स्पीकर ब्यूरो के साल का सबसे बुरा क्षण रद्द किया गया डिनर कार्यक्रम नहीं होता। यह वह गुरुवार होता है जब एक अनुपालन अधिकारी त्रैमासिक व्यय फ़ाइल खोलता है और पाता है कि एक वक्ता ने दो कार्यक्रम पहले ही अपनी निष्पक्ष बाजार मूल्य (FMV) सीमा पार कर ली थी। मानदेय पहले ही चुकाया जा चुका है। ओपन पेमेंट्स की घड़ी पहले से ही चल रही है। अब केवल पुनर्निर्माण का काम बचा है: कौन से कार्यक्रम, कौन सी चालान, कौन सी अपवाद — और क्यों किसी ने तीसरी बुकिंग को नहीं रोका।
यह एक निगरानी समस्या है, दर-सूची की समस्या नहीं। अधिकांश टीमों के पास पहले से ही एफएमवी दरें हैं। उनके पास जो नहीं है, वह है अगले अनुबंध पर हस्ताक्षर होने से पहले किसी वक्ता की शेष सीमा को देखने का तरीका।
तुरंत जवाब। एक स्पीकर ब्यूरो HCP स्पीकर कार्यक्रमों के पीछे का ऑपरेटिंग सिस्टम है: किसे अनुबंधित किया जाता है, वे किन कार्यक्रमों में भाग ले सकते हैं, उन्हें कितना भुगतान किया जाता है, और उस खर्च का दस्तावेजीकरण कैसे किया जाता है। FMV निगरानी वह हिस्सा है जो प्रत्येक स्पीकर को कंपनी की वार्षिक, त्रैमासिक, और प्रति-इवेंट कैप के भीतर रखती है। स्प्रेडशीट ऑडिट भुगतान के बाद उल्लंघन का पता लगाते हैं। एक सक्रिय ब्यूरो वास्तविक समय में कैप पर नजर रखता है, सीमा पार होने से पहले चेतावनी देता है, और उस भुगतान को रोक देता है जो इसे पार कर देगा।
एक स्पीकर ब्यूरो अनुबंधित विशेषज्ञ होते हैं जिनका उपयोग एक फार्मास्युटिकल, बायोटेक, या चिकित्सा उपकरण कंपनी अपने कंपनी-प्रायोजित शैक्षिक कार्यक्रमों के लिए करती है। वक्ता स्वास्थ्य सेवा पेशेवर होते हैं। कंपनी उन्हें एक मानदेय (honorarium) का भुगतान करती है, जिसमें अक्सर यात्रा भत्ता भी शामिल होता है, और उपस्थित लोग अन्य स्वास्थ्य सेवा पेशेवर (HCPs) होते हैं। महानिरीक्षक का कार्यालय (OIG) स्पीकर कार्यक्रमों पर अपने नवंबर 2020 के विशेष धोखाधड़ी अलर्ट में इसी परिभाषा का उपयोग करता है।
ब्यूरो रोस्टर और नियमों का एक समूह है। प्रोफाइल, प्रशिक्षण की स्थिति, अनुबंध, कार्यक्रम असाइनमेंट, उपस्थिति, चालान, और FMV (उचित बाजार मूल्य) के विरुद्ध खर्च, सभी को एक ही जगह होना चाहिए, या फिर इन्हें बाद में मिलान किया जाता है। मेडिकल अफेयर्स इसी तरह के ढांचे पर सलाहकार बोर्ड, ग्रैंड राउंड्स और वैज्ञानिक कार्यक्रम चलाता है। वाणिज्यिक टीमें डिनर कार्यक्रम और पीयर-टू-पीयर स्पीकर कार्यक्रम चलाती हैं। कार्यक्रम का प्रकार बदलता है। भुगतान का सिद्धांत नहीं बदलता।
यह अंतर खोजने वालों के लिए भी मायने रखता है। "स्पीकर ब्यूरो" में संकाय और नियम होते हैं। "स्पीकर प्रोग्राम" एक एकल कार्यक्रम है। केवल कमरे बुक करने वाला सॉफ्टवेयर ब्यूरो सॉफ्टवेयर नहीं है। जो सॉफ्टवेयर किसी वक्ता के वर्ष-दर-वर्ष अब तक के खर्च को नहीं देख सकता, वह अनुपालन सॉफ्टवेयर नहीं है, भले ही लैंडिंग पेज ऐसा ही कहे।
एफएमवी (FMV) वह प्रलेखित दर है जो कोई कंपनी एक एचसीपी (HCP) को एक परिभाषित सेवा के लिए देगी — बोलने का समय, तैयारी के घंटे, कभी-कभी यात्रा का समय — जो योग्यता और काम के आधार पर होती है, न कि प्रिस्क्रिप्शन की मात्रा के आधार पर। स्वास्थ्य सेवा पेशेवरों के साथ बातचीत पर PhRMA कोड (धारा 7, 1 जनवरी 2022 से प्रभावी) स्पष्ट है: वक्ता मुआवज़ा उचित बाज़ार मूल्य होना चाहिए, और इसमें उस HCP से पिछले या संभावित व्यवसाय की मात्रा या मूल्य को ध्यान में नहीं रखा जाना चाहिए। AdvaMed का कोड डिवाइस पक्ष पर भी यही मांग करता है।
OIG ने "HCP वक्ताओं को उचित बाजार मूल्य से अधिक भुगतान करना" को एक ऐसे वक्ता कार्यक्रम की संदिग्ध विशेषता के रूप में सूचीबद्ध किया है जो एंटी-किकबैक अधिनियम को लागू कर सकता है। उसी चेतावनी में यह भी बताया गया कि दवा और उपकरण कंपनियों ने 2017-2019 के बीच गैर-परामर्श वक्ता मुआवजे के लिए 'ओपन पेमेंट्स' श्रेणी में वक्ता-संबंधी HCP भुगतानों में लगभग 2 बिलियन डॉलर की रिपोर्ट दी थी। यह 2026 की चल रही दर नहीं है। यह वह संख्या है जिसका उपयोग OIG ने यह समझाने के लिए किया कि इस चैनल पर क्यों नजर रखी जाती है।
दर तय करना पद्धति की समस्या है। परामर्शदाता कंपनियां इस बारे में लिखती हैं: विशेष सर्वेक्षण, स्तर निर्धारण, भौगोलिक समायोजन। परिचालन विफलता अलग है। एक वक्ता एक बचाव योग्य दर सूची पर हो सकता है और फिर भी वार्षिक सीमा पार कर सकता है क्योंकि तीन ब्रांडों, दो एजेंसियों और एक मेडिकल अफेयर्स टीम ने प्रत्येक ने एक-दूसरे के खर्च को देखे बिना उन्हें बुक कर लिया।
PhRMA के 2022 के अपडेट ने कार्यक्रम को भी सख्त कर दिया — कंपनी द्वारा प्रदान किया गया कोई शराब नहीं, मामूली आकस्मिक भोजन, कोई भव्य स्थल नहीं, शैक्षिक आवश्यकता के बिना कोई अतिथि नहीं, लगभग एक ही कार्यक्रम में बार-बार उपस्थिति नहीं। ये नियम कार्यक्रम के स्थान के बारे में हैं। FMV निगरानी वक्ता के वर्ष के बारे में है। जो टीमें इन्हें एक स्प्रेडशीट की एक ही लाइन के रूप में मानती हैं, उन्हें ऑडिट के समय फर्क पता चलता है।
यहाँ वह क्रम है जो गुरुवार की आश्चर्यजनक स्थिति पैदा करता है।
जनवरी में एक वक्ता को श्रेणीबद्ध दर पर अनुबंधित किया जाता है। ब्रांड A उन्हें फरवरी के एक डिनर कार्यक्रम के लिए बुक करता है। मेडिकल अफेयर्स उन्हें मार्च के एक सलाहकार बोर्ड के लिए बुक करता है। एक एजेंसी जो एक लॉन्च श्रृंखला चला रही है, उन्हें अप्रैल में दो बार बुक करती है। प्रत्येक बुकिंग अलग से देखें तो ठीक लगती है। मानदेय की गणना सही ढंग से की जाती है। चालान भेजे जाते हैं। वित्त विभाग भुगतान करता है। कोई भी वार्षिक सीमा के मुकाबले चल रहे कुल योग पर नज़र नहीं रख रहा है, या वे एक साझा शीट देख रहे हैं जिसे पिछली घटना समाप्त होने के बाद ही अंतिम बार अपडेट किया गया था।
तीसरी या चौथी भुगतान पर सीमा पार हो जाती है। उल्लंघन का पता तब चलता है जब कोई उस तिमाही का हिसाब लगाता है। तब तक विकल्प बुरे होते हैं: एक HCP से भुगतान वापस लेना, घटना के बाद एक अपवाद दर्ज करना, या एक ऐसे रिकॉर्ड के साथ रहना जिसका किसी के पूछने पर स्पष्टीकरण देना होगा।
OIG की संदिग्ध सूची में FMV से अधिक भुगतान करना और अतीत या अपेक्षित राजस्व के आधार पर वक्ताओं का चयन करना शामिल है। कैप का उल्लंघन स्वचालित रूप से इनमें से कोई भी नहीं है। यह अभी भी वह रिकॉर्ड है जिसे आप ईमेल से फिर से बनाना सबसे कम चाहते हैं। CMS ओपन पेमेंट्स उन मूल्यों के हस्तांतरण को दर्शाएगा जो आपने वास्तव में किए हैं। रिपोर्टिंग की बाध्यता आपके त्रैमासिक सफाई का इंतजार नहीं करती है।
इसीलिए स्पीकर ब्यूरो के मालिक एफएमवी को एक निवारक नियंत्रण के रूप में देखते हैं। एक रेट कार्ड एक नीति है। एक डैशबोर्ड जो 80% कैप पर चेतावनी देता है और 100% पर भुगतान से इनकार कर देता है, वह नियंत्रण है। अपवाद, यदि कोई हो, तो वह एक नामित अनुपालन अधिकारी का निर्णय होना चाहिए जिसमें एक कारण संलग्न हो — न कि एक चुपचाप हुई अधिक मात्रा जिसे कोई जुलाई में देखता है।
यदि आपने अभी-अभी जो विफलता का तरीका पहचाना है, वह है "हम भुगतान करने के बाद अधिक खर्च का पता लगाते हैं," तो अगला उपयोगी कदम वर्कफ़्लो को देखना है, न कि एक और रेट-कार्ड कार्यशाला।
एक ऐसा मॉनिटरिंग स्टैक जिसके लिए लॉगिन करना सार्थक हो, वह पाँच काम करता है। इनमें से एक भी चूक जाएँ, और आप त्रैमासिक फ़ाइल पर वापस आ जाएँगे।
1. प्रत्येक वक्ता के लिए, हर प्रकार के कार्यक्रम में एक चल कुल (running total). डिनर कार्यक्रम, सलाहकार बोर्ड, ग्रैंड राउंड्स, और सम्मेलन संकाय सभी को एक ही सीमा तक पहुंचना चाहिए। यदि मेडिकल अफेयर्स का खर्च एक सिस्टम में चलता है और वाणिज्यिक वक्ताओं का खर्च दूसरे में, तो यह सीमा काल्पनिक है।
2. ऐसी सीमाएँ जिन्हें आप वास्तव में कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। वार्षिक, त्रैमासिक और प्रति-इवेंट सीमाएँ, वक्ता स्तर के अनुसार। एक टियर 1 राष्ट्रीय संकाय सदस्य और एक क्षेत्रीय वक्ता को एक छिपी हुई डिफ़ॉल्ट सीमा साझा नहीं करनी चाहिए। नियम कंपनी के होने चाहिए, विक्रेता के नहीं।
3. सीमा से पहले एक चेतावनी, और सीमा पर एक ब्लॉक। सीमा के 80% पर एक सौम्य चेतावनी, बुकिंग को पुनर्निर्देशित करने या कोई अपवाद खोलने के लिए पर्याप्त समय देती है। 100% पर एक सख्त ब्लॉक ही वित्त को उल्लंघन के लिए भुगतान करने से रोकता है। ऐसे अलर्ट जो केवल चालान के बाद ईमेल करते हैं, वे रिपोर्टिंग हैं, निगरानी नहीं।
4. पारिश्रमिक जो अनुबंध से गणना किए जाएँ, स्मृति से नहीं। तैयारी घंटे और सेवा घंटे अनुबंधित दर पर, साथ ही वह यात्रा नीति जिसका आप वास्तव में उपयोग करते हैं। यदि कोई समन्वयक शुल्क को चालान में टाइप कर रहा है, तो डैशबोर्ड केवल उस टाइपो के जितना ही ईमानदार है।
5. एक नाम वाला अपवाद पथ। लॉन्च सप्ताह "हमें इस वक्ता की आवश्यकता है"जैसे वैध मामले उत्पन्न करतेहैं। उनका दस्तावेजीकरण किए गए तर्क के साथ अनुपालन-अधिकारीद्वारा समीक्षा की जानी चाहिए, न कि स्प्रेडशीट सेल में चुपचाप ओवरराइड किया जाना चाहिए। यदि प्लेटफ़ॉर्म यह नहीं दिखा सकता कि अपवाद को किसने मंजूरी दी, तो आपके पास कोई ऑडिट ट्रेल नहीं है। आपके पास केवल एक कहानी है।
TikaMSL का स्पीकर ब्यूरो मॉड्यूल इसी क्रम के इर्द-गिर्द बना है: एक रीयल-टाइम FMV डैशबोर्ड जिसमें कैप के मुकाबले रंग-कोडित प्रगति, स्तर के अनुसार कॉन्फ़िगर करने योग्य वार्षिक / त्रैमासिक / प्रति-इवेंट सीमाएं, 80% पर एक चेतावनी और 100% पर एक भुगतान ब्लॉक, पूरे हुए कार्यक्रमों से एक-क्लिक चालान, और एक HCP पोर्टल जहाँ वित्त द्वारा अनुमोदन करने से पहले वक्ता चालान की पुष्टि या विवाद करता है। हर कार्रवाई एक स्वचालित ऑडिट लॉग में लिखी जाती है। खर्च देखने के साथ ही प्रशिक्षण समाप्ति की चेतावनियाँ भी रहती हैं, क्योंकि जो वक्ता सीमा से अधिक खर्च कर चुका है और जिसका प्रशिक्षण समाप्त हो चुका है, वह दो समस्याएँ हैं, एक नहीं।
यही उत्पाद है। यह दावा नहीं है कि कोई अन्य विक्रेता खर्च पर नज़र नहीं रखता। ExtendMed, IQVIA Expert Events, और कई HCP-एंगेजमेंट प्लेटफ़ॉर्म अपनी साइटों पर FMV या कुल-खर्च ट्रैकिंग का वर्णन करते हैं। डेमो में पूछने वाला सवाल ज़्यादा सीमित है: क्या सिस्टम भुगतान रोकता है, या क्या यह एक फ़ाइल एक्सपोर्ट करता है जो आपको बाद में बताती है?
इन्हें विक्रेता बैठक में उपयोग करें। ये काम करते हैं चाहे आप TikaMSL, एक प्रबंधित-सेवा ब्यूरो, या Veeva-संबद्ध इवेंट्स टूल देख रहे हों।
यह आखिरी सवाल जानबूझकर पूछा गया है। कई विक्रेता पेज "ऑडिट-रेडी स्पेंड डेटा" और "हम आपके लिए ओपन पेमेंट्स फाइल करते हैं" को एक-दूसरे में मिला देते हैं। ये अलग-अलग काम हैं। निगरानी और एक साफ भुगतान खाता ही रिपोर्टिंग को संभव बनाते हैं। स्वचालित CMS एक्सपोर्ट एक अलग क्षमता है। रोडमैप आइटम को बस एक रोडमैप आइटम ही समझें।
रीयल-टाइम कैप्स एक लापरवाह ब्यूरो को ठीक नहीं करते हैं। यदि वक्ताओं को इसलिए चुना जाता है क्योंकि वे उत्पाद के बारे में बहुत कुछ लिखते हैं, तो OIG की समस्या डैशबोर्ड से भी ऊपर की है। यदि कोई HCP एक ही कार्यक्रम में दो बार भाग लेता है, तो PhRMA का दोबारा-उपस्थिति का नियम एक इवेंट-डिज़ाइन की समस्या है। यदि बिल में शराब शामिल है, तो कोई भी FMV बार चार्ट आपकी मदद नहीं करेगा।
एक क्षमता की सीमा भी है। एक छोटा बायोटेक जो साल में बारह प्रोग्राम चलाता है, एक साझा शीट से तब बच सकता है जब एक ही व्यक्ति का उस पर अधिकार हो और हर बुकिंग उसके माध्यम से हो। शीट तब विफल हो जाती है जब एक दूसरा ब्रांड, एक एजेंसी, या एक नया मेडिकल अफेयर्स का कर्मचारी समानांतर रूप से बुकिंग करना शुरू कर देता है। आमतौर पर यह उसी साल होता है जब कोई सॉफ्टवेयर की मांग करता है — पहली गड़बड़ तिमाही के बाद, पहले नहीं।
डिवाइस प्रोग्राम में भी वही FMV गणित होता है और एक अलग कोड (AdvaMed) होता है। यदि कंपनी दवाएं और डिवाइस दोनों बेचती है, तो पुष्टि करें कि प्लेटफ़ॉर्म बिना दूसरे डेटाबेस के दो नीति सेट रख सकता है।
वक्ता संकाय अक्सर वही लोग होते हैं जो आपकी KOL सूची में होते हैं। यदि ब्यूरो रोस्टर और KOL रिकॉर्ड स्तर, विशेषज्ञता, या प्रशिक्षण के वर्तमान होने को लेकर असहमत होते हैं, तो फील्ड टीमें और ब्यूरो एक ही HCP के बारे में अलग-अलग निर्णय लेंगे। इसीलिए वक्ता ब्यूरो संचालन KOL प्रबंधन के बगल में होना चाहिए, न कि किसी इवेंट टूल में जो संबंधों का इतिहास कभी नहीं देखता।
यह तर्क TikaMobile के MSL CRM तुलना में भी सामने आया: FMV और स्पीकर-प्रोग्राम अनुपालन इस बात का हिस्सा हैं कि क्या एक मेडिकल अफेयर्स प्लेटफ़ॉर्म का वास्तव में उपयोग किया जाता है, या क्या ब्यूरो एक साइड सिस्टम में ही काम करता रहता है। जो टीमें KOL जुड़ाव के लिए CRM खरीदती हैं और स्पीकर लॉजिस्टिक्स को स्प्रेडशीट में छोड़ देती हैं, वे एक ही संकाय के बारे में दो अलग-अलग सच्चाइयां चला रही हैं।
स्पीकर ब्यूरो एफएमवी निगरानी, प्रत्येक एचसीपी वक्ता के भुगतानों — मानदेय, और मूल्य के किसी भी अन्य हस्तांतरण को जो कंपनी कैप में गिनती है — का वास्तविक समय में प्रलेखित उचित बाजार मूल्य (Fair Market Value) सीमाओं के विरुद्ध ट्रैक करने की एक प्रक्रिया है। इसका उद्देश्य कैप से अधिक होने से पहले किसी बुकिंग या भुगतान को चेतावनी देना या रोकना है, न कि त्रैमासिक ऑडिट में अधिक भुगतान का पता लगाना।
एक स्पीकर प्रोग्राम एक इवेंट होता है। एक स्पीकर ब्यूरो संविदात्मक संकाय और वे नियम हैं जो उन संकायों द्वारा किए जा सकने वाले प्रत्येक इवेंट को नियंत्रित करते हैं: ऑनबोर्डिंग, प्रशिक्षण, एफएमवी दरें, कैप, चालान और दस्तावेज़ीकरण। एक सॉफ्टवेयर जो चल रहे खर्च के कुल योग के बिना एक डिनर शेड्यूल करता है, वह प्रोग्राम लॉजिस्टिक्स है, ब्यूरो प्रबंधन नहीं।
अधिकांश कंपनियाँ वार्षिक, त्रैमासिक और प्रति-इवेंट कैप का कुछ मिश्रण निर्धारित करती हैं, जो अक्सर वक्ता स्तर के अनुसार भिन्न होता है। सटीक आँकड़े आंतरिक नीति हैं। परिचालनात्मक रूप से जो बात मायने रखती है वह यह है कि प्रत्येक प्रकार का कार्यक्रम जो उसी HCP को भुगतान करता है, उसी चल रहे कुल योग को छूता है, और अपवादों के लिए कोई व्यक्ति जवाबदेह है।
नहीं। ओपन पेमेंट्स कुछ निश्चित HCPs और शिक्षण अस्पतालों को मूल्य हस्तांतरण की संघीय पारदर्शिता रिपोर्ट है। FMV निगरानी वह आंतरिक नियंत्रण है जो उन भुगतानों को कंपनी की नीति के भीतर रखता है। आपको अभी भी यह रिपोर्ट करना होगा कि आपने क्या भुगतान किया। निगरानी इस संभावना को कम करती है कि आपने जो भुगतान किया है वह कुछ ऐसा हो जिसे आप भुगतान करने का इरादा नहीं रखते थे।
जब प्रोग्राम वॉल्यूम कम होता है, एक व्यक्ति हर वक्ता को बुक करता है, और मेडिकल अफेयर्स और कमर्शियल स्वतंत्र रूप से एक ही संकाय के साथ अनुबंध नहीं कर रहे होते हैं। जैसे ही दो टीमें एक-दूसरे के खर्च को देखे बिना एक सशुल्क कार्यक्रम बना सकती हैं, स्प्रेडशीट टूट जाती है।
यदि आपकी वर्तमान प्रक्रिया वित्त द्वारा भुगतान करने के बाद कैप (सीमा) संबंधी समस्याओं का पता लगाती है, तो किसी अन्य नीति समीक्षा की तुलना में 20 मिनट का वॉकथ्रू एक तेज़ परीक्षण है। TikaMSL का स्पीकर ब्यूरो मॉड्यूल एक ही पास में FMV डैशबोर्ड, 80%/100% गार्डरेल, HCP पोर्टल के माध्यम से इनवॉइस की पुष्टि, और अपवाद पथ दिखाता है — KOL रिकॉर्ड के बगल में, न कि किसी अलग डेटाबेस में।
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