Los datos de análisis médico solo son útiles cuando alguien puede encontrarlos más adelante y demostrar qué ha cambiado gracias a ellos. Una línea que diga «Respuesta positiva del profesional sanitario, enviar datos» no se puede clasificar por temas, derivar ni cerrar. Así es como hay que evaluar una plataforma de análisis médico antes de que comience la demostración.
Una plataforma de información médica es el sistema que utiliza el departamento de Asuntos Médicos para recopilar lo que se aprende de médicos, entidades pagadoras, pacientes e investigadores, y luego conservar esa información en un registro que permita actuar en consecuencia.
Los insights de asuntos médicos no son lo mismo que una nota de llamada. El Grupo de Trabajo sobre Áreas de Interés de MAPS Insights define un insight como información nueva, una comprensión o una perspectiva que puede identificar una laguna, orientar la estrategia, confirmar una opinión que la empresa ya tiene y dar lugar a una acción. Una nota en bruto es el dato de entrada. El conocimiento es lo que permanece una vez que tiene una fuente, un tema y un paso siguiente.
Esa distinción es la esencia de la evaluación. Si el software solo almacena la frase que escribió el MSL, es un cuaderno de notas. Si puede mostrar si la frase era útil, dónde aparece el mismo tema y si alguien ha cerrado el seguimiento, es una plataforma de conocimientos médicos.
MAPS realizó dos encuestas a sus miembros a principios de 2020 y publicó los resultados en el libro blanco de 2022 titulado «Building Medical Insights». Hay tres resultados que son importantes a la hora de adquirir software.
En el 47 % de las organizaciones de la segunda encuesta, no se integraban los conocimientos procedentes de diferentes fuentes. Solo el 26 % de los encuestados recopilaba sistemáticamente conocimientos de la literatura científica. Aproximadamente una cuarta parte los recopilaba de las redes sociales. La actividad sobre el terreno era la opción por defecto.
El mismo informe describe un fallo aún más grave. Los equipos generan notas en el punto de contacto con el cliente, y las personas encargadas de definir la estrategia nunca reciben un ciclo de retroalimentación claro. Los informes se redactan sin que se haya decidido cuándo se van a utilizar.
Una plataforma no soluciona el problema de un equipo que carece de un responsable del tema y de una reunión en la que se tomen decisiones. Pide al proveedor que te muestre la rutina operativa, no solo la captura de pantalla. ¿Quién lee los temas, con qué frecuencia y qué decisión cambió el trimestre pasado?
Puntaje a todos los proveedores según la misma lista, incluido TikaMobile. Nosotros elaboramos esta lista, y refleja cómo creamos TikaInsights. Exíjenos que la cumplamos de la misma manera.
| Pregunta | Cómo es una respuesta útil |
|---|---|
| ¿Es útil la nota mientras se está redactando? | El sistema puntúa la información, identifica la laguna y sugiere una reformulación. El autor puede mantener su propia redacción. Además, ofrece una pregunta para la próxima conversación con ese profesional sanitario. |
| ¿Se recogen todas las fuentes en un único registro? | Se pueden introducir datos sobre comités asesores, interacciones sobre el terreno y con líderes de opinión clave (KOL), congresos, publicaciones, programas de cenas y ponencias, así como solicitudes de información médica, o bien importarlos desde el sistema que ya los contiene. |
| ¿Puede contribuir alguien que no tenga acceso al CRM? | Un socio introduce la información, o bien un responsable de Asuntos Médicos la introduce en su nombre. La falta de una licencia no es la razón por la que el comentario desaparezca. |
| ¿Qué ocurre al guardar? | Se añaden el sentimiento, las etiquetas temáticas y una recomendación sobre el siguiente paso a seguir. Si la nota pudiera corresponder a un evento adverso o a una queja sobre la calidad del producto, se marca como tal. La decisión médica sigue correspondiendo a una persona. |
| ¿Se verifica el seguimiento? | La acción tiene un responsable, una fecha límite, un tema y una prioridad. El responsable puede marcarla como completada. Un responsable verifica esto en el mismo registro. El hecho de que el propio responsable la declare completada no supone su cierre. |
| ¿Tiene que sustituir al CRM? | Puede funcionar de forma independiente o junto al CRM que la empresa ya utiliza. Las notas que ya se encuentran en Veeva CRM pueden transferirse. Sustituir ese CRM es un proyecto distinto. |
Pídeles que lo hagan en una sola sesión de «Insights», en tiempo real. Empieza con una frase imprecisa. Termina con un registro que tenga un tema, un responsable y una fecha límite. Si la demostración salta de un panel de control a una diapositiva, es que no has visto el producto.
Hay dos puntos que hay que comprobar además de esa lista. MAPS deja claro que la notificación de eventos adversos, la privacidad y la participación directa de los pacientes deben resolverse con el departamento de Cumplimiento Normativo antes de que comience el trabajo de análisis de datos, especialmente si el seguimiento de redes sociales entra dentro del alcance. Y el registro debe ser el mismo en la web, el iPad, el iPhone y Android, con controles de roles y territorios. Una aplicación móvil que capture una nota más informal y no regulada crea un segundo sistema.
Observa el ciclo de un dato de análisis. TikaInsights orienta la nota en el momento de su captura, etiqueta el tema al guardarla y mantiene la acción en el mismo registro hasta que un responsable la verifique. Reserva una demostración.
Un CRM de asuntos médicos es donde residen la relación y el intercambio científico. Es el sistema adecuado para saber a quién se ha visto y qué se ha discutido. Otra conclusión del mismo artículo: casi la mitad de los encuestados, de nuevo el 47 %, almacena los insights médicos en un CRM. MAPS afirma que esos sistemas suelen estar orientados hacia las partes interesadas externas con las que se reúne el equipo. Ese 47 % no corresponde a la cifra de integración mencionada anteriormente.
Utiliza el CRM para la interacción. Utiliza la plataforma de análisis para el aprendizaje que debe derivarse de esa interacción y conducir a una decisión. Algunos equipos querrán tener ambas cosas en una misma solución. Otros mantendrán el CRM que ya tienen y añadirán la capa de análisis junto a él. Cualquiera de las dos opciones es válida. Comprar un segundo portátil, en cambio, no lo es.
TikaInsights es un software de gestión de información médica para Asuntos Médicos. No es el CRM de MSL y no responde a solicitudes de información médica. De eso se encargan TikaMSL y TikaMedInfo. Los patrones de consulta de la información médica pueden incorporarse igualmente al mismo análisis.
Insight Coach se ejecuta mientras el colaborador está redactando, y puede ejecutarse posteriormente sobre un registro anterior. Asigna una puntuación de calidad, señala lagunas específicas, sugiere una reescritura y ofrece preguntas de profundización para la próxima conversación con el profesional sanitario. El colaborador acepta la sugerencia o mantiene sus propias palabras.
El registro puede contener una idea procedente de un comité asesor, una interacción sobre el terreno, un congreso, un programa, una publicación o una solicitud de información médica. El contexto se mantiene: profesional sanitario, producto, tema, estado de la enfermedad, tema estratégico, evento, equipo, prioridad y fuente. Un colaborador de otra área puede introducir una idea, o el departamento de Asuntos Médicos puede hacerlo en su nombre.
Al guardarlo, el sistema añade el sentimiento, etiquetas temáticas, un siguiente paso recomendado e indicadores de un posible evento adverso, una queja sobre la calidad del producto o un problema de cumplimiento. Los responsables pueden analizar patrones por equipo, producto y periodo. Eso es la estructura. No sustituye a la revisión médica.
A continuación, se asigna una acción con un responsable, una fecha límite, un tema y una prioridad. La sección «Acciones pendientes» clasifica lo que está atrasado, lo que vence esta semana, lo que vence este mes y lo que tiene alta prioridad. El responsable marca el trabajo como completado. Un responsable lo verifica. La dirección puede ver la tasa de conversión de información en acción, el tiempo de respuesta y lo que sigue pendiente. TikaMobile no publica un valor de referencia para esa tasa. Refleja los propios registros de tu equipo.
Funciona en la web, en iPad, iPhone y Android. Se puede implementar de forma independiente o junto con TikaMSL. Puede importar información de sistemas que ya la contienen, incluido Veeva CRM. No sustituye a Veeva, y la importación desde Veeva CRM requiere configuración.
Si prefieres la versión en forma de notas de campo, aquí tienes los pasos para recopilar información tras una reunión con un líder de opinión clave (KOL): cómo recopilan los equipos la información médica tras una reunión con un KOL. La definición de «información médica» se encuentra en el glosario.
Lleva las seis preguntas a la demostración y escribe «sí» o «no» mientras el proveedor sigue en pantalla. Un «sí» que dependa de un proyecto de servicios, un objeto personalizado o un informe que alguien elaborará más adelante es un «no» para esta decisión.
A continuación, analiza tu propia rutina operativa. Si nadie se hace cargo del tema, el software recopilará notas y el informe trimestral seguirá siendo el mismo. Resuelve primero los aspectos relacionados con la notificación de eventos adversos y la privacidad con el departamento de Cumplimiento Normativo. Elige el sistema que pueda integrarse con el CRM que ya utilizas, a menos que tengas una razón específica para cambiar ese CRM.
Una plataforma de insights médicos recopila lo que el departamento de Asuntos Médicos aprende de expertos externos y lo mantiene en un registro que se puede clasificar por temas y sobre el que se puede actuar. Una nota de llamada sin fuente, sin tema y sin siguiente paso aún no es un insight.
Los insights de Asuntos Médicos son observaciones de un profesional sanitario, un pagador, un paciente o un investigador que pueden validarse y utilizarse en una decisión científica o médica. MAPS describe un insight como información que puede identificar una carencia, orientar una estrategia, confirmar una opinión y dar lugar a una acción.
Un CRM gestiona la relación y la interacción. Una plataforma de insights gestiona el aprendizaje necesario para llegar a una decisión, incluido el aprendizaje que no proviene de una visita de campo. Muchas empresas cuentan con ambos.
Alguien se encarga de la siguiente acción, esta tiene una fecha límite y un responsable verifica que se ha completado. El recuento de notas registradas no indica si ha habido algún cambio.
Sí, puede. TikaInsights puede incorporar insights que ya se encuentran en Veeva CRM, y también puede funcionar de forma independiente. Transferir notas no es lo mismo que sustituir al CRM, y no es un proceso automático.