La propuesta llegó como archivo adjunto a un correo electrónico hace tres semanas. La aprobación del departamento jurídico consiste en un comentario al margen de un archivo de Word al que se le ha cambiado el nombre dos veces desde entonces. Esta mañana alguien ha preguntado qué estudios de investigación van retrasados en cuanto al reclutamiento, y la respuesta sincera es que nadie puede decirlo sin abrir seis bandejas de entrada.
La forma en que el departamento de asuntos médicos gestiona un estudio iniciado por el investigador se reduce a tres aspectos, ninguno de los cuales tiene que ver con la realización del ensayo: un proceso de admisión definido, una decisión que un revisor pueda encontrar un año después y hitos que mantengan el estudio visible tras la firma del contrato. Los estudios iniciados por investigadores (IIS) no son solicitados. El investigador propone la investigación y actúa como su promotor, y la empresa solo decide si la apoya o no.
La respuesta breve
El departamento de asuntos médicos establece la pregunta de evidencia antes de que lleguen las propuestas, las tramita mediante una solicitud breve y, posteriormente, un protocolo completo, registra la decisión de aprobación o rechazo con un nombre y un motivo, y realiza un seguimiento de los hitos de pago hasta la publicación del manuscrito. El investigador sigue siendo el promotor en todo momento. La empresa apoya el estudio; no lo lleva a cabo.
Esta es la distinción en la que se basa todo lo demás, y es la que con mayor frecuencia se difumina en las conversaciones internas.
La Sociedad Profesional de Asuntos Médicos define la investigación iniciada por el investigador como una investigación no solicitada e independiente en la que el investigador o la institución —académica, privada o gubernamental— actúa como promotor, mientras que una empresa farmacéutica o de dispositivos médicos proporciona apoyo en forma de fármaco de estudio, dispositivo, financiación o una combinación de estos. «No solicitada» es la palabra clave. La idea surge fuera de la empresa.
Según el artículo 21 CFR 312.3, un investigador-promotor es la persona que tanto inicia como lleva a cabo la investigación. Esa única frase recoge toda la asignación de responsabilidades: el protocolo, la realización y las obligaciones reglamentarias recaen en el investigador, no en la empresa que firma el cheque.
El vocabulario varía según quién esté presente. MAPS utiliza el término «investigación iniciada por el investigador» (IIR). La Asociación de Profesionales de la Investigación Clínica habla de «investigación patrocinada iniciada por el investigador» (IISR), lo que significa el mismo acuerdo visto desde el punto de vista de la financiación mediante subvenciones. «Ensayo iniciado por el investigador» es un sinónimo habitual. Todos estos términos describen lo mismo, y a un equipo de asuntos médicos le conviene elegir uno y utilizarlo de forma coherente en sus propios documentos.
Apoyar un estudio que no se lleva a cabo es una tarea más limitada de lo que parece a primera vista, y de carácter más administrativo.
La empresa le debe al investigador una decisión, un contrato, el apoyo acordado y la supervisión del cumplimiento de sus propias obligaciones. No le debe un protocolo, un plan de seguimiento ni formularios de informe de casos. Donde los equipos se encuentran con dificultades es en el espacio entre esas dos listas: un director médico se ofrece a «ayudar a afinar los criterios de valoración», y la línea divisoria entre apoyar la investigación y dirigirla comienza a difuminarse.
La carga operativa se divide en cuatro partes: decidir qué estás dispuesto a apoyar; aceptar propuestas sin perderlas de vista; registrar por qué se aprobó o rechazó cada una; y saber, en cualquier momento posterior, qué estudios van según lo previsto y cuáles no. Un programa que se ocupa de tres de esas partes y no de la cuarta es un programa que no puede responder a la pregunta sobre la captación de participantes.
MAPS es claro en cuanto a la secuencia: la estrategia debe formar parte del plan médico, redactado antes de que empiecen a llegar las propuestas, en lugar de elaborarse en respuesta a ellas.
En la práctica, eso significa publicar las áreas de interés. MAPS describe una elección entre áreas de interés detalladas, que generan menos propuestas pero más específicas, y áreas amplias, que generan más propuestas y ofrecen más margen de elección. Ninguna de las dos opciones es errónea. Un equipo con un presupuesto reducido y una laguna específica prefiere la versión detallada; un equipo que se encuentra en las primeras fases de un programa y aún está identificando las lagunas en la evidencia suele preferir la versión amplia.
La estrategia también debe indicar qué es lo que no se financiará. MAPS destaca la necesidad de limitar el solapamiento con estudios patrocinados por empresas y, en concreto, el solapamiento de pacientes: que dos estudios compitan por los mismos pacientes en los mismos centros es un problema que se genera en la fase de estrategia y se descubre en la fase de reclutamiento. Cualquier estudio de un solo investigador es un capítulo de un plan de evidencia más amplio, y decidir dónde encaja en ese plan resulta más económico antes de que llegue la propuesta que después.
Se suelen utilizar dos modalidades de presentación, y la elección determina todo lo que viene a continuación.
Los plazos de presentación se abren una o dos veces al año. Un comité interdisciplinar revisa todas las propuestas conjuntamente en función de un presupuesto fijado, lo que facilita la comparación y permite detectar fácilmente las duplicidades. El inconveniente es la espera: una propuesta sólida que se presenta la semana después de que se cierre un plazo queda en espera hasta el siguiente.
Las presentaciones continuas aceptan propuestas a lo largo de todo el año. MAPS describe un proceso en dos fases para este caso. Una solicitud breve recibe una respuesta en un plazo de 45 días tras su presentación —un «sí» o un «no» sobre si la empresa está interesada, sin que ello implique una decisión sobre la financiación—. Las solicitudes completas pasan luego a reuniones de revisión trimestrales en las que se decide la financiación, con la revisión del departamento de asuntos médicos y las aportaciones de otras funciones según sea necesario.
Esta división en dos fases es la parte que merece la pena imitar, incluso si se trabajan con ventanas de presentación. A un investigador le supone muy poco esfuerzo averiguar desde el principio que la empresa no tiene interés en su tema de investigación, y le ahorra tener que redactar un protocolo completo para un estudio que nunca iba a recibir financiación.
La ACRP describe un grupo de revisión permanente compuesto por representantes de los departamentos de asuntos médicos, jurídico, de cumplimiento normativo, de I+D, de asuntos regulatorios y comercial —no todas las funciones en cada propuesta, sino un grupo definido en lugar de quienquiera que esté libre esa semana—.
Su punto fuerte se refiere a lo que queda tras la reunión. La ACRP exige un procedimiento por escrito y un registro de cada propuesta recibida. Una decisión que solo existe en un hilo de discusión es, a efectos prácticos, una decisión que no se ha tomado.
Lo que debe conservarse es sencillo: la propuesta tal y como se presentó; quién la revisó; el resultado; el motivo; y una fecha. Reconstruir esos cinco datos de memoria dieciocho meses después es precisamente lo que esta sección pretende evitar.
La decisión, el nombre del revisor y el motivo deben figurar en el propio estudio, no en un comentario de Word que desaparece con la siguiente versión del archivo.
La aprobación es el momento en el que la mayoría de los programas dejan de prestar atención, por lo que la cuestión de la captación resulta tan difícil de responder.
MAPS vincula el pago a los objetivos establecidos en el protocolo, razón por la cual es importante contar con un presupuesto y un protocolo detallados en el momento de la contratación, y no después. El patrón que describe consiste en cuatro pagos por hitos: la firma del contrato, que incluye costes no reembolsables como la presentación ante el CEI y la puesta en marcha de los centros y la farmacia; el 50 % de la inscripción; el 100 % de la inscripción, o la inclusión del último paciente; y la presentación del manuscrito o del informe final del estudio, que supone el último 10-15 % del presupuesto total. Los estudios de mayor envergadura se dividen en hitos más pequeños.
Retener el último tramo hasta la entrega del manuscrito supone realizar un trabajo específico. El interés de la empresa en un estudio iniciado por el investigador radica en la evidencia publicada, y un estudio completado que nunca llega a una revista científica no ha aportado lo que justificaba su financiación.
| Paso | ¿Quién es el responsable? | Se da por concluido cuando |
|---|---|---|
| Estrategia y áreas de interés | Asuntos médicos, dentro del plan médico | Publicado antes de que se abra el plazo de presentación |
| Solicitud breve | El investigador presenta la solicitud; el departamento de asuntos médicos la evalúa | Presentaciones continuas: se confirma o rechaza el interés en un plazo de 45 días, sin decisión sobre la financiación (MAPS) |
| Revisión completa | Comité permanente: asuntos médicos, jurídicos, de cumplimiento normativo y otros según sea necesario | La aprobación o el rechazo se registran con el revisor y se indica el motivo |
| Contrato y primer pago | Asuntos jurídicos, con la participación de asuntos médicos en el alcance | Contrato formalizado; se liberan los costes del Comité de Ética en Investigación (IRB) y de puesta en marcha (MAPS: pago 1 de 4) |
| Hitos de reclutamiento | Informes del investigador; seguimiento por parte del departamento de asuntos médicos | 50 % de los pacientes reclutados, y posteriormente el 100 % o el reclutamiento del último paciente (MAPS: pagos 2 y 3) |
| Manuscrito y cierre | Autores investigadores; el departamento de asuntos médicos cierra el expediente | Entrega del manuscrito o del informe final; liberación del 10-15 % final (MAPS: pago 4) |
La selección de 45 días, los cuatro pagos y el tramo final del 10-15 % son la práctica descrita por MAPS, no un requisito normativo. Los presupuestos y los plazos se establecen para cada estudio.
La relación local es donde, en realidad, comienzan la mayoría de los estudios de los investigadores.
MAPS considera fundamental la conexión sobre el terreno y destaca un aspecto sobre las personas del otro lado que el diseño de los programas tiende a pasar por alto: la mayoría de los investigadores son médicos en activo que también se dedican a la investigación, y tienen poca paciencia con las tareas administrativas. Un proceso de admisión que parta de la base contraria perderá silenciosamente buenas propuestas debido al esfuerzo que supone presentarlas.
MAPS también describe el uso de documentos sobre áreas de interés para preparar al personal médico de campo para conversaciones espontáneas con líderes de opinión clave (KOL) e investigadores externos. Esto suele ocurrir mucho antes de que exista un programa formal para recibir la idea —la misma dinámica que el trabajo médico de campo en el periodo previo al lanzamiento, donde las conversaciones se adelantan a la estructura creada para respaldarlas—. La ACRP señala que el personal de campo suele visitar al promotor-investigador también tras la aprobación, por lo que la relación se prolonga a lo largo de todo el estudio.
Lo que no compete al MSL está igualmente claro. Ni la decisión de financiación, que corresponde al comité; ni el contrato; ni el protocolo, que pertenece al promotor-investigador. Un MSL que empiece a dar forma al contenido del protocolo habrá llevado a la empresa más allá de la línea que define, en primer lugar, que el estudio sea de iniciativa del investigador.
La mayor parte de esto se puede gestionar en una unidad compartida y una hoja de cálculo, y muchos equipos lo hacen así. Lo primero que suele fallar es el registro de decisiones y la visión posterior a la firma del contrato. TikaEvidence and Studies se articula en torno a esos dos puntos: tres libros —estudios de investigadores, estudios no intervencionistas patrocinados por la empresa y evidencia del mundo real, y colaboraciones de investigación— con los libros no utilizados desactivados. El protocolo sigue siendo un archivo de Word y se revisa en Word Online. La aprobación o el rechazo se almacenan en el estudio junto con el nombre del revisor y el motivo, y tras la aprobación final que haya configurado el cliente, el archivo de Word queda bloqueado. Los hitos, el gasto y el investigador principal —el mismo registro de profesionales sanitarios con el que ya trabaja el equipo de campo— se incluyen en el estudio, y junto a ellos se puede almacenar un identificador de ClinicalTrials.gov. Se trata de un módulo opcional que puede integrarse en TikaMSL o funcionar junto a un CRM que la empresa ya utilice.
IIS son las siglas de «estudio iniciado por el investigador». En plural, los estudios iniciados por el investigador (IIS) son investigaciones propuestas y dirigidas por un médico o una institución externa, con el apoyo de una empresa farmacéutica o de dispositivos médicos que proporciona, por ejemplo, el fármaco del estudio, el dispositivo o la financiación. Este mismo tipo de acuerdo también se denomina IIR (investigator-initiated research, investigación iniciada por el investigador), IISR (investigator-initiated sponsored research, investigación patrocinada iniciada por el investigador) o ensayo iniciado por el investigador.
El investigador o su institución es el patrocinador, no la empresa que proporciona el apoyo. MAPS define la investigación iniciada por el investigador como una investigación independiente y no solicitada en la que el investigador o la institución actúan como patrocinadores. Según el artículo 21 CFR 312.3, un investigador-patrocinador es la persona que tanto inicia como lleva a cabo la investigación.
El departamento de asuntos médicos define las áreas de interés antes de que lleguen las propuestas, gestiona la recepción y revisión de las mismas, registra la decisión y realiza un seguimiento de los hitos y del gasto hasta la publicación del manuscrito. No redacta el protocolo ni lleva a cabo el estudio. La prueba práctica consiste en si el equipo puede indicar, en un día cualquiera, qué estudios apoyados llevan retraso.
Un grupo permanente multifuncional evalúa las propuestas en función de las áreas de interés publicadas. La ACRP describe dicho grupo como una formación integrada por miembros de los departamentos de asuntos médicos, jurídico, de cumplimiento normativo, de I+D, de asuntos regulatorios y comercial. MAPS describe un proceso en dos fases con un sistema de presentación continua: una solicitud breve a la que se responde en un plazo de 45 días basándose únicamente en el interés, seguida de una solicitud completa que se revisa trimestralmente para su financiación.
Los pagos se ajustan a los objetivos establecidos en el protocolo. MAPS describe un patrón habitual de cuatro pagos por hitos: la firma del contrato, incluidos los costes del comité de ética y de puesta en marcha; el 50 % de la captación de pacientes; el 100 % de la captación o la inclusión del último paciente; y la presentación del manuscrito o del informe final, que supone el último 10-15 % del presupuesto. Los estudios de mayor envergadura suelen dividirse en hitos más pequeños.
No. La supervisión implica realizar un seguimiento de la decisión, el contrato, los hitos, el gasto y los resultados de un estudio que lleva a cabo otra persona. Dirigir un ensayo clínico implica recopilar los datos de los informes de casos, supervisar los centros y preparar las presentaciones reglamentarias, tareas que recaen en el promotor-investigador. Ambas funciones requieren sistemas y personal distintos.
Fuentes
Descubre de principio a fin cómo se desarrolla un estudio iniciado por un investigador —desde la admisión, pasando por la decisión registrada y los hitos, hasta el gasto— en veinte minutos.