Un congresso medico è un incontro scientifico organizzato da una società medica indipendente o da un ordine professionale, in cui ricercatori e medici presentano nuovi dati e ne discutono con i propri colleghi. La società stabilisce il programma, seleziona i relatori e valuta gli abstract. Ne sono esempi il Convegno annuale dell’ASCO in oncologia, il Congresso dell’ESC in cardiologia e le Sessioni scientifiche dell’ADA sul diabete. Per le aziende farmaceutiche, biotecnologiche e produttrici di dispositivi medici, un congresso è un evento a cui partecipano e che possono sostenere, ma che non gestiscono.
Risposta rapida: la differenza tra un congresso medico e un incontro aziendale sta in chi controlla i contenuti. In un congresso di una società, gli organizzatori scelgono il programma, i relatori e i materiali, e un’azienda che fornisce sostegno finanziario invia i propri contributi all’organizzatore, non ai partecipanti. In un incontro ospitato dall’azienda, come un programma di conferenze o un comitato consultivo, è l’azienda a stabilire l’ordine del giorno e a retribuire i relatori, pertanto si applicano le sue regole in materia di contenuti, valore equo di mercato e partecipanti.
Il programma scientifico è il fulcro di un congresso. Di solito comprende sessioni plenarie, presentazioni orali di abstract, sessioni di poster, risultati di studi clinici dell’ultima ora, aggiornamenti delle linee guida e simposi formativi. Molte aziende fanno coincidere la prima presentazione pubblica dei risultati di uno studio di Fase 3 con un congresso di rilievo, spesso in concomitanza con la pubblicazione su una rivista scientifica.
Per il dipartimento affari medici, ciò rende il congresso una delle settimane più intense dell’anno. Gli MSL e i direttori medici partecipano alle sessioni, incontrano esperti per uno scambio scientifico e riferiscono ciò che hanno appreso sui propri dati e su quelli della concorrenza. Il lavoro di pianificazione di tale copertura, di assegnazione delle sessioni e di trasformazione degli appunti in un resoconto è descritto nella sezione dedicata a come il dipartimento affari medici gestisce un congresso.
Il Codice PhRMA tratta i due eventi in sezioni separate, e la differenza determina ciò che un’azienda può fare in ciascuna occasione.
Per i congressi scientifici di terze parti, il codice stabilisce che l’evento debba essere dedicato principalmente ad attività scientifiche e formative oggettive. Un’azienda può fornire sostegno finanziario, ma questo deve essere destinato all’organizzatore, che può utilizzarlo per ridurre le quote di iscrizione per tutti i partecipanti. Quando un’azienda sostiene un evento diverso dal proprio, il controllo sui contenuti, i relatori, i metodi didattici, i materiali e la sede rimane agli organizzatori. Le aziende non dovrebbero pagare le spese di viaggio, alloggio o personali per gli operatori sanitari che partecipano senza essere relatori.
Un evento ospitato dall’azienda è diverso. In un programma con relatori, l’azienda sceglie il relatore, fornisce i contenuti approvati e versa un onorario al valore equo di mercato. Nel caso di un comitato consultivo, l’azienda definisce le domande e retribuisce i consulenti per il loro contributo. L’azienda è responsabile dell’ordine del giorno, quindi è anche responsabile della documentazione di conformità: perché l’incontro era necessario, chi ha partecipato, cosa è stato presentato e quanto è stato pagato a ciascun operatore sanitario.
Alcune attività aziendali si svolgono in occasione di un congresso senza far parte del programma della società stessa.
Un simposio satellite di settore è una sessione sponsorizzata da un’azienda, solitamente in una fascia oraria che il congresso vende a tale scopo, al di fuori del programma scientifico principale. L’azienda in genere sceglie i relatori e i contenuti, quindi spesso si tratta di un evento promozionale che si svolge secondo le regole dell’azienda, anche se figura nel programma del congresso.
Il padiglione espositivo è uno spazio commerciale. Lo stand di un’azienda ha scopo promozionale e molte aziende dispongono di un banco informativo medico separato dove gli operatori sanitari possono porre domande spontanee e ricevere risposta dal personale medico.
Il congresso riunisce inoltre esperti in un unico luogo, pertanto le aziende spesso organizzano nelle vicinanze, durante la stessa settimana, i propri comitati consultivi o incontri con i ricercatori. Si tratta di incontri aziendali, regolati dai contratti e dai pagamenti dell’azienda, anche se si svolgono nell’hotel del congresso.
L’etichetta determina quali regole si applicano. Una conversazione che un MSL ha con un esperto dopo una sessione della società scientifica è uno scambio scientifico. Lo stesso MSL che presenta a un simposio sponsorizzato dall’azienda fa parte di un programma aziendale. Un resoconto del congresso che mescola le due cose rende difficile dimostrare in seguito quali dati siano stati presentati da relatori indipendenti e quali dall’azienda.
Inoltre, questa distinzione definisce i sistemi utilizzati da un team. Nei prodotti di TikaMobile, la copertura delle sessioni durante un congresso di una società scientifica è gestita da TikaConference, mentre gli incontri organizzati direttamente dall’azienda, come cene di lavoro, comitati consultivi e grand rounds, sono gestiti da TikaSpeaker Bureau. Ciò che gli esperti affermano in entrambi i contesti può diventare un’intuizione medica.
Un congresso medico è un incontro scientifico organizzato da una società medica indipendente o da un ordine professionale, in cui ricercatori e medici presentano nuovi dati, quali abstract, poster e risultati di studi clinici di ultima ora, e ne discutono con i colleghi. La società controlla il programma e i relatori.
In un congresso, l’organizzatore indipendente controlla i contenuti, i relatori e i materiali, e il sostegno finanziario dell’azienda va all’organizzatore. In un incontro sponsorizzato da un’azienda, come un programma di conferenze o un comitato consultivo, è l’azienda a stabilire l’ordine del giorno, a scegliere e a retribuire i relatori, ed è responsabile della conformità normativa.
Un simposio satellite è una sessione sponsorizzata da un’azienda durante un congresso, al di fuori del programma scientifico principale della società scientifica. L’azienda di solito sceglie i relatori e i contenuti, quindi la sessione si svolge secondo le regole dell’azienda stessa, anche se figura nel programma del congresso.
In base al Codice PhRMA, le aziende non dovrebbero coprire le spese di viaggio, alloggio o personali per gli operatori sanitari che partecipano a un congresso organizzato da terzi senza far parte del corpo docente. Un’azienda può fornire un sostegno finanziario all’organizzatore, che può utilizzarlo per ridurre le quote di iscrizione per tutti i partecipanti.
Se il vostro team pianifica la copertura dei congressi tramite fogli di calcolo ed e-mail, possiamo illustrarvi come si presentano le assegnazioni delle sessioni e le note in un unico documento.
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