Der Kongress findet in neun Tagen statt. Die Tagesordnung ist in einer Tabelle mit vierhundert Zeilen festgehalten, die Reiseliste wurde bereits im August festgelegt, und drei MSLs haben jeweils dieselbe Plenarsitzung als ihre Wunschsitzung markiert. Niemand hat festgehalten, was das Unternehmen tatsächlich aus dieser Veranstaltung lernen muss. Diese Frage wird meist erst auf dem Heimflug beantwortet, wenn jemand den Bericht verfassen muss.
Unter „Kongressabdeckung“ versteht man den Prozess, mit dem ein Medical-Affairs-Team entscheidet, welche Sitzungen eines wissenschaftlichen Kongresses es besucht, wer in den einzelnen Räumen anwesend ist, was notiert wird und was die Führungskräfte nach Abschluss der Veranstaltung lesen. Dieser Beitrag führt durch einen Plan zur Kongressabdeckung – vom ersten Planungsgespräch bis zum Bericht – und zeigt auf, wo es dabei üblicherweise hakt.
Kurze Antwort: Ein Plan zur Berichterstattung über einen medizinischen Kongress beginnt mit drei bis fünf wissenschaftlichen Fragen, auf die das Team bei der Veranstaltung Antworten benötigt. Die Sitzungen werden anhand dieser Fragen priorisiert, wobei Zeit für „Late-Breaking“-Abstracts reserviert wird, die viele Fachgesellschaften erst am Tag ihrer Präsentation veröffentlichen. Jede Prioritätssitzung erhält einen namentlich benannten Verantwortlichen, und diese Person verfasst im Saal eine strukturierte Notiz. Innerhalb weniger Tage nach Ende der Tagung werden die Notizen zu einem geprüften Bericht für die Führungskräfte, und die den Experten zugesagten Folgemaßnahmen werden als Aufgaben mit Verantwortlichen nachverfolgt.
Ein Kongress ist eine wissenschaftliche Tagung, die von einer Fachgesellschaft wie ASCO, ASH oder ESMO veranstaltet wird. Das Unternehmen nimmt daran teil, legt jedoch nicht die Tagesordnung fest – dies unterscheidet ihn von den Abendessen, Beiräten und Referentenprogrammen, die ein Unternehmen selbst veranstaltet. Dies gibt auch den Ton für das Außendienstteam vor. Die gemeinsame Stellungnahme von APPA, IFAPP, MAPS und der MSL Society aus dem Jahr 2021 besagt, dass MSLs ihre Unabhängigkeit vom Vertrieb wahren und mit externen Experten nur in einem nicht-werblichen Kontext interagieren sollten (Theron et al., 2021). Auf einem Kongress betreibt der MSL, der sich mit den Daten eines Wettbewerbers befasst und anschließend im Flur mit dem Prüfer spricht, wissenschaftlichen Austausch. Am Messestand zu stehen und Produktfragen zu beantworten, ist eine andere Rolle.
Kongresse haben bei Klinikern nach wie vor großes Gewicht. Ein Artikel von IQVIA, der sich auf eine Studie von EPG Health aus dem Jahr 2023 beruft, berichtet, dass drei Viertel der medizinischen Fachkräfte die persönliche Teilnahme an einem Kongress als entscheidenden oder sehr wichtigen Kanal für wissenschaftliche Inhalte und Networking betrachten (IQVIA, 2025). Die Experten, von denen Sie etwas hören möchten, sind vor Ort.
Die meisten Berichtsstrategien beginnen mit der Tagesordnung. Die besseren beginnen mit einer kurzen Liste von Fragen, die vom medizinischen Leiter verfasst wurde, bevor das Programm überhaupt beginnt. Zum Beispiel: Verändern die aktualisierten Daten zur Gesamtüberlebensrate aus der Studie des Wettbewerbers die Sichtweise der Onkologen in der Praxis auf die Zweitlinienbehandlung? Präsentieren die Prüfer unseres eigenen Phase-3-Programms etwas, das die Diskussion bei der Markteinführung prägen wird? Was sagen die Autoren der Leitlinien zur Behandlungssequenz?
Drei bis fünf Fragen sind genau richtig. Bei mehr Fragen wirkt jede Sitzung wie eine Priorität, und ein sechsköpfiges Team verteilt sich am Ende auf vierzig Räume, ohne etwas Konkretes umsetzen zu können.
Die Fragen ergeben sich aus dem medizinischen Plan, über den das Team bereits verfügt. Für ein Team, das vor der Markteinführung einen medizinischen Feldplan erstellt, behandelt der Beitrag „Pre-Launch Field Medical Post“, wie diese Prioritäten in der Phase 3 festgelegt werden.
Sobald die Fragen feststehen, dient die Tagesordnung als Filter. Ordnen Sie jede Sitzung, die diese Fragen berührt, einer von drei Gruppen zu.
Halten Sie sich dann noch etwas Spielraum offen. Viele Fachgesellschaften veröffentlichen ihre wichtigsten Abstracts nicht zusammen mit dem restlichen Programm. Für die UEG-Woche 2026 wurden reguläre Abstracts etwa drei Wochen vor dem Kongress online gestellt, während Top-Abstracts und „Late-Breaker“ erst am Tag ihrer jeweiligen Sitzung erschienen (Embargo-Richtlinie der UEG). Bei der EHA2026 wurden reguläre Abstracts am 12. Mai und „Late-Breaker“-Abstracts am 2. Juni veröffentlicht, wobei die mündliche „Late-Breaker“-Sitzung am 14. Juni stattfand (EHA2026-Embargo-Richtlinie). Ein Plan, der aufgrund des veröffentlichten Programms vollständig ausgebucht ist, lässt niemanden frei für den „Late-Breaker“, der am wichtigsten ist.
Listen Sie abschließend die Experten auf, die Sie bereits verfolgen und die einen Vortrag halten, eine Sitzung leiten oder angemeldet sind. Diese Liste ist der Plan für die Kontaktaufnahme während der Tagung. Der Beitrag zur KOL-Engagement-Strategie erklärt, wie die Einstufung der Experten erfolgt, und dieselben Stufen entscheiden darüber, wer ein geplantes Gespräch erhält.
Bei der Zuweisung wird aus einem Plan ein Zeitplan, und dabei treten vorhersehbare Probleme auf. Zwei MSLs landen in derselben Plenarsitzung. Niemand deckt den Posterrundgang am zweiten Nachmittag ab. Eine Person ist für aufeinanderfolgende Sitzungen in Sälen gebucht, die zehn Minuten voneinander entfernt sind, und das Problem tritt erst am Morgen des Vortrags zutage. Das meiste davon lässt sich verhindern, indem man die Teilnehmer anhand ihrer Fachkenntnisse und bestehender Expertenbeziehungen den Sitzungen zuordnet, den gesamten Tagesablauf jeder Person berücksichtigt, Überschneidungen bereits bei der Zuweisung überprüft und einen Verantwortlichen für den Zeitplan bestimmt – in der Regel den Kongressleiter. Ein späterer Beitrag befasst sich speziell mit der Zuweisung.
Die während der Sitzung verfassten Notizen sind das Wertvollste, was das Team auf einem Kongress hervorbringt – und das, was am leichtesten verloren geht. Eine Woche später sind sie nur noch ein Fragment in jemandes Notizbuch, das niemand sonst lesen kann.
Eine nützliche Sitzungsnotiz hält fest, was präsentiert wurde – und zwar so detailliert, dass ein Kollege, der nicht dabei war, es erklären könnte –, sowie was dies für die im Plan vorgesehenen Fragen bedeutet. Sie hält fest, was Experten dazu gesagt haben, sei es im Raum oder im Anschluss. Außerdem werden alle versprochenen Folgemaßnahmen festgehalten – an wen gerichtet und bis wann. Gerade bei diesem letzten Punkt verlieren Teams gegenüber den Experten an Boden, denn ein versprochenes Exemplar der Veröffentlichung oder die Bitte um Kontaktaufnahme mit einem medizinischen Kollegen gerät nach Ende des Treffens leicht in Vergessenheit.
Verfassen Sie das Protokoll während oder unmittelbar nach der Sitzung, solange die Details noch frisch sind. Informieren Sie sich vor der Sitzung auch über die Aufnahmeregeln der Gesellschaft, da die Vorschriften zum Fotografieren von Folien und Postern von Kongress zu Kongress variieren.
Manches, was MSLs hören, sind Erkenntnisse – Aussagen von Experten, auf die das Unternehmen reagieren sollte. Diese verdienen eine eigene Aufzeichnung mit einem Verantwortlichen. Der Beitrag zu medizinischen Erkenntnissen aus dem Außendienst beschreibt, wie man eine solche Aufzeichnung verfasst, die Bestand hat. Unaufgeforderte Fragen von medizinischen Fachkräften zur Off-Label-Anwendung sind wiederum etwas anderes. In derselben Stellungnahme heißt es, dass solche Anfragen angemessen dokumentiert werden müssen. Diese Aufzeichnung geht an die Abteilung für medizinische Informationen, sodass das Gespräch auf dem Flur nicht als genehmigte Antwort behandelt wird.
Falls Ihr nächster Kongress immer noch aus einer Tabelle und einem Gruppenchat besteht, bringen Sie die Tagesordnung mit. In zwanzig Minuten können wir den Berichtskalender, die Notizen aus dem Raum und den aus diesen Notizen entstehenden Berichtsentwurf durchgehen.
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Die Führungsebene möchte selten eine Zusammenfassung jeder einzelnen Sitzung. Sie will wissen, was sich geändert hat. Ein guter Kongressbericht ist kurz und gliedert sich an den Fragen aus dem Plan: Was hat das Team gelernt, was haben Experten gesagt, was haben Wettbewerber gezeigt und was empfiehlt das Team? Details zu den Sitzungen gehören in den Anhang.
Wenn ein Bericht enttäuscht, liegt das meist daran, dass er zu spät eintraf, und die Ursache ist die Zusammenstellung. Notizen kommen per E-Mail in unterschiedlichen Formaten an, jemand fasst sie zu Folien zusammen, und bis die Präsentation fertig ist, ist der richtige Zeitpunkt zum Handeln bereits vorbei. Im selben Artikel stellt IQVIA fest, dass gezielte Interaktionen mit externen Experten auf Kongressen „lückenhaft, unspezifisch und mitunter unkoordiniert“ sein können (IQVIA, 2025). Ein aus verstreuten Notizen erstellter Bericht neigt dazu, dasselbe Problem zu übernehmen.
Legen Sie den Termin für die Nachbesprechung und den Verantwortlichen bereits vor der Sitzung fest. Behandeln Sie Folgemaßnahmen als Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen, die an einem Ort gespeichert werden, an dem der medizinische Leiter sie einsehen kann.
TikaConference ist die Software von TikaMobile zur Berichterstattung über wissenschaftliche Kongresse. Der Kongressleiter plant anhand eines Sitzungsplans, der Datum, Uhrzeit, Referent, Raum, Art und Themenbereich jeder Sitzung anzeigt. Die Berichterstattung erfolgt in einem Kalender mit einer Zeile pro MSL in 30-Minuten-Slots. Eine Sitzung kann auf eine Person gezogen werden, Überschneidungen werden bei der Zuweisung markiert, und ein MSL, der eine Notiz zu einer Sitzung beginnt, wird dieser zugewiesen.
Im Raum können mehrere MSLs an derselben Sitzungsnotiz mitarbeiten, und diese wird während der Eingabe gespeichert. Sobald eine Notiz vorliegt, wird die Sitzung als „verfolgt“ markiert, sodass der Kongressleiter sehen kann, zu welchen vorrangigen Sitzungen noch keine Notizen vorliegen. Bei den Teilnehmern werden Stadt, KOL-Stufe, KOL-Phase und die Angabe angezeigt, ob der medizinische Fachangestellte auf der Überwachungsliste steht; durch Anklicken des Namens wird das vom Team bereits genutzte Profil des medizinischen Fachangestellten geöffnet. Eine Notiz kann als Erkenntnis gespeichert werden – eine pro Sitzung –, und die Nachverfolgung wird in TikaInsights fortgesetzt.
Nach dem Treffen erstellt die KI anhand der bereits erfassten Notizen drei Übersichten: eine Konferenzzusammenfassung, eine Sitzungszusammenfassung und eine Zusammenfassung der Erkenntnisse. Ein Mitarbeiter aus dem Bereich Medical Affairs überprüft den Entwurf, bevor er versendet wird. TikaConference kann mit TikaMSL, eigenständig oder neben dem bereits von einem Unternehmen genutzten CRM – einschließlich Veeva oder Salesforce – betrieben werden. Abendessen, Beiräte und Referentenprogramme, die das Unternehmen durchführt, gehören in TikaSpeaker Bureau.
Ein Team, das jährlich zwei MSLs zu einem Kongress entsendet, kann die Berichterstattung gut mit einer Tabellenkalkulation und einem gemeinsam genutzten Dokument bewältigen. Die Fragen, die Prioritätsstufen und die Gewohnheit, die Notizen direkt im Saal zu verfassen, sind wichtiger als das Tool. Was an seine Grenzen stößt, ist der Umfang. Sobald mehrere Personen mehrere Kongresse mit gemeinsam eingesetzten Experten abdecken und der Bericht in der folgenden Woche fällig ist, wird die Tabellenkalkulation zu einer von vielen Aufzeichnungen. Das längerfristige Argument für diesen Wandel liegt in der Konferenzanalyse für den Bereich Medical Affairs.
Ein Teil der Arbeit lässt sich überhaupt nicht auf Software übertragen. Jemand muss die Fragen auswählen, entscheiden, bei welcher „Late-Breaker“-Meldung es sich lohnt, eine Person von einer geplanten Sitzung abzuziehen, und beurteilen, ob die Subgruppenanalyse eines Mitbewerbers tatsächlich etwas verändert. Ein Entwurf des Berichts benötigt nach wie vor einen medizinischen Gutachter, der nah genug am Geschehen war, um zu wissen, was darin fehlt.
Die Kongressberichterstattung umfasst die Art und Weise, wie ein Medical-Affairs-Team seine Präsenz auf einem von einer Fachgesellschaft organisierten wissenschaftlichen Kongress plant und durchführt: welche Sitzungen besucht werden, wer an den einzelnen Sitzungen teilnimmt, wie Notizen und Gespräche mit Experten festgehalten werden und welche Zusammenfassung die Führungskräfte anschließend erhalten. Sie umfasst Veranstaltungen, an denen das Unternehmen teilnimmt, im Unterschied zu Veranstaltungen, die das Unternehmen selbst ausrichtet.
Ein Kongressplan sollte die wissenschaftlichen Fragen enthalten, auf die das Team Antworten benötigt, eine nach Prioritäten geordnete Liste der Sitzungen, die mit diesen Fragen in Zusammenhang stehen, einen namentlich benannten Verantwortlichen für jede vorrangige Sitzung, die Experten, die das Team zu treffen hofft, Kapazitäten für kurzfristig eingereichte Abstracts sowie einen Termin und einen Prüfer für die Zusammenfassung. Außerdem sollte darin festgelegt sein, wie die den Experten zugesagten Folgemaßnahmen nachverfolgt werden.
MSLs besuchen ihnen zugewiesene wissenschaftliche Sitzungen und Posterpräsentationen, machen sich Notizen zu den vorgestellten Inhalten und deren Bedeutung und führen wissenschaftliche Gespräche mit Experten, die nicht werblichen Charakter haben. Außerdem halten sie Erkenntnisse aus diesen Gesprächen fest und dokumentieren unaufgeforderte Anfragen, damit diese über den richtigen Kanal beantwortet werden können.
Ein aussagekräftiger Bericht nach dem Kongress beantwortet die vor der Veranstaltung gestellten Fragen: Was hat das Team gelernt, was haben die Experten gesagt, was haben Wettbewerber präsentiert und was empfiehlt das Team? Details auf Sitzungsniveau werden im Anhang aufgeführt. Den Experten zugesagte Folgemaßnahmen sollten als Aufgaben mit Verantwortlichen und Fälligkeitsterminen nachverfolgt und außerhalb des Berichts erfasst werden.
Wählen Sie den nächsten Kongress aus, an dem Ihr Team teilnimmt, und notieren Sie die drei bis fünf Fragen, die dort beantwortet werden müssen. Prüfen Sie anschließend, ob für jede Sitzung, die unbedingt besucht werden muss, ein Verantwortlicher feststeht und ob jemand Zeit hat, wenn kurzfristige Ankündigungen eintreffen. Wenn Sie sehen möchten, wie das Sitzungsraster, der Kalender, die Notizen und der Entwurf des Berichts in einem Dokument aussehen, können wir dies anhand der Tagesordnung dieser Sitzung gemeinsam durchgehen.
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