Die Notiz geht um 18:40 Uhr ein. Darin heißt es, der Besuch sei positiv verlaufen und es seien Daten angefordert worden. Bis Donnerstag kann niemand sagen, um welche Daten es sich handelt, welche Patienten betroffen sind oder ob die Anmerkung die Studie in Frage gestellt hat, die das Team in Kürze beginnen wird. Das Treffen fand statt. Die medizinische Erkenntnis aus der Praxis blieb jedoch aus.
Ein medizinischer Einblick aus der Praxis ist eine relevante Information aus einem externen Gespräch, einer medizinischen Anfrage oder der Patientengemeinschaft, die nach Überprüfung eine medizinische Sichtweise bestätigen oder in Frage stellen und zu einer Entscheidung führen kann. Die MAPS-Standards von 2024 zum externen wissenschaftlichen Austausch verwenden diese Definition und übertragen dem medizinischen Außendienst die Aufgabe: zuzuhören, die Informationen weiterzuleiten und sie rechtzeitig einzugeben, damit jemand darauf reagieren kann. Ein freundlicher Besprechungsbericht reicht dafür nicht aus.
MSLs werden oft danach bewertet, ob ein Bericht vorliegt. Das führt zu Berichten. „HCP positiv, Daten senden“ lässt sich nicht thematisch ordnen, weiterleiten oder abschließen. Es ist eine Erinnerung an eine einzelne Person. Die Führungsebene fragt später, was aus dem Außendienst zu hören ist, und die ehrliche Antwort ist ein Stapel von Erinnerungen.
Machen Sie einen kurzen Test, bevor Sie es als medizinischen Einblick aus dem Außendienst bezeichnen. Könnte ein medizinischer Leiter, der nicht im Raum war, nachvollziehen, was gesagt wurde, warum es für ein Produkt oder eine Studie von Bedeutung ist und was als Nächstes geschehen sollte? Wenn einer dieser drei Punkte fehlt, behalten Sie es als Notiz oder schreiben Sie es noch am selben Tag um. Werben Sie nicht damit.
Das Glossar zu medizinischen Erkenntnissen von TikaMobile enthält die Definition der Kategorie. Dieser Artikel ist die Erfassungsregel für Außendienstteams.
MAPS erwartet, dass wichtige Insight-Themen und Insight-Fragen vor dem Besuch – global oder regional – festgelegt und gemeldet werden, solange sie noch aktuell sind. Die Erfassung sollte die Frage beantworten, die im Plan bereits benannt wurde. Eine neue Beobachtung, die nicht zur Frage passt, kann dennoch eine Erkenntnis sein. Sie sollte als Herausforderung für den Plan gekennzeichnet werden und nicht in das nächstgelegene genehmigte Thema gezwängt werden, nur damit das Dashboard ordentlich aussieht.
Fünf Zeilen reichen aus. Lassen Sie den Eintrag unvollständig, bis diese ausgefüllt sind.
| Zeile | Was ist zu schreiben |
|---|---|
| Wer und wo | Die Person, ihr Umfeld und die Art des Besuchs. Ein Name ohne Angaben zum Umfeld lässt sich später nur schwer interpretieren. |
| Was gesagt wurde | Der Kernaussage, einschließlich der Einschränkung. „Bei fitteren Patienten“ ist die Erkenntnis. „Positiv“ ist es nicht. |
| Kontext | Was war der Auslöser: ein Punkt im Leitfaden, ein beschriebener Fall, ein Kongressvortrag, eine Ablehnung. |
| Und was nun | Bestätigt dies die interne Sichtweise oder stellt sie in Frage? Ein Satz. |
| Nächster Schritt | Verantwortlicher und Datum oder ein ausdrückliches „Keine Maßnahme“. Schweigen ist keine Entscheidung. |
Das ist der Eintrag. Themen-Tags und eine Stimmungsangabe können beim Speichern hinzugefügt werden. Sie sind kein Ersatz für die fünf Zeilen. Eine mit Tags versehene leere Notiz ist immer noch leer.
Ein unerwünschtes Ereignis oder eine Beschwerde zur Produktqualität kann im selben Gespräch auftauchen wie ein nützlicher wissenschaftlicher Kommentar. Der Insight-Eintrag ist der falsche Ort, an dem dieser Bericht enden sollte. Leiten Sie ihn in den Sicherheits- oder Qualitätspfad weiter, den Ihr Unternehmen bereits nutzt, und halten Sie die medizinische Beobachtung getrennt, damit ein Themenbericht nicht zur Compliance-Akte wird.
Die gleiche Trennung gilt für die Werbung. Außendienstmitarbeiter können zuhören und eine unaufgeforderte Frage beantworten. Die Aufforderung, „sie zum Reden zu bringen“, ist eine Aufgabe des Referentenprogramms, die einer Überprüfung des marktüblichen Werts unterliegt, und kein Insight des Außendienstes. Wenn die einzige nächste Maßnahme eine Einladung als Referent ist, haben Sie mitten im Satz den Job gewechselt.
MAPS fordert eine zeitnahe Erfassung im CRM oder im Insight-Prozess des Unternehmens, damit Notizen zusammengeführt und weiterverfolgt werden können. Zeitnah bedeutet in der Praxis noch am Tag des Besuchs. Die Qualifizierung ist das Erste, was verloren geht. Spätestens am Freitag erinnert sich der MSL nur noch an den Tonfall und vergisst die Patienten, die der Experte eigentlich beschrieben hat.
Schreiben Sie es im Auto oder am Schreibtisch vor dem nächsten Besuch auf. Wenn das Unternehmen die Interaktion bereits im Veeva CRM speichert, muss die Erkenntnis nicht von Grund auf neu eingegeben werden. TikaInsights kann diese Erkenntnisse aus dem Veeva-CRM übernehmen. Sie können auch direkt eingegeben werden, beispielsweise von einem Kollegen, der keinen CRM-Zugang hat, oder von einem Verantwortlichen aus dem Bereich Medical Affairs, der die Daten für ihn eingibt.
Beim Speichern kann der Datensatz Stimmungswerte, Themen-Tags, einen vorgeschlagenen nächsten Schritt sowie eine Markierung erfassen, wenn der Text auf ein unerwünschtes Ereignis, eine Produktbeschwerde oder ein Compliance-Problem hindeutet. Der „Insight Coach“ kann die Notiz bewerten, die Lücke benennen, eine Umformulierung vorschlagen und eine Frage anbieten, die beim nächsten Besuch gestellt werden sollte. Der Verfasser übernimmt diesen Wortlaut oder behält seinen eigenen bei. Der Coach legt die Erkenntnis nicht für ihn ab.
Falls der Außendienstbericht noch den Status „positives Gespräch, Daten senden“ hat, führen Sie die Erfassung und die verifizierte Maßnahme anhand eines einzelnen Insights durch. Buchen Sie eine 20-minütige Einweisung.
Das Festhalten des Satzes ist die halbe Arbeit. Die andere Hälfte ist eine Maßnahme, die eine Person abschließen kann. Weisen Sie einen Verantwortlichen, ein Fälligkeitsdatum, ein Thema und eine Priorität zu, wenn die Erkenntnis Maßnahmen erfordert. Tun Sie nicht so, als bräuchte jede Erkenntnis ein Projekt. „Keine Maßnahme“ ist ein gültiger Abschluss, wenn der Kommentar lediglich bestätigt, was das Team bereits beschlossen hat. Ein nicht zugewiesener Kommentar ist dies nicht.
Die anstehenden Aufgaben sollten zeigen, was überfällig ist, was diese Woche fällig ist und was als hohe Priorität markiert und offen gelassen wurde. Der Verantwortliche kann die Aufgabe als erledigt markieren. Ein Vorgesetzter überprüft diese Erledigung im selben Datensatz. Eine selbst erklärte Erledigung ohne zweite Überprüfung wird die Mitarbeiter dazu verleiten, Aufgaben abzuschließen, anstatt sie tatsächlich zu erledigen.
Die zu diesem Kreislauf passenden Führungskennzahlen sind klar: der Anteil der Erkenntnisse, die zu einer verifizierten Maßnahme geführt haben, wie lange das gedauert hat und was noch aussteht oder überfällig ist. Schlüsselt diese nach Team, Produkt und Zeitraum auf. Lasst alle Benchmarks weg, die ihr nicht gemessen habt. Ein Prozentsatz eines Anbieters wird die erste Führungskräftesitzung nicht überstehen.
Die übergreifende Fragestellung und die Gespräche vor Ort weichen voneinander ab. Der MSL hat etwas Konkretes gehört, das nicht zum Thema der Schlüsselerkenntnis passt, also lässt er es entweder fallen oder zwängt es in die Kategorie der genehmigten Punkte. Geben Sie ihm die Möglichkeit, „stellt den Plan in Frage“ zu vermerken. Andernfalls bestätigt das Dashboard die Strategie, und die Außendienstmitarbeiter melden die Ausnahme nicht mehr.
Kongressnotizen, Folien aus Beirütssitzungen und Fragen zu medizinischen Informationen finden niemals Eingang in die Besuchsunterlagen. Sie sind medizinische Erkenntnisse aus dem Außendienst, wenn sie dieselben fünf Zeilen enthalten. Eine Bemerkung im Flur auf einem Kongress unterscheidet sich nicht von einem Besuch im Büro am Dienstag. Wenn sie eine Entscheidung beeinflussen kann, gehört sie in denselben Stapel.
Kommerzielle Partner erfahren Dinge, von denen die medizinische Abteilung nie etwas mitbekommt. Sie können die Beobachtung weiterleiten, oder ein medizinischer Verantwortlicher kann sie für sie eingeben. Der Bericht sollte dennoch Quelle, Produkt und Krankheitsstatus enthalten. Eine weitergeleitete E-Mail ohne Verantwortlichen ist der Grund, warum solche Kommentare untergehen.
Medizinische Erkenntnisse aus dem Außendienst sind Beobachtungen aus dem externen wissenschaftlichen Austausch, aus Fragen zur medizinischen Information oder aus der Patientengemeinschaft, die überprüft und anschließend zur Bestätigung oder Hinterfragung eines medizinischen Plans herangezogen werden können. MAPS behandelt sie als Input für Entscheidungen, nicht als Nachweis dafür, dass ein Besuch stattgefunden hat. Eine Notiz, in der lediglich steht, dass das Treffen gut verlaufen ist, ist keine Erkenntnis.
Wer hat in welchem Rahmen gesprochen, was wurde konkret gesagt, was war der Anlass dafür, bestätigt oder hinterfragt dies die interne Sichtweise und muss jemand Maßnahmen ergreifen – mit Angabe eines Verantwortlichen und eines Datums. Darüber hinaus können Stimmungs- und Themen-Tags hinzugefügt werden. Diese ersetzen jedoch nicht die oben genannten Angaben.
Noch am Tag des Gesprächs. MAPS fordert eine zeitnahe Erfassung, damit Erkenntnisse konsolidiert und umgesetzt werden können. Wenn man bis zum wöchentlichen Bericht wartet, geht der Kontext verloren, der den Kommentar erst nützlich gemacht hat.
Ja. Wenn die Interaktionsnotiz bereits in Veeva CRM vorliegt, kann TikaInsights diese Erkenntnis übernehmen, sodass sie nicht erneut eingegeben werden muss. Der gleiche Datensatz kann auch direkt in TikaInsights erfasst werden, auch von Personen, die keinen CRM-Zugang haben. Dazu muss Veeva nicht entfernt werden.
Wenn er ein eindeutiges Ergebnis aufweist: eine Maßnahme mit einem Verantwortlichen und einem Fälligkeitsdatum, die von einem Vorgesetzten überprüft wurde, oder eine bewusste „Keine Maßnahme“. Das Markieren eines Eintrags als abgeschlossen ohne diese Überprüfung gilt nicht als Abschluss.
Ein Erfassungsstandard, der nur in einer Schulungsfolie existiert, wird gegenüber dem Formular unterliegen, das der MSL gerade auf dem Parkplatz geöffnet hat. Das Formular muss die fünf Zeilen abfragen, eine Notiz akzeptieren, die bereits in Veeva CRM vorliegt, und die Maßnahme im selben Datensatz belassen, bis ein Manager sie überprüft hat. Das ist die Arbeit des Medical-Insights-Managements, und sie gehört auf die Produktseite.
Der bestehende Beitrag zur Erfassung medizinischer Erkenntnisse nach einem KOL-Treffen deckt den gesamten Besuch ab, von der Vorbereitung bis zur Erfolgsmessung. Dieser Artikel setzt nach dem Gespräch an und konzentriert sich auf den Datensatz: die fünf Zeilen, noch am selben Tag und ein Abschluss, den ein Vorgesetzter überprüfen kann.
Der Besuch selbst beginnt nach wie vor mit dem Kontaktplan: welche wissenschaftliche Fragestellung, welcher Experte, worüber darf gesprochen werden. Dieser Plan ist die KOL-Kontaktstrategie.
Wenn Sie die Erfassung, die Begleitung und die verifizierte Maßnahme zu einer Erkenntnis aus der Praxis sehen möchten, reicht ein 20-minütiger Rundgang aus.
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1. Medical Affairs Professional Society. Standards und Leitlinien: Externe wissenschaftliche Zusammenarbeit (2024).
2. TikaMobile. Glossar zu medizinischen Erkenntnissen.
3. Umbrex. Erfassung, Zusammenfassung und Weiterleitung medizinischer Erkenntnisse.