Konferenz-Intelligence für den Bereich Medical Affairs: Über die tabellenbasierte Veranstaltungserfassung hinaus

Ein einzelner MSL, der die ASCO-Tagung besucht, kehrt mit Notizen aus zwölf Sitzungen, drei Gesprächen mit Key Opinion Leaders (KOLs), zwei Informationen zur Wettbewerbsanalyse und vier Vereinbarungen für Folgeaktivitäten zurück. Multipliziert man das mit einem Team von fünfzehn Mitarbeitern und einem Portfolio von sechs jährlichen Kongressen, wird die Rechnung schnell unübersichtlich. Die meisten Medical-Affairs-Teams führen diese Berechnungen immer noch in einer Tabellenkalkulation durch: eine Registerkarte pro Konferenz, Spalten für Sitzungstitel, Ad-hoc-Felder für Erkenntnisse und eine Masterdatei, die per E-Mail herumgeschickt wird, bis jemand sie fast in einen Bericht umwandelt. Das Ergebnis ist vorhersehbar. Bis die Führungskräfte die Auswertung zu Gesicht bekommen, ist die Halbwertszeit der Erkenntnis bereits abgelaufen und der nächste Kongress steht in zwei Wochen vor der Tür.

„Conference Intelligence“ ist die Disziplin, diesen Tabellenkalkulations-Workflow durch ein speziell entwickeltes System zu ersetzen, das die Planung vor der Konferenz, die Erfassung während der Veranstaltung und die Analyse nach der Konferenz zu einem einzigen, nachverfolgbaren Ablauf verbindet. Dieser Wandel ist nicht mehr optional. Auf der ASCO-Jahrestagung 2025 wurden mehr als 7.000 Abstracts vorgestellt. Die ASH 2025 veröffentlichte mehr als 6.000. Keine Tabellenkalkulation wurde jemals dafür konzipiert, dieses Volumen zu verarbeiten und am Montagmorgen in Entscheidungen umzusetzen.

Dieser Leitfaden richtet sich an Führungskräfte im Bereich Medical Affairs, die die „Tabellenkalkulationsjahre“ miterlebt haben und nun abwägen, was als Nächstes kommt. Er behandelt, was „Conference Intelligence“ eigentlich bedeutet, warum die Nachverfolgung per Tabellenkalkulation still und leise scheitert, wie ein moderner Arbeitsablauf in der Praxis aussieht, wie man Plattformen bewertet und welche operativen Veränderungen Führungskräfte nach der Umstellung erwarten sollten. Er setzt voraus, dass Sie bereits wissen, was ein MSL tut. Das Ziel sind fundiertere Entscheidungen, nicht Definitionen.

Kurze Antwort: „Conference Intelligence“ ist der Einsatz einer speziell entwickelten Plattform anstelle von Tabellenkalkulationen zur Verwaltung der Aktivitäten des Bereichs Medical Affairs auf wissenschaftlichen Kongressen. Der Arbeitsablauf umfasst fünf Phasen: Planen (Verzeichnis der Sitzungen und Abstracts), Koordinieren (visuelle Zuweisung der MSL-Abdeckung mit Konflikterkennung), Erfassen (Notizen direkt im System mit automatischer Speicherung und Dokumenten-Upload), Informieren (mit CRM-Daten angereicherte Teilnehmerprofile) und Analysieren (KI-generierte Zusammenfassungen nach der Konferenz). Teams ersetzen Tage oder Wochen an Arbeitszeit für die Zusammenstellung durch Berichte, die in wenigen Minuten erstellt werden.

Was ist „Conference Intelligence“ für den Bereich Medical Affairs?

„Conference Intelligence“ bezeichnet die Nutzung einer speziell entwickelten Plattform anstelle von Tabellenkalkulationen oder E-Mails zur Planung, Erfassung und Analyse von Aktivitäten im Bereich Medical Affairs auf wissenschaftlichen Kongressen. Dabei wird jeder Kongress als geschlossener Kreislauf betrachtet. Die Ziele werden vor der Veranstaltung definiert. Notizen und Erkenntnisse werden während der Veranstaltung direkt im System erfasst. Nach der Veranstaltung werden strukturierte Auswertungen für die Führungskräfte, Außendienstteams und funktionsübergreifende Partner erstellt.

Ein moderner „Conference Intelligence“-Workflow umfasst fünf Phasen: Planen, Koordinieren, Erfassen, Erkennen und Analysieren. Jede Phase beantwortet eine spezifische operative Frage. Wer präsentiert was? Wer aus unserem Team ist vor Ort? Was haben sie beobachtet? Was wissen wir bereits über die Teilnehmer? Und was bedeutet das alles für unsere Strategie?

Dies unterscheidet sich von der Teilnahme an Kongressen, die die meisten Teams bereits gut beherrschen. Die Teilnahme ist Logistik. „Intelligence“ ist das, was man mit der Zeit vor Ort und in den Tagen danach macht, wenn die Führungskräfte einen Bericht verlangen und die Außendienstmitarbeiter fragen, welche Maßnahmen zu ergreifen sind.

Warum die Konferenznachverfolgung mit Tabellenkalkulationen still und leise scheitert

Tabellenkalkulationen wirken billig, weil keine Softwarekosten anfallen. Die tatsächlichen Kosten liegen in der Arbeit, die das Team rund um die Tabelle leisten muss, um sie nutzbar zu machen, und in den Entscheidungen, die das Unternehmen nicht treffen kann, weil die Daten nie rechtzeitig eintreffen.

Sechs Fehlermuster treten immer wieder auf.

1. Erkenntnisse bleiben auf der individuellen Ebene gefangen

Ein MSL hält Notizen zu einer Sitzung in seiner persönlichen Notizen-App fest, überträgt sie am selben Abend um 23 Uhr (sofern er daran denkt) in die gemeinsame Tabelle und leitet wichtige Zitate per E-Mail an zwei Kollegen weiter. Diese Erkenntnis befindet sich nun an drei Orten und ist an keinem davon durchsuchbar. Sechs Monate später, als sich das Team auf den nächsten Kongress im selben Therapiebereich vorbereitet, kann niemand mehr finden, was der leitende Prüfer auf der ASH über die Kombinationstherapie gesagt hat.

2. Eine veranstaltungsübergreifende Analyse ist unmöglich

Tabellenkalkulationen sind tabellenweise aufgebaut. Es gibt keine integrierte Möglichkeit, die Frage zu stellen: „Welche KOLs haben bei den letzten vier Onkologiekongressen ihre Einstellung zu unserem Wirkstoff von neutral auf positiv geändert?“ Um dies zu beantworten, müssen Dateien manuell zusammengeführt werden – eine Arbeit, die auf unbestimmte Zeit verschoben wird.

3. Die Berichterstattungsplanung erfolgt reaktiv

Der MSL-Kongressleiter ist der stille Held jedes Medical-Affairs-Teams. Seine Aufgabe ist es, jedes Abstract zu durchforsten, die wichtigen Sitzungen zu identifizieren und die Berichterstattung auf das Außendienstteam zu verteilen. Bei einem Arbeitsablauf mit Tabellenkalkulationen werden Konflikte erst am Morgen der Konferenz entdeckt: zwei MSLs, die für sich überschneidende Sitzungen eingeteilt sind, ein Abstract mit hoher Priorität ohne Verantwortlichen und ein kurzfristig angekündigtes Poster, das niemand im Blick hat. Das reaktive Hin und Her ist normal. Das muss aber nicht so sein.

4. Fehlerquoten summieren sich unbemerkt

Untersuchungen der Tuck School of Business (Powell, Baker, Lawson) haben durchweg gezeigt, dass die Fehlerquote bei Zellen zwischen 0,8 % und 1,8 % aller Formelszellen liegt, je nachdem, wie Fehler definiert werden. In einem Kongress-Tracker mit 5.000 Zeilen entspricht das etwa 40 bis 90 unbemerkten Fehlern: falsche Verantwortliche, falsch zugeordnete Therapiebereiche, Kopier- und Einfügefehler, die bis in die Zusammenfassung hineinübernommen werden.

5. Compliance und Prüfpfade sind lückenhaft

Der Bereich Medical Affairs unterliegt den Meldepflichten des Sunshine Act, den Verhaltensstandards des PhRMA-Kodex und globalen Pharmakovigilanz-Verpflichtungen. Eine Tabellenkalkulation mit zwölf Mitwirkenden und ohne Versionskontrolle lässt sich bei einem Audit kaum rechtfertigen. Wer hat was, wann und warum geändert? Diese Fragen werden meist mit einem Achselzucken beantwortet.

6. Der Bericht nach der Konferenz beansprucht wochenlang die Zeit der Führungskräfte

Der langsamste und teuerste Teil des Arbeitsablaufs ist die Nachbearbeitung. Ein Medical-Affairs-Direktor oder ein Senior MSL verbringt Tage damit, Folien zusammenzustellen, Notizen im Team abzugleichen, fehlende Angaben nachzuholen und rohe Beobachtungen in etwas zu übersetzen, das der VP dem Führungsteam präsentieren kann. Wie es in der Ankündigung zur Markteinführung von TikaMobile im März 2026 unverblümt hieß, ist dies eine Arbeit, die in der Vergangenheit Wochen in Anspruch genommen hat. Bis die Präsentation fertiggestellt ist, sind die Hälfte der umsetzbaren Chancen bereits verpufft.

Die Kosten eines Tabellenkalkulations-Workflows liegen niemals in der Tabelle selbst. Es sind die Arbeitsstunden der Führungskräfte, die für die Abstimmung aufgewendet werden, die Erkenntnisse, die ihre Gültigkeit verlieren, bevor sie überhaupt gelesen werden, und die strategischen Entscheidungen, die verzögert werden, weil die Auswertung noch nicht fertig ist.

Was sich 2026 geändert hat: Warum diese Diskussion jetzt anders ist

Der Bereich Medical Affairs spricht bereits seit einem Jahrzehnt davon, Tabellenkalkulationen zu ersetzen. Drei Dinge machen das Jahr 2026 anders.

Erstens hat das Datenvolumen eine Schwelle überschritten. Auf der ASCO 2025 wurden mehr als 7.000 Abstracts veröffentlicht. Die ASH 2025 veröffentlichte mehr als 6.000. Ein mittelgroßes Onkologie-Team versucht heute realistisch gesehen, die Inhalte von sechs bis zehn solcher Kongresse pro Jahr abzudecken oder zu sichten. Die manuelle Triage ist bei diesem Umfang rechnerisch nicht mehr machbar.

Zweitens hat sich KI vom „Feature“ zum „Standard“ entwickelt. Am 16. März 2026 stellte TikaMobile eine umfassende KI-Suite für den Bereich Medical Affairs vor, die die Berichterstattung über Konferenzen, den Betrieb des Referentenbüros und die Analyse von Gesprächseinblicken abdeckt. Zwei Tage später, am 18. März 2026, stellte Sorcero seine „Congress Intelligence“-Lösung vor, die eine iPad-Erfassungs-App sowie eine Datenintegration für wissenschaftliche Abstracts umfasst, welche 3,5 Millionen Abstracts und Poster von über 4.300 weltweiten Konferenzen seit 2010 indexiert. „Monocl Conferences“ von Definitive Healthcare war bereits im Oktober 2024 auf den Markt gekommen. Die Konkurrenz geht mittlerweile von KI-gestützter Abstract-Triage, automatisierter Zusammenfassung und Konversationsanalyse aus. Teams, die noch manuell arbeiten, sind nicht nur langsamer. Sie bewegen sich auf einer anderen Kurve.

Drittens wurde der operative Nutzen öffentlich dargelegt. Das Produktvon Sorcero feierte auf der MAPS Americas 2026 (22. bis 25. März) sein Debüt. Wenn zwei große Anbieter innerhalb einer einzigen Woche bahnbrechende Produkte auf den Markt bringen und eine Branchenkonferenz eines Drittanbieters zum Ort der Markteinführung wird, hat sich die Kaufdiskussion eindeutig verschoben.

Teams können nun in wenigen Minuten erledigen, wofür sie zuvor Wochen benötigten: umfassende Sitzungszusammenfassungen erstellen, Erkenntnisse aus Gesprächen analysieren, Prioritäten für Folgemaßnahmen ermitteln und Berichte für die Geschäftsleitung erstellen. Diese Funktionen lösen echte operative Probleme: den Zeitaufwand für die Erstellung von Berichten, wochenlange Nachverfolgung von Folgemaßnahmen und die Herausforderung, der Unternehmensleitung den strategischen Wert aufzuzeigen.

Manish Sharma, CEO, TikaMobile (März 2026)

Die strategische Frage lautet nicht mehr: „Sollten wir die Tabellenkalkulation ersetzen?“ Sondern: „Was soll sie ersetzen, und wie gestalten wir den neuen Arbeitsablauf so, dass das Team ihn innerhalb eines Quartals übernimmt, anstatt ihn nach einem Kongress wieder aufzugeben?“

Der fünfstufige Workflow der Konferenzanalyse

Der unten dargestellte Workflow bildet das operative Rückgrat der Konferenzanalyse als Disziplin. Er entspricht dem, was ein gut geführtes Medical-Affairs-Team für jeden vorrangigen Kongress in seinem Jahreskalender umsetzen können sollte. Jede Phase entspricht direkt einer Frage, die das Team beantworten muss.

Phase 1: Planung

Vor Beginn der Konferenz benötigt das Team eine zentrale Informationsquelle darüber, was wann stattfindet, wer referiert und welche Sitzungen für die therapeutische Strategie von Bedeutung sind. In einem plattformbasierten Arbeitsablauf ist dies ein Kongressverzeichnis, das nach Ort, Terminen, Referenten und Anzahl der Sitzungen durchsucht und gefiltert werden kann, gepaart mit einem Sitzungsraster, das jede Sitzung nach Datum, Uhrzeit, Dauer, Referent, Raum, Sitzungstyp und Themenbereich auflistet. Ein Klick auf eine beliebige Sitzung öffnet das vollständige Programm in einem Popup-Fenster. Oben befindet sich eine Kopfzeile mit einer KPI-Zusammenfassung: Gesamtzahl der Sitzungen, verfügbare Abstracts, teilnehmende medizinische Fachkräfte und beobachtete KOLs. Die Führungskräfte erkennen in Sekundenschnelle die Reichweite und die Chancen. Der Kongressleiter definiert vorrangige Sitzungen, kennzeichnet sie nach strategischen Themen, und das Planungsdokument wird zu einer gemeinsamen Infrastruktur statt einer persönlichen Tabelle.

Phase 2: Koordinieren

Sobald die prioritären Sitzungen identifiziert sind, wird die MSL-Abdeckung zugewiesen. Im Tabellenkalkulationsmodell handelt es sich dabei um eine manuelle Matrix aus Namen und Zeiten, die in dem Moment zusammenbricht, sobald eine Sitzung den Raum wechselt. In einem Plattformmodell erfolgt die Zuweisung der Abdeckung visuell: ein Tageskalender mit 30-Minuten-Zeitfenstern, eine Zeile pro MSL, wobei die Sitzungsblöcke je nach Zuweisung farblich gekennzeichnet sind. MSLs werden per Drag-and-Drop zugewiesen, und die Konflikterkennung markiert überlappende Zuweisungen automatisch, bevor sie zu verpassten Sitzungen führen. Die automatische Zuweisung kümmert sich um den umgekehrten Fall. Sobald ein MSL beginnt, Notizen zu einer Sitzung zu machen, wird er dieser ohne zusätzlichen Klick zugewiesen. Die Aktivität bestimmt die Erfassung, nicht die Verwaltungsarbeit. Mit der Massenübermittlung kann der Kongressleiter den gesamten Berichtplan erstellen und auf einmal festlegen. Der Kongressleiter kann eine Stunde vor Beginn der Plenarsitzung eventuelle Lücken in der Berichterstattung erkennen und beheben.

Phase 3: Erfassung

Dies ist die Phase, in der Arbeitsabläufe mit Tabellenkalkulationen scheitern. Ein MSL, der auf einem Kongress vor Ort ist, wird nicht innehalten, um zwölf Dropdown-Felder auszufüllen. Er wird eine kurze Notiz in das eingeben, was am schnellsten geht – in der Regel eine persönliche App – und versprechen, sie später zu übertragen. Eine echte Konferenz-Intelligence-Plattform holt den MSL direkt in den Arbeitsablauf hinein: ein Editor mit zwei Bereichen – links der Notizverlauf und rechts der Rich-Text-Editor –, mehrere MSLs, die in Echtzeit zur selben Sitzung beitragen, sowie dreifacher Schutz vor Datenverlust: automatische Speicherung alle 1,5 Sekunden, solange das Dialogfeld geöffnet ist, sofortige Speicherung beim Wechseln zwischen Browser-Registerkarten, lokale Speicherung von Entwürfen mit Wiederherstellung beim erneuten Öffnen sowie eine Bestätigung nicht gespeicherter Änderungen beim Schließen. Ein einziges Kontrollkästchen – „Als Insight speichern“ – wandelt jede Sitzungsnotiz in einen strukturierten Insight-Datensatz um, der automatisch mit der Konferenz verknüpft und dedupliziert wird, sodass jeder Insight einer einzigen Sitzung zugeordnet ist. PDFs, Präsentationen und Bilder lassen sich direkt über einen sicheren SFTP-Speicher hochladen. Sitzungen werden bei der Eingabe von Notizen automatisch als „verfolgt“ markiert, wodurch die Führungskräfte sofort Einblick in Lücken in der Abdeckung erhalten.

Phase 4: Wissen

Der MSL, der eine Sitzung betritt, sollte bereits wissen, wer im Raum ist. Moderne Konferenz-Intelligence-Plattformen stellen CRM-angereicherte Teilnehmerdaten bereit: Zu jedem Konferenzteilnehmer liegen Angaben zu Stadt, KOL-Stufe, Überwachungsflag, KOL-Flag und KOL-Phase vor. Ein Klick auf einen beliebigen Namen eines medizinischen Fachpersonals führt zum vollständigen Profil. Vorab registrierte Teilnehmerlisten zeigen den Account-Namen, den Registrierungscode und den Standort an, sodass das Team bereits vor Beginn der Konferenz gezielte Kontakte planen kann. Ein „KOL Monitored“-KPI gibt Aufschluss darüber, wie viele der vom Team überwachten KOLs anwesend sind. Mit einem Klick lässt sich die vollständige Liste öffnen. So werden zufällige Begegnungen auf den Fluren zu vorbereiteten Gesprächen – die aktiv mit dem höchsten Nutzen auf jedem Kongress.

Phase 5: Analysieren

Im herkömmlichen Modell ist die Analyse nach der Konferenz der Engpass: Tage bis Wochen manueller Aufbereitungsarbeit, um eine Auswertung zu erstellen. In einem modernen Arbeitsablauf generiert das System kurz nach Ende der Konferenz einen Berichtsentwurf. Die KI-Zusammenfassung mit drei Registerkarten von TikaMSL strukturiert die Ergebnisse in drei integrierte Ansichten: eine Konferenzzusammenfassung mit einem allgemeinen Überblick, eine Sitzungszusammenfassung mit Aufschlüsselungen pro Sitzung einschließlich Empfehlungen, Produkteinblicken, Wettbewerbsinformationen und wichtigsten Ergebnissen sowie eine Zusammenfassung der Erkenntnisse, in der alle erfassten Erkenntnisse aus den einzelnen Sitzungen zusammengefasst sind. Die herunterladbaren Berichte können sofort an die Geschäftsleitung, funktionsübergreifende Partner und Vertriebsteams weitergegeben werden. Die medizinische Überprüfung findet weiterhin statt. Die Plattform eliminiert den Aufwand für die Zusammenstellung. Die Zeit der Führungskräfte im Team fließt wieder in die Interpretation und Strategie, wo sie hingehört.

Arbeitsablauf mit Tabellenkalkulation vs. Konferenz-Intelligence-Plattform: im direkten Vergleich

Die folgenden Unterschiede zeigen, wo sich ein Tabellenkalkulations-Workflow und eine Konferenz-Intelligence-Plattform über den typischen Kongress-Lebenszyklus im Bereich Medical Affairs hinweg unterscheiden.

So bewerten Sie eine Conference-Intelligence-Plattform

Die meisten Führungskräfte im Bereich Medical Affairs, die diese Kategorie bewerten, vergleichen drei bis fünf Anbieter. Die Unterschiede zwischen ihnen sind real und es lohnt sich, sie genauer zu untersuchen. Acht Fragen unterscheiden die Plattformen, die wirklich funktionieren, von denen, die in der Demo gut abschneiden, in der Praxis jedoch hinter den Erwartungen zurückbleiben.

1. Deckt die Plattform den gesamten Lebenszyklus ab oder nur eine Phase? Einige Anbieter liefern hervorragende Analysen nach der Konferenz, erfordern jedoch ein separates Tool für die Planung und Erfassung. Der Vorteil liegt in einem einzigen Workflow, nicht in drei miteinander verbundenen.
   
2. Wie verhält sich die Notizerstellung unter Druck? Bitten Sie um eine Live-Demo des Editors, insbesondere hinsichtlich der automatischen Speicherung: Was passiert, wenn der Browser-Tab während der Notizerstellung geschlossen wird, und wie können mehrere MSLs gemeinsam in Echtzeit eine Sitzungsnotiz verfassen? Wenn die Demo den Schutz vor Datenverlust nicht live demonstrieren kann, werden die Lücken im produktiven Einsatz sichtbar.
3. Sind die HCP-Daten in das bestehende CRM des Teams integriert oder handelt es sich um eine parallele Datenbank? Parallele Datenbanken driften auseinander. Der Konferenz-Workflow sollte auf demselben KOL-Profil aufbauen, das auch der Rest des Teams nutzt, mit Teilnehmerdatensätzen, die direkt mit den vollständigen HCP-Profilen verknüpft sind.
4. Wie wird KI eingesetzt: zur Unterstützung oder für autonomes Handeln? Generative KI, die Zusammenfassungen entwirft, die anschließend von Menschen überprüft werden, ist allgemein bekannt. Agente-basierte KI, die im Rahmen definierter Leitplanken Folgeaktionen weiterleiten und Workflows auslösen kann, schließt den Kreis von der Erkenntnis zur Aktion.
5. Wie sieht der Bericht nach der Konferenz tatsächlich aus? Bitten Sie um ein Muster aus einem vergleichbaren Therapiebereich. Generische Vorlagen ohne echte Synthese sind ein Warnsignal. Eine seriöse Plattform sollte unterschiedliche Übersichtsdarstellungen (auf Konferenzebene, auf Sitzungsebene und aggregierte Erkenntnisse) liefern, nicht nur eine einzige PDF-Datei.
6. Wie wird die medizinische Überprüfung durch das Team gewährleistet? KI-Entwürfe sind nur dann nützlich, wenn der Schritt der medizinischen Überprüfung fest integriert und nicht nachträglich angehängt ist. Vergewissern Sie sich, dass ein Prüfpfad für die Überprüfung und Freigabe vorhanden ist.
7. Entspricht die rollenbasierte Zugriffsregelung der tatsächlichen Struktur des Teams? Rollen wie MSL, Regional Medical Director, Power MSL und Admin benötigen jeweils unterschiedliche Ansichten und Bearbeitungsrechte. Gebietsbezogene Sichtbarkeit (Benutzer sehen nur Konferenzen, die für ihre medizinischen Fachkräfte oder zugewiesenen Rollen relevant sind) macht den Unterschied zwischen einer nutzbaren Plattform und einem Compliance-Risiko aus.
8. Wie geht die Plattform mit den Besonderheiten der einzelnen Therapiebereiche um, und wie schnell erfolgt die Bereitstellung? Wundversorgung, Onkologie, seltene Krankheiten und Kardiologie sehen in der Praxis unterschiedlich aus. Die Konfigurierbarkeit pro Therapiebereich ist ein echtes Unterscheidungsmerkmal. Eine Implementierung innerhalb von Wochen statt Quartalen ist mittlerweile eine realistische Erwartung.

Der organisatorische Wandel, der mit dem Workflow einhergeht

Das Ersetzen der Tabellenkalkulation ist der einfache Teil. Die schwierigere Umstellung ist kultureller Natur. In jedem Team, das den Übergang erfolgreich bewältigt, zeigen sich drei Veränderungen.

Die Rolle des Kongressleiters wird strategisch. Anstatt den Großteil seiner Zeit mit der Durchsicht von Abstracts und Abdeckungsmatrizen zu verbringen, widmet sich der Kongressleiter der Themenauswahl, der Priorisierung von KOLs und der funktionsübergreifenden Abstimmung mit den kaufmännischen und klinischen Abteilungen. Der Verwaltungsaufwand sinkt. Der strategische Spielraum erweitert sich.

MSLs im Außendienst werden anhand der Umsetzung bewertet, nicht anhand der Anwesenheit. Wenn jede Erkenntnis einem Verantwortlichen und einem Abschlussdatum zugeordnet ist, verschiebt sich der relevante KPI von „Ist der MSL erschienen?“ hin zu „Hat der MSL das Gespräch in einen nachverfolgten, abgeschlossenen nächsten Schritt umgewandelt?“. Die Aktionsabschlussrate wird zu einer aussagekräftigen Kennzahl und nicht zu einer Eitelkeitskennzahl.

Die Führungsebene sieht Fortschritte, nicht bloße Aktivität. Das Zählen von Besuchen und besuchten Kongressen sind Aktivitätskennzahlen. Der Netto-Fortschritt bei der Befürwortung – also wie viele KOLs in einem bestimmten Quartal auf dem Beziehungskontinuum nach oben gerückt sind – ist eine Ergebniskennzahl. Konferenz-Intelligence-Plattformen machen diese Ergebniskennzahl erstmals sichtbar.

So sieht das in der Praxis aus

Auf der 13. jährlichen Konferenz der MSL Society im Oktober 2025 führten Manish Sharma, CEO von TikaMobile, und Dr. Hannah Baker das Publikum durch einen sechsstufigen Handlungszyklus für den Bereich Medical Affairs: Planen, Erfassen, Zusammenfassen, Weiterleiten, Handeln, Messen. Die Sitzung untermauerte eine These, auf die sich die Branche seit Jahren zubewegt: Der Wert eines Kongresses liegt nicht in der Zeit, die in den Sitzungen verbracht wird, sondern in der Abschlussquote der aus diesen Sitzungen resultierenden Folgeaktivitäten.

Fünf Monate später, im März 2026, brachte TikaMobile die KI-Suite auf den Markt, die diesen Kreislauf operationalisiert. Das Modul „Konferenzplanung“ innerhalb von TikaMSL setzt den oben beschriebenen fünfstufigen Workflow durchgängig um: ein durchsuchbares Konferenzverzeichnis und ein Sitzungsraster für die Planung, einen visuellen MSL-Kalender mit Drag-and-Drop-Funktion und automatischer Zuweisung für die Koordination, einen Zwei-Fenster-Editor mit dreifachem Schutz vor Datenverlust für die Erfassung, CRM-gestützte Teilnehmerinformationen für die Kenntnis der Teilnehmerzusammensetzung sowie die KI-Zusammenfassung mit drei Registerkarten für die Analyse.

Eine Veränderung dieser Art führt in der Regel zu einer bekannten Einführungsphase. Der erste Kongress auf einer neuen Plattform erscheint meist schwieriger als die Arbeit mit Tabellenkalkulationen, da das Team neue Arbeitsabläufe erlernen muss, während es gleichzeitig eine Live-Veranstaltung durchführt. Beim zweiten Kongress hat sich der Rhythmus eingespielt. Beim dritten ist die Plattform der Weg des geringsten Widerstands, und die Tabellenkalkulation erscheint als zusätzliche Arbeit. Die Zeit der Führungskräfte, die früher für den Nachbericht aufgewendet wurde, kann nun wieder für die Auswertung und Strategieplanung genutzt werden. Die Aufgabe des Kongressleiters besteht weniger in der Datenabstimmung als vielmehr in der Themenauswahl. Die Führungskräfte erhalten Auswertungen innerhalb von Tagen statt Wochen.

Wo man anfängt: Ein gezieltes Pilotprojekt für einen bevorstehenden Kongress

Die meisten Teams machen den Übergang unnötig kompliziert. Ein gezieltes Pilotprojekt für einen einzelnen bevorstehenden Kongress reicht aus, um den Arbeitsablauf vor einer breiteren Einführung zu validieren. Die folgende Struktur ist ein empfohlener Ansatz, keine vorgeschriebene Vorgehensweise.

Phase 1: Die Grundlagen schaffen

• Wählen Sie einen bevorstehenden Kongress aus (mittlere Größe, Dauer zwei bis vier Tage).
• Identifizieren Sie 10 bis 15 vorrangige Sitzungen und 10 bis 15 vorrangige medizinische Fachkräfte aus dem Gebiet.
• Laden Sie vorhandene KOL-Profile und aktuelle Interaktionsdaten in die Plattform hoch.
• Legen Sie drei strategische Themen fest, die während der gesamten Konferenz verfolgt werden sollen.
• Konfigurieren Sie Regeln für die Zuweisung der Berichterstattung und die Erkennung von Konflikten. Richten Sie rollenbasierte Zugriffsrechte für das Pilotteam ein.

Phase 2: Durchlaufen des Zyklus

• Führen Sie die Konferenz durch, indem Sie die Plattform durchgängig nutzen – ohne parallele Tabellenkalkulation.
• Erfassen Sie Notizen in Echtzeit im System mithilfe des Zwei-Fenster-Editors.
• Erstellen Sie innerhalb von 48 Stunden nach Konferenzende die KI-gestützte Zusammenfassung mit drei Registerkarten.
• Führen Sie eine 60-minütige Team-Retrospektive darüber durch, was gut funktioniert hat und was nicht.
• Vergleichen Sie die Zeit bis zur Erstellung des Auswertungsberichts mit der des letzten vergleichbaren Kongresses, der mit Tabellenkalkulationen durchgeführt wurde.

Zwei Kennzahlen zeigen Ihnen, ob das Pilotprojekt erfolgreich war: (1) die Zeit vom Ende der Konferenz bis zum vorlagefertigen Bericht und (2) der Prozentsatz der erfassten Erkenntnisse, die innerhalb von 72 Stunden einem namentlich genannten Verantwortlichen und einem Fälligkeitstermin zugeordnet wurden. Wenn sich beide Kennzahlen deutlich verbessert haben, ist die flächendeckende Einführung unkompliziert.

Häufig gestellte Fragen

Was versteht man unter „Conference Intelligence“ im Bereich Medical Affairs?

Unter „Conference Intelligence“ versteht man den Einsatz einer speziell entwickelten Plattform anstelle von Tabellenkalkulationen oder E-Mails, um Aktivitäten des Bereichs Medical Affairs auf wissenschaftlichen Kongressen zu planen, Erkenntnisse während der Veranstaltung zu erfassen und strukturierte Nachberichte für die Führungskräfte und Außendienstteams zu erstellen. Der Prozess läuft als fünfstufiger Workflow (Planen, Koordinieren, Erfassen, Auswerten und Analysieren) ab, der sich über die Tage vor, während und nach jedem Kongress erstreckt.

Warum werden im Bereich Medical Affairs für die Kongressnachverfolgung immer noch häufig Tabellenkalkulationen verwendet?

Tabellenkalkulationen sind vertraut, erfordern keinen Beschaffungszyklus und wirken unkompliziert. Die tatsächlichen Kosten (Zeitaufwand der Führungskräfte für den Abgleich, verzögerte Auswertungen und Erkenntnisse, die nie in das institutionelle Gedächtnis einfließen) tauchen nicht in der Budgetaufstellung auf. Sie wurden für die Dokumentation konzipiert, nicht für Analysen oder veranstaltungsübergreifende Erkenntnisse – weshalb Teams, die mit dem heutigen Kongressaufkommen arbeiten, sie ersetzen.

Inwiefern unterscheidet sich Konferenz-Intelligence von einem CRM?

Ein CRM ist das langfristige System zur Erfassung von Beziehungen und Interaktionen mit medizinischen Fachkräften. Konferenz-Intelligence ist der veranstaltungsspezifische Workflow, der darauf aufbaut. Die besten Plattformen integrieren beides, sodass eine während einer Sitzung erfasste Notiz das Profil der medizinischen Fachkraft im CRM automatisch aktualisiert, ohne dass eine parallele Dateneingabe erforderlich ist. Konferenz-Intelligence ist eine Workflow-Ebene, kein Ersatz für das CRM.

Ab wie vielen Kongressen pro Jahr lohnt es sich, auf Tabellenkalkulationen zu verzichten?

Es gibt keine feste Schwelle, aber der operative Aufwand wird in der Regel bei drei bis fünf vorrangigen Kongressen pro Therapiebereich und Jahr untragbar. Teams, die sich mit Onkologie, seltenen Krankheiten oder anderen inhaltsreichen Bereichen befassen, stoßen früher an ihre Grenzen. Teams mit einem oder zwei Leitkongressen kommen manchmal länger mit Tabellenkalkulationen aus, jedoch selten länger als einen einzigen Produkteinführungszyklus.

Ersetzt KI die medizinische Begutachtung in Konferenz-Intelligence-Plattformen?

Nein. KI wird in diesem Bereich dazu genutzt, Zusammenfassungen zu erstellen, Folgeaktionen zuzuweisen und Themen zusammenzufassen – nicht jedoch, um den Schritt der medizinischen Überprüfung zu ersetzen. Der Prüfpfad für die Überprüfung und Freigabe bleibt unverzichtbar, und jede verantwortungsbewusste Plattform integriert die manuelle Überprüfung („Human-in-the-Loop“) direkt in den Arbeitsablauf. KI reduziert den Aufwand für die Zusammenstellung. Sie ersetzt jedoch nicht die menschliche Beurteilung.

Wie lange dauert die Implementierung einer Konferenz-Intelligence-Plattform?

Moderne Plattformen lassen sich innerhalb weniger Wochen für einen einzelnen Therapiebereich konfigurieren, wobei die meisten Teams vor einer breiteren Einführung einen Pilotversuch für einen bestimmten bevorstehenden Kongress durchführen. Implementierungen, die sich über mehrere Quartale hinziehen, sind ein Warnsignal. Sie deuten in der Regel entweder auf ein stark angepasstes, veraltetes Produkt oder auf einen Anbieter hin, der für den jeweiligen Anwendungsfall nicht geeignet ist.

Welche Kennzahlen zeigen, dass Konferenz-Intelligence funktioniert?

Vier praktische Kennzahlen sind entscheidend: die Zeit vom Ende der Konferenz bis zur vorlagefertigen Auswertung, der Prozentsatz der Erkenntnisse, die einem namentlich genannten Verantwortlichen und einem Fälligkeitstermin zugeordnet sind, die Abschlussquote der Maßnahmen innerhalb von 30 Tagen nach der Veranstaltung sowie die Netto-Befürwortungsentwicklung der vorrangigen KOLs im Quartalsvergleich. Aktivitätszahlen (besuchte Sitzungen, erstellte Notizen) sind Eingangsgrößen. Die vier oben genannten Kennzahlen sind Ergebnisse.

Wie unterstützt „Conference Intelligence“ die Compliance im Bereich Medical Affairs?

Plattformbasierte Arbeitsabläufe erzeugen den Prüfpfad, den Tabellenkalkulationen nicht bieten. Jede Notiz, jede Zuweisung, jeder Dokumenten-Upload und jede erstellte Erkenntnis wird mit Benutzer und Zeitstempel protokolliert. Rollenbasierter Zugriff (MSL, RMD, Power MSL, Admin) mit gebietsbezogener Sichtbarkeit stellt sicher, dass Benutzer nur Konferenzen sehen, die für ihre medizinischen Fachkräfte oder zugewiesenen Rollen relevant sind. Für Organisationen, die dem Sunshine Act, dem PhRMA-Kodex und globalen Pharmakovigilanz-Verpflichtungen unterliegen, stellt dies eine bedeutende Verbesserung der Compliance-Situation dar und ist einer der selten diskutierten Gründe, warum Führungskräfte auf die Umstellung drängen.

Das Fazit

Die Tabellenkalkulation war nie das Problem. Das Problem bestand darin, von einem für die Dokumentation konzipierten Tool zu verlangen, dass es die analytische und operative Last eines gesamten Medical-Affairs-Bereichs trägt. Kongresse wurden größer. KI wurde besser. Der Rest der Organisation hat sich weiterentwickelt. Nun zieht auch der Bereich Medical Affairs mit.

Die Konferenzauswertung ist einer der Bereiche, in denen sich dieser Wandel am reibungslosesten vollziehen lässt. Der Arbeitsablauf ist klar definiert, die Plattformen sind ausgereift, und die operativen Verbesserungen nach der Umstellung sind erheblich und schnell sichtbar. Die Führungskräfte, die diesen Schritt in den nächsten zwölf Monaten vollziehen, werden das darauffolgende Jahr mit der Strategiegestaltung verbringen, anstatt Auswertungen zusammenzustellen.

Wenn Sie sehen möchten, wie ein fünfstufiger „Conference Intelligence“-Workflow bei einem echten Kongress in Ihrem Therapiebereich aussieht, vereinbaren Sie eine 30-minütige Einweisung mit dem TikaMobile-Team. Wir zeigen Ihnen den Kreislauf aus „Planen“, „Koordinieren“, „Erfassen“, „Erkennen“ und „Analysieren“ anhand eines Beispielkongresses und besprechen, wie ein Pilotprojekt für Ihr Team aussehen könnte.