de un MSL puede escribir en la misma nota de sesión, y esta se guarda a medida que escriben. Una sesión se marca como «Seguida» en cuanto existe una nota, de modo que el responsable del congreso puede ver qué sesiones prioritarias aún no tienen nada escrito. Los asistentes muestran la ciudad, el nivel de KOL, la etapa de KOL y si el profesional sanitario figura en la lista de seguimiento; al hacer clic en el nombre, se abre el perfil del profesional sanitario que el equipo ya utiliza. Se puede guardar una nota como «perspectiva», una por sesión, y el seguimiento continúa en TikaInsights.
Tras la reunión, la IA elabora tres resúmenes a partir de las notas ya recopiladas: un resumen de la conferencia, un resumen de la sesión y un resumen de las ideas clave. Un responsable de asuntos médicos revisa el borrador antes de su envío. TikaConference puede funcionar con TikaMSL, de forma independiente o junto al CRM que ya utilice la empresa, incluidos Veeva o Salesforce. Las cenas, los consejos asesores y los programas de ponentes que organiza la empresa se gestionan en TikaSpeaker Bureau.
Un equipo que envía a dos MSL a un congreso al año puede gestionar bien la cobertura con una hoja de cálculo y un documento compartido. Las preguntas, los niveles de prioridad y el hábito de tomar notas en la sala importan más que la herramienta. Lo que falla es la escala. En cuanto varias personas cubren varios congresos con expertos compartidos y un informe que hay que entregar la semana siguiente, la hoja de cálculo se convierte en uno de los muchos registros. El argumento más sólido a favor de ese cambio se encuentra en la inteligencia de conferencias para asuntos médicos.
Parte del trabajo no se traslada en absoluto al software. Alguien tiene que elegir las preguntas, decidir qué noticia de última hora merece que se retire a una persona de una sesión programada y juzgar si el análisis de subgrupos de un competidor cambia realmente algo. Un informe preliminar sigue necesitando un revisor médico que haya estado lo suficientemente cerca de la reunión como para saber qué le falta.
La cobertura de congresos es la forma en que un equipo de asuntos médicos planifica y gestiona su presencia en un congreso científico organizado por una sociedad: a qué sesiones asistir, quién asiste a cada una, cómo se recogen las notas y las conversaciones con los expertos, y qué resumen recibe la dirección posteriormente. Abarca las reuniones a las que asiste la empresa, a diferencia de los eventos que organiza la propia empresa.
Un plan de cobertura debe incluir las preguntas científicas que el equipo necesita que se respondan, una lista por niveles de sesiones vinculadas a esas preguntas, una persona responsable designada para cada sesión prioritaria, los expertos con los que el equipo espera reunirse, capacidad reservada para resúmenes de última hora, y una fecha y un revisor para el informe. También debe indicar cómo se hará el seguimiento de los compromisos de seguimiento prometidos a los expertos.
Los MSL asisten a las sesiones científicas y a las ponencias con pósteres que se les asignan, toman notas sobre lo que se ha presentado y su significado, y mantienen conversaciones científicas sin ánimo promocional con los expertos. Asimismo, recogen las ideas surgidas de esas conversaciones y documentan cualquier solicitud no solicitada para que pueda responderse a través del canal adecuado.
Un informe postcongreso útil responde a las preguntas planteadas antes de la reunión: qué ha aprendido el equipo, qué han dicho los expertos, qué han presentado los competidores y qué recomienda el equipo. Los detalles de cada sesión se incluyen en un apéndice. El seguimiento de las acciones prometidas a los expertos debe gestionarse como tareas con responsables y fechas límite, y mantenerse al margen del informe.
Elige el próximo congreso al que vaya a asistir tu equipo y anota las tres a cinco preguntas que debe resolver allí. A continuación, comprueba si cada sesión imprescindible tiene un responsable y si alguien está disponible cuando se publiquen las últimas novedades. Si quieres ver cómo quedan el programa de sesiones, el calendario, las notas y el borrador del resumen en un único documento, podemos repasarlo con el orden del día de esa reunión.
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